De afgelopen jaren heb ik, in de rol van procesbegeleider, voor verschillende corporate organisaties een programma van eisen voor een online leerplatform opgesteld. ­­Een proces waar je goed over na moet denken. Immers, een programma van eisen is het fundament voor de realisatie van het leerplatform. Je doet zoiets niet ‘even’ tussendoor, het vraagt om een duidelijke aanpak en structuur.

In iede­­­­­r project zie ik 7 elementen terug die bij dit proces van belang zijn:

  1. Bepaal het doel en breng je doelgroep in beeld

Klinkt heel obvious, en is oh zo belangrijk. Wat is het doel? Bijvoorbeeld: welk resultaat wil je in de toekomst bereiken? Hoe kwantificeer en kwalificeer je dit resultaat? Stel bijvoorbeeld de vraag: ‘wat moet er ‘anders’ zijn, over X jaar?’

Breng ook je doelgroep in beeld. Denk daarbij niet alleen aan je huidige doelgroep, bedenk ook of je in de toekomst andere doelgroepen van het product gebruik wilt laten maken. Welke consequenties heeft een verbreding van de doelgroep? Op welke manier kan het product dit absorberen, welke flexibiliteit moet het leerplatform hebben?

  1. Creëer een transparant proces

De eerste vragen die beantwoord moeten worden zijn: wie betrek je bij het proces, wie heeft welke inbreng, wie moet geïnformeerd worden, wie neemt waarover besluiten?

Wees duidelijk over het proces dat je volgt. Dit geldt voor zowel de medewerkers die je betrekt, de manier waarop je dit doet en de besluitvorming die je volgt:

  •  Laat duidelijk zien wie, wanneer, over wel onderwerp input levert. Denk er ook over na of je iemand vanuit een ander vakgebied wilt betrekken. Bijvoorbeeld de marketing- of communicatie-expert.
  • Hoe betrek je de verschillende stakeholders? Welke werkvormen ga je gebruiken? Houd je een survey of organiseer je verschillende workshops? Hoe volgen deze werkvormen elkaar op?
  • Als laatste, wees transparant over de besluitvorming. Wie stelt de definitieve specificaties vast, wie neemt een definitief besluit als er bijvoorbeeld tegenstrijdige eisen zijn?

Kortom, maak een duidelijke procesflow voor het opstellen van het concept en definitieve versie van het programma van eisen. Mijn ervaring is dat dit voor iedere organisatie weer anders is. Een overheidsinstantie vindt hele andere dingen in een proces belangrijk, vergeleken met een commercieel bedrijf. Verdiep je daarom bij het opstellen van het proces ook in de cultuur van de betreffende organisatie.

Een procesflow voor een programma van eisen is bij iedere organisatie weer anders.
Verdiep je bij het opstellen van het proces ook in de cultuur van de organisatie.­­­­

  1. Kijk ook naar de context

Ook de context waarbinnen een product zich bevindt, speelt een belangrijke rol. Als voorbeeld: een online leerplatform staat niet alleen, het heeft raakvlakken met andere systemen of met andere processen. Te denken valt aan een CRM-systeem, een kennisbank, een website waar reeds registratie voor trainingen plaatsvindt, een intranet etc. Welke (technische) invloeden moeten vanuit deze perspectieven meegenomen worden?

  1. Laat je inspireren

Inspiratie haal je bij andere organisaties uit een vergelijkbaar of juist een geheel ander domein. Ook leveranciers kunnen voor inspiratie zorgen. Mits je transparant en duidelijk bent over de verwachtingen, zijn leveranciers vaak bereid om hun producten en kennis te laten zien.

Inspiratie helpt bij het opstellen van specificaties. Vaak is het makkelijker om te denken vanuit ‘iets’ dan vanuit ‘niets’. Het is makkelijk om te bepalen ‘ik wil dit wel en dat niet’, in plaats van een antwoord te geven op de vraag ‘wat wil je’?

  1. Maak gebruik van visuele middelen

Vat alle informatie die je in de organisatie hebt opgehaald, samen in schema’s of infographics. Een samenvattende afbeelding zegt veel meer dan woorden of lange lappen tekst.

  1. Verspreid het eindresultaat

Leg het eindresultaat, de eindrapportage, terug bij iedereen die inbreng heeft geleverd. Medewerkers willen weten hoe hun inbreng verwerkt is, en wat ermee gedaan is. Het verspreiden van het definitieve document draagt zeker bij aan het draagvlak voor het eindresultaat.

  1. Houd de communicatie gaande

Niets is zo frustrerend als meegewerkt hebben aan een project, en er daarna niets meer over horen. Oftewel: houd de communicatie gaande. Hoe verloopt het vervolg van het project? Welke voortgang is gemaakt en wat betekent dit voor de organisatie? Als je de communicatielijn open houdt, is het veel gemakkelijker om medewerkers in de toekomst opnieuw bij het project te betrekken.

Als je de communicatielijnen, bijvoorbeeld over het vervolg, met medewerkers open houdt
is het veel gemakkelijker om hen in de toekomst opnieuw bij je traject te betrekken.

Herken je deze punten?
Wat zijn jouw ervaringen bij het proces om een programma van eisen op te stellen?
Laat je me het weten?

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: