Check je workshopruimte

Eén van de onderwerpen waar je als facilitator tijdens de voorbereiding van je workshop over nadenkt, is de ruimte. De ruimte kan namelijk zoveel invloed hebben op je workshop of meeting. Wist je dat? En echt, ik adviseer je om zelf de ruimte te gaan bekijken. Helemaal als je workshop een belangrijke rol in een groter geheel heeft. Bijvoorbeeld omdat je de deelnemers maar op één moment bij elkaar krijgt. Of omdat er tijdens de workshop echt besluiten genomen moeten worden.

Ben je niet in de gelegenheid om de ruimte zelf te bekijken, vraag dan om foto’s. Hoe vaak ik niet de beschrijving heb gekregen, dat de stoelen verplaatsbaar zijn, de tafels groot genoeg zijn, er mogelijkheid is om iets aan de muur op te hangen etc.

Maar… bij aankomst bleek het dan een lange ruimte te zijn, of een ruimte met smalle ramen (waar je echt geen A0-vel kunt ophangen). Of de wanden zitten vol met stucwerk, oftewel een muur waarop niets blijft plakken…

Om jou deze ergernis te besparen, heb ik een checklist samengesteld. Aan de hand van deze vragen kun je de ruimte checken:

Hoe groot is de zaal? Een zaal is groot genoeg als je alle stoelen (voor iedere deelnemer 1 stoel) in een ruime halve cirkel kunt zetten, en er nog voldoende ruimte is om heen en weer te lopen (ook achter de halve cirkel met stoelen). Als de stoelen verloren in de ruimte staan, dan is de zaal echt te groot.

Hoe zien de muren eruit? Zijn ze leeg en glad? Dus: geen schilderijen aan de muur, gladde muren (met voldoende lege ruimte) waar je iets op kunt hangen.

Mag / kan je ook papieren aan de muur hangen? Zonder dat de verf van de muur loslaat? En blijven je vellen ook hangen? (of plakken de vellen niet lekker op de muur?).

Kunnen de deelnemers de muren, waar je iets op wilt hangen, ook daadwerkelijk goed zien? Of moeten zij continu hun stoel draaien, om agenda of de opgeschreven onderwerpen te kunnen bekijken?

Zijn de stoelen en tafels verplaatsbaar, zodat je kunt variëren met de inrichting van de zaal? Soms zijn tafels zo zwaar, dat ze niet te verplaatsen zijn. Of zijn ze vastgemaakt aan de vloer, dat kan ook.

Is er voldoende daglicht? Ook op zo’n manier, dat het prettig is? Ik heb een keer een workshop in een zaal gegeven waar zoveel ramen aanwezig waren, dat het heel warm werd in de zaal. Op een zomerse dag, zonder airco, was dit niet fijn.

Check ook het licht van de lampen. Is het prettig licht om in te werken? Sfeerverlichting is leuk voor een presentatie op het podium, voor een actieve workshop juist niet. En, de hele dag in een hele donkere ruimte werken, kan echt vreselijk zijn.

Naast deze punten, zijn er ook punten te noemen waarvan het fijn is als dat geregeld is.

Een ruimte is fijn als ….

  • Er een goede akoestiek is.
  • De ruimte groter is dan je in eerste instantie denkt nodig te hebben.
  • Er extra stoelen en tafels in de ruimte aanwezig zijn. Met extra stoelen kunnen deelnemers makkelijk groepjes vormen, zonder dat er steeds met stoelen gesjouwd hoeft te worden. Een extra tafel is fijn, bijvoorbeeld voor de facilitator. Ik leg graag de inhoud van de moderator koffer op een tafel. Niets is vervelender als je spullen door de hele ruimte zwermen en/of op de grond liggen.
  • Er goede wifi, geluidsapparatuur en licht wat je kunt dimmen, aanwezig zijn,
  • De ruimte op een rustige plek in het gebouw ligt. Ik had een keer een ruimte voor een workshop ‘visualiseren’, die naast het restaurant lag. Op het moment dat de deelnemers lekker rustig zelf aan de slag gingen, was het lunchtijd. Oftewel: het was een hele fijne en rustige ruimte, behalve tussen 11.30 en 13.30 uur. En laat ik nu net op dat moment ingepland hebben dat medewerkers zelf aan de slag gaan….
  • Er een gastheer in de buurt rondloopt die altijd kan helpen, als er iets aan de hand is. Of als bv de zonwering niet naar beneden gaat, of de techniek (beamer, geluid) het niet doet, of…
  • De lunch in een andere ruimte geserveerd kan worden. Niets is vervelender, als de lunch wordt binnengebracht (met veel lawaai en gerinkel van bordjes), op het moment dat jij de samenvatting geeft. Weg concentratie!

Allemaal elementen die je mee wilt nemen in je voorbereiding. Elementen waarvan je wilt weten, hoe het geregeld is. Vraag ernaar, en zorg ervoor dat je zeker weet dat dit in orde is. Op de dag zelf kan het zoveel rust geven, als je deze punten onder controle hebt.

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: