De 6 P’s voor een goede voorbereiding van je meeting

Voorbereiding is alles. Ongedacht of dit voor een presentatie, een workshop of een regelmatig terugkerende meeting is. Hoe weet je nu zeker dat je écht overal aan gedacht hebt? Wat zijn de belangrijkste onderwerpen waar je over na moet denken?

Zelf gebruik ik de 6 P’s als checklist. Zodat ik zeker weet dat ik overal aan denk.

Purpose: wat is het doel van de meeting? Eén van de belangrijkste items om te achterhalen. Stel, een organisatie wil een nieuw product lanceren. En moet een besluit nemen over de lanceringsdatum. Is het beter om het product de komende maand te lanceren of is het beter om te wachten op het grote event, dat over een paar maanden plaatsvindt?

Als het doel (purpose) van de lancering is om meer exposure voor de organisatie te krijgen, kan men beter wachten tot het event. Als het doel van de lancering is om meer omzet te behalen, dan ligt een lancering op korte termijn voor de hand.

Vraag dus altijd door naar de achterliggende reden. Waarom wordt deze sessie gehouden, wat wil de opdrachtgever ermee bereiken? Welke vraagstukken liggen voor, en hoe weet jij zeker dat dit het belangrijkste is wat speelt? Of zit er een andere vraag achter? Vraag ook naar de gevolgen, als er niets met het vraagstuk gedaan wordt.

Vraag altijd naar de achterliggende reden. Is dit het belangrijkste wat er speelt? 

Product: wat moet er na afloop van de sessie gerealiseerd zijn? Dit kan iets concreets zijn (een plan, een actielijst), of iets wat minder tastbaar is (bijv. kennis, of houding – het team moet ergens achter staan).

Je kunt het product heel concreet maken, door de volgende vraag te stellen: ‘wat wil de opdrachtgever dat de deelnemers is hun handen hebben (bv een actieplan, een rapport), in hun hoofd weten (bv specifieke kennis) of in hun hart voelen (bv een gedachte of emotie)?’

Maak het ‘product’ concreet door te vragen wat de deelnemers aan het einde van de sessie moeten hebben, weten of voelen.

Participants: wie nemen deel aan de sessie? Deze P heeft twee kanten. Aan de ene kant wil jij als facilitator dat de juiste mensen bij de sessie aanwezig zijn. Dus: wie kan en mag besluiten nemen over het onderwerp? Welke rollen moeten vertegenwoordigd zijn? Welke perspectieven of invalshoeken moeten zeker aan de orde komen?

Aan de andere kant wil je weten wie de deelnemers zijn. Wat is hun relatie met het onderwerp. Wat hebben ze er al eerder over gezegd? Zijn er onderlinge conflicten geweest? Inhoud die niet altijd eenvoudig te achterhalen zijn. Maar wel waardevol als je dit van tevoren weet!

Zorg dat je weet wie je deelnemers zijn en wat hun relatie tot het onderwerp is. 

Probable issues: wat zijn mogelijke knelpunten die tijdens de meeting of in het proces kunnen ontstaan? Je las het al bij het vorige punt. Vraag of er issues spelen en zo ja, welke issues. Voorbeelden zijn verborgen agenda’s of specifieke zorgen die deelnemers hebben.

Als facilitator wil je dit graag van tevoren weten, zodat je hier rekening mee kunt houden en/of hierop in kunt spelen.

Vraag of er issues zijn, een verborgen agenda of zorgen bijvoorbeeld. 

Proces: hoe richt je het proces in? De hierboven genoemde 4 P’s zijn van invloed op het proces en de bijbehorende agenda. Als voorbeeld: afhankelijk van het doel besteed je meer of minder tijd aan informatie-uitwisseling of besluitvorming.

En, denk altijd na over alternatieve processen. Wat doe je als facilitator, als de meeting compleet anders verloopt? Wat als er toch issues zijn, die meer aandacht verdienen dan eerder ingeschat? Wees hierop voorbereid, en zorg altijd voor een plan B, een plan C etc.

Wees voorbereid, zorg altijd voor een plan B of plan C. 

Place: waar vind de sessie plaats? Dit klinkt als een simpel onderwerp. Maar als je dit niet checkt, kan dit grote gevolgen hebben. Een ruimte kan zo bepalend zijn voor de sfeer van je meeting! Denk maar een aan bedompt zaaltje, zonder daglicht en eigenlijk net iets te klein. Ik weet zeker dat daar geen doorbrekende besluiten genomen worden.

Mijn tip: als je niet bekend bent met de zaal waar je de hele dag met de groep aan het werk zal zijn, check dan de zaal voorafgaand aan je meeting (of vraag om foto’s). Check de muren (kan je vellen papier ophangen?), check het meubilair (is dit verplaatsbaar?), check de overige middelen die je nodig hebt (bv break out rooms, hoe verloopt de lunch, regelmatig nieuwe koffie en thee etc.). Het kan je sessie net dat extra zetje geven wat je nodig hebt.

Een ruimte kan heel bepalend zijn voor de sfeer. Zorg dat je de ruimte gecheckt hebt!

Zie deze 6 P’s als de basis voor je voorbereiding. De ene keer zal de ene P meer aandacht nodig hebben, de andere keer de andere P. Mijn ervaring is, dat alle P’s, tijdens de voorbereiding voor iedere meeting, een rol spelen. Herken jij dat ook?

Vond je deze tips nuttig? In mijn eerdere blogs lees je nog meer nuttige tips over meetings:

Lees alle blogs

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: