3 ultieme methodes om je stakeholders bij een project in beeld te brengen

Iedere start van een nieuwe project, bij een nieuwe opdrachtgever is altijd weer spannend, vind ik. Nieuwe gezichten, een organisatie met een andere cultuur. In de eerste dagen van mijn opdracht is mijn doel om de organisatie beter te leren kennen.

Hoe lopen de hazen? Hoe werken medewerkers samen, welke sfeer hangt er? Wie neemt de besluiten, en doet deze persoon dat ook? Wie vertrouwt wie, en waar heeft de organisatie het meeste behoefte aan?

Allemaal vragen die spelen in de eerste weken van de nieuwe opdracht. Voor mij voelt dit als ‘rondsnuffelen in een nieuwe snoepwinkel’. Ik ga op ontdekkingstocht en stel heel veel vragen. Waarbij het ene antwoord vaak weer leidt tot een nieuwe vraag. 

Wie zijn de stakeholders?
Eén van de activiteiten waar ik in die eerste periode heel bewust mee bezig ben, is het in beeld brengen van de stakeholders. Zodat ik goed zicht heb op wie ik op de hoogte moet houden van het werk wat ik doe, en wat hierbij de beste manier is.

Natuurlijk kun je een lijstje maken van alle stakeholders, en daar de kenmerken bij schrijven. Maar ik ben niet zo van de lijstjes, ik ben meer van de visuals. Daarom geef ik je 3 visuele manieren om jouw stakeholders in beeld te brengen:

  1. Stakeholdermap
    Deze vorm gebruik je als je de doelen van de interne en externe stakeholders in beeld wilt brengen. Zodat je in kunt spelen op eventuele conflicterende belangen.
    Teken een cirkel in het midden van het vel, dit representeert het project. In de bovenste helft van de visual teken je de interne stakeholders, in de onderste helft plaats je de externe stakeholders. Per stakeholder geef je aan wat hun doel is. Als het van toepassing is, teken je pijlen waarmee je de relaties tussen de stakeholders uitbeeldt.
  2. Stakeholder Ranking
    Deze vorm gebruik je als je inzichtelijk wilt maken welke stakeholder de grootste impact en/of beslissingsbevoegdheid heeft en hoe belangrijk de stakeholders ten opzichte van elkaar zijn. Teken eerst een x-as en een y-as. De y-as staat voor ‘de mate waarin de stakeholder impact heeft op het project’, de x-as staat voor ‘de mate waarin het project impact heeft op de stakeholder’. Verdeel het vlak in vier onderdelen, en plaats iedere stakeholder in een vlak (gebaseerd op hun impact op het project en de impact van het project op hen). De belangrijkste stakeholder staat rechts boven. Indien van toepassing, geef met pijlen onderlinge relaties tussen de stakeholders aan.
  3. Social Network
    Deze vorm gebruik je als je de onderlinge relaties tussen de stakeholders en hun rol in het project inzichtelijk wilt maken. Teken de belangrijkste stakeholder (de opdrachtgever, de besluitvormer) in het midden van je vel.
    Teken daarna de belangrijkste influencers om de besluitvormer. Verbind ze met behulp van pijlen en schrijf de onderlinge relatie erbij. Voeg nu de volgende influencers toe, gebruik hiervoor eventueel een andere kleur. Ook hier voeg je pijlen voor de onderlinge relaties en labels voor de kenmerken van de relatie toe. Je kunt ook nog cirkels tekenen om de influencers die bij elkaar horen, bijvoorbeeld omdat ze bij dezelfde organisatie of afdeling werken.

Drie visuele manieren om je stakeholders in beeld te brengen, en ze ten opzichte van elkaar te positioneren. Natuurlijk kun je dit ook omschrijven, of in een tabel zetten. Voor mij geeft een visual meer houvast, omdat het meer overzicht biedt en de resultaten beter te interpreteren zijn.

Inspiratie: Sketching at Work, Martin J. Eppler

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: