Vaak is de start van je meeting een spannend moment. Immers, je kunt jezelf maar één keer als facilitator presenteren en dat doe je bij de start van de meeting. Om zeker te weten dat je op dat moment niets vergeet, heb ik een checklist samengesteld:

1. Welkom
Je heet natuurlijk alle deelnemers welkom. Fijn dat ze er zijn, en dat ze tijd vrijgemaakt hebben voor deze meeting.

2. Achtergrond en doel
Vervolgens vertel je iets meer over de achtergrond en het doel van de meeting. Wat is de aanleiding? Wat is het doel van de meeting, waar werken we naar toe en wat willen we bereiken? Het gaat hierbij niet alleen om het concrete product dat gerealiseerd wordt, het gaat ook om de ‘minder zichtbare’ doelen. Bijvoorbeeld: elkaar beter leren kennen, kennis delen, ervaren hoe het team nog beter kan samenwerken.

3. Resultaat
Maak de deelnemers enthousiast door niet alleen het resultaat van de meeting toe te lichten. Ga ook in op de voordelen die dit resultaat voor hen heeft (of wat het hen brengt). Gebruik hierbij ook echt de woorden ‘jij’ en ‘jou’, dat resoneert veel beter.

4. Waarom is dit belangrijk?
Leg ook aan de deelnemers uit, waarom deze meeting en het beoogde resultaat belangrijk is. Leg niet alleen waarom het belangrijk is voor het bedrijf, leg ook uit waarom het belangrijk is voor hen zelf.
Vertel welke belangrijke rol zij spelen in het proces, en licht ook toe waarom het belangrijk is dat juist zij er zijn en/of waarom juist zij geselecteerd zijn.

5. Agenda of outline
Pas dan vertel je op hoofdlijnen hoe de dag (of het dagdeel) eruit ziet. Vertel niet exact wat er wanneer gaat gebeuren, maar licht het programma op hoofdlijnen toe. Zodat je ruimte overhoudt, om aanpassingen aan het programma te maken.

Wat ik steeds weer merk is dat deelnemers het over het algemeen fijn vinden om te weten wanneer het tijd voor de pauze en/of lunch is.

6. Verwachtingen van deelnemers
Bespreek ook de verwachtingen van de deelnemers. Betrek ze door specifiek naar hun persoonlijke doelstellingen te vragen. Vraag bijvoorbeeld welke issues gecoverd moeten worden, welke items zij belangrijk vinden en wat zeker niet mag ontbreken. Op basis van deze input kan je eventueel de agenda nog aanpassen.

7. Praktische informatie
Kort en krachtig deel je de praktische informatie. Waar zijn de toiletten, kunnen de deelnemers tussendoor koffie of thee pakken, wie moet er eerder weg etc.

8. Kennismaken
Het laatste element van de introductie, is de onderlinge kennismaking. Wie is wie, wie brengt welke expertise met zich mee? Natuurlijk kan je hier ook een mooie werkvorm omheen maken.
Ik ben benieuwd, herken je de elementen van deze checklist? Mis je (als facilitator of misschien als deelnemer) iets en zo ja, wat mis je?

Vind jij het ook lastig om tijdens een bijeenkomst goed te reageren als een onverwachte situatie zich voordoet? Download dan het e-book '20 faciliteerstrategieën om met lastige situaties of conflicten om te gaan'

In dit boek vertel ik je, voor 20 verschillende situaties, wat voor jou als facilitator een handige en een minder handige strategie is om te reageren.

Leave a Reply 0 comments