3 manieren om je workshop een boost te geven

Stel, je bent gevraagd een workshop van 1 dag te begeleiden. Een dag die behoorlijk wat impact kan hebben, gezien het onderwerp en de belangen van de deelnemers. Het doel is namelijk om input te verzamelen over de nieuwe business-strategie van de organisatie. Deelnemers komen uit verschillende organisatieonderdelen, je hebt dus te maken met veel verschillende meningen.

Een pittige opdracht! Enerzijds wil je de dag zo effectief mogelijk gebruiken, anderzijds wil je de medewerkers ook de tijd geven om met elkaar bij te praten. Uit ervaring weet je dat deelnemers vaak twee doelen hebben, als ze naar een belangrijke meeting komen: 1) om iets nieuws te leren en 2) om collega’s te ontmoeten waarmee ze inzichten kunnen delen en waarmee ze kunnen netwerken.

Hou er rekening mee dat het even duurt voordat deelnemers ‘geland’ zijn en aan de slag gaan.

Ook weet je, dat een dag zo voorbij is. Het duurt altijd even voordat deelnemers geland zijn en concreet met de materie aan de slag gaan.

Wat kun je van tevoren doen, om deze dag zo effectief als mogelijk in te richten?

Ik heb hieronder 3 acties beschreven die jij als facilitator voorafgaand aan de bijeenkomst kunt organiseren, met het doel om meer betrokkenheid van deelnemers te creëren. Zodat je op de dag zelf sneller tot de kern komt en deelnemers hun tijd effectief besteden.

Ontwikkel een aansprekende trailer (het liefst in een verhalende vorm), waarin de highlights van de meeting worden uitgelegd. Waarom wordt de meeting georganiseerd, welke vraagstukken staan tijdens de bijeenkomst centraal, wat vraagt de organisatie van de deelnemers?

Zet deze video online en nodig de deelnemers uit hun vragen van tevoren te mailen of te posten. Op deze manier heb je voor de start van de meeting al inzicht in eventuele heikele punten of meningen.

Interview een aantal medewerkers, die nauw betrokken zijn bij het onderwerp. Laat hen vertellen wat hun relatie met het onderwerp is en hoe zij hier tegenaan kijken.

Met het online verspreiden van deze interviews, krijgen de deelnemers meer gevoel bij het onderwerp en het ‘waarom’ van de meeting. Op deze manier raken de deelnemers al vertrouwd met het onderwerp en kan je op de dag zelf sneller overgaan naar werkvormen waarbij de deelnemers input leveren.

Geef de workshop een smoel, door bijvoorbeeld een apart logo of een geanimeerd figuur te ontwikkelen. Steeds als de deelnemer deze beelden ziet, wordt hij herinnerd aan de meeting. Op deze manier wordt het brein onbewust geprikkeld en bereiden deelnemers zich onbewust voor op de bijeenkomst.

Wees niet bang om anders te zijn, en een verassende invalshoek tijdens je voorbereiding te kiezen.

De uitdaging is, om een verassende invalshoek bij je voorbereiding te kiezen. Wees niet bang om anders te zijn. Alleen dan val je op en krijgt je workshop de aandacht die ze verdient!

Wil je meer tips over faciliteren, lees dan ook mijn andere blogs, vraag mijn (gratis) e-book 10 tips die jou tot een succesvolle facilitator maken  aan.

Leave a Reply 0 comments