Faciliteren is net koken. Als je voor de eerste keer een recept maakt, volg je het recept nauwgezet. Als je het recept wat vaker gemaakt hebt, bereid je het gerecht meer op gevoel. Je weegt niet meer alles exact af, en soms voeg je wat nieuwe kruiden toe.

Dit is ook precies wat facilitators doen. Ze gebruiken verschillende ingrediënten uit hun toolkit. De ene keer een ingrediënt om de meeting wat meer ‘spicy’ te krijgen, de andere keer een ingrediënt om meer betrokkenheid te creëren.

De tweede overeenkomst tussen koken en faciliteren is dat je je bij beide een aantal basisingrediënten gebruikt. Denk bij het koken aan peper en zout, knoflook of een ui. Dit zijn basisingrediënten, die onmisbaar zijn en die jouw gerecht lekker maken. Dit geldt ook voor facilitators. Ook zij kunnen van een aantal basisingrediënten gebruik maken waardoor de meeting soepel verloopt.

Ik geef je 5 basisingrediënten uit mijn eigen toolkit, waarmee je betrokkenheid van de deelnemers in je workshop of meeting creëert:

1. Zet de toon

Zet de toon van de meeting en start met een activiteit waarmee je een zaadje plant voor de rest van de bijeenkomst. Een voorbeeld: als je deelnemers de mogelijkheid geeft om iets over zichzelf te delen, geeft dat een gevoel van vertrouwen. Vaak vinden deelnemers het daarna makkelijker om hun mening te geven en diepgaande discussies te voeren.

2. Leer de namen

Bedenk voor jezelf een strategie hoe je de namen van de deelnemers kunt leren. Immers, als iemand je naam noemt, voel je je gezien en gehoord.

Maak een overzichtstekening van ‘wie zit waar’, maak voor jezelf aantekeningen met typerende kenmerken (‘Janneke met gele blouse’) of werk met naambordjes. Dat laatste is niet het meest originele, wel heel effectief.

3. Plant een zaadje

Plant een zaadje bij de deelnemers door bij de eerste activiteit op een aansprekende manier aandacht te schenken aan de context, het doel van de meeting en waarom het belangrijk is dat de deelnemers er zijn (‘what’s in it for them’). Deelnemers herinneren zich achteraf vaak de start en het einde van een meeting. Maak daar gebruik van, zodat de meeting ook achteraf op het netvlies blijft staan.

4. Laat deelnemers meedenken over de agenda

Deelnemers zijn meer gemotiveerd om aan de slag te gaan als ze invloed hebben op de inrichting van de dag. Laat deelnemers bijvoorbeeld gezamenlijk bepalen welk onderwerp als eerste besproken moet worden. Vraag ook regelmatig aan de deelnemers wat ze nodig hebben (een korte break, nog even doorgaan etc). Op deze manier zullen ze meer eigenaarschap ervaren, wat de betrokkenheid ten goede komt.

5. Bouw reflectie-opdrachten in

Reflectie helpt om in beeld te brengen waar de deelnemers op dat moment staan. Een soort ‘pas op de plaats’. Met een reflectie-opdracht brengen deelnemers in beeld waar ze vandaan komen, waar ze nu staan, waar ze naartoe gaan en wat ze daarvoor nodig hebben. Als deelnemers dit zelf formuleren, vergroot dit ook het gevoel van eigenaarschap.

Hiermee heb je een aantal losse basisingrediënten die je toe kunt passen om meer betrokkenheid te creëren.

Vind jij het ook lastig om tijdens een bijeenkomst goed te reageren als een onverwachte situatie zich voordoet? Download dan het e-book '20 faciliteerstrategieën om met lastige situaties of conflicten om te gaan'

In dit boek vertel ik je, voor 20 verschillende situaties, wat voor jou als facilitator een handige en een minder handige strategie is om te reageren.

Leave a Reply 1 comment