5 tips voor een effectieve start van je meeting

‘Een goed begin is het halve werk’ en ‘je eerste klap is een daalder waard’. Zo kennen we nog een aantal soortgelijke gezegdes. Gezegdes die vertellen dat je als facilitator veel kunt winnen als de start van je bijeenkomst soepel verloopt. Daar staat tegenover dat als de start niet lekker gaat, je als facilitator direct met 1-0 achter staat.

Hieronder heb ik 5 tips geschreven, waarmee je zeker weet dat je je meeting een effectieve start geeft!

Zorg ervoor dat je de context van de bijeenkomst en het beoogde resultaat goed uit kunt leggen. Oefen dit ook voor jezelf, zodat je zeker weet dat je goed uit je woorden komt. Besteed ook aandacht aan het ‘waarom’ van de meeting. Waarom is de meeting belangrijk? En wat gebeurt er straks met de resultaten van de meeting? Dit geeft de deelnemers duidelijkheid en zekerheid dat ze ‘niet voor niets’ hun tijd besteden.

Besteed aandacht aan het ‘waarom’ van de meeting.
Dat geeft deelnemers duidelijkheid en zekerheid.

Bouw aan de motivatie van het team en zorg voor verbinding met het resultaat. Dit doe je door de context goed uit te leggen, en de deelnemers te vragen welke vragen dit bij hen oproept. Wat willen ze nader onderzoeken? Wat is in hun ogen belangrijk om te weten?

De achterliggende gedachte hierbij is dat je samen met de deelnemers vragen genereert, en (nog) geen oplossingen genereert. Zo zorg je ervoor dat het team nieuwsgierig wordt en geïnteresseerd is naar de mogelijkheden die de bijeenkomst gaat bieden.

Wissel uit wie over welke expertise beschikt. Inventariseer niet alleen inhoudelijke expertise, kijk ook naar invloed, kennis over trends en ontwikkeling en opgedane ervaring. Inventariseer alles wat impact kan hebben op datgene wat je met het team wilt gaan doen.

Mijn ervaring is dat teamleden die onderling hun expertise uitwisselen meer open staan voor samenwerking. Immers, ze hebben net ontdekt dat er voldoende expertise in het team aanwezig is en dit geeft vertrouwen dat ze alle vraagstukken gezamenlijk kunnen oplossen.

Mijn ervaring is dat teamleden die onderling expertise uitdelen meer open staan voor samenwerking.
Ze hebben vertrouwen dat ze vraagstukken gezamenlijk kunnen oplossen.

Bespreek samen met het team HOE je over de resultaten gaat communiceren. De inhoud van het resultaat is één, de manier waarop je over de resultaten communiceert is minstens zo belangrijk. Zo niet nog belangrijker.

De inhoud van een verhaal kan nog zo goed zijn, als dit via een saaie powerpoint-presentatie wordt overgebracht, bereik je nooit je publiek. Betrek je team bij het bedenken van ideeën hoe de boodschap overgebracht gaat worden. Bijvoorbeeld in de vorm van een verhaal, een visual of een aantal pakkende quotes die de essentie weergeven.

Deel je bijeenkomst op in overzichtelijke onderdelen. Geef inzicht in het proces dat je tijdens de sessie met het team gaat doorlopen. Bijvoorbeeld door duidelijk de samenhang tussen alle agendapunten uit te leggen. Of de samenhang van de activiteiten te visualiseren op een flip-over.

Betrek de deelnemers bij je overwegingen als je eventuele aanpassingen in het proces door gaat voeren. Zo weten de deelnemers waar ze zich in het proces bevinden, en wat er nog komen gaat. Dit geeft overzicht en rust.

Een belangrijke tip: betrek deelnemers in je overwegingen als je aanpassingen in het proces wilt doen.
Dit geeft overzicht en rust.

Wil je meer handige faciliteertips? Lees mijn blogs of download het gratis e-book met 10 handige tips die jou tot een succesvolle facilitator maken.

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: