Wat ik van mijn eerste SCRUM-opdracht leerde

Ongeveer 10 jaar geleden, werkte ik als senior consultant bij een strategisch adviesbureau. Niet dat ik zo’n strategische denker was. Ik was wel goed in het begeleiden van processen. Processen die vaak de strategie van de organisatie raakte.

Vaak ging het om projecten waarbij de klantorganisatie anders wilde gaan werken. Of projecten waarbij de IT op een andere manier ingericht moest worden. Strategische veranderingen dus. En ik was daar een onderdeel van.

Eén van mijn projecten uit die tijd speelde bij een grote uitvoeringsorganisatie. Men moest klantgerichter gaan werken. Met als gevolg, dat ook de IT opnieuw ingericht moest worden. Sterker nog, er werd heel nieuw IT-systeem gebouwd.

Het was mijn taak, om samen met een multidisciplinair team, een prototype van het nieuwe IT-systeem te bouwen. Een prototype dat toont hoe de nieuwe techniek het nieuwe klantgerichte proces ondersteunt.

Een agile aanpak

Dit was bij uitstek een vraag om via een agile aanpak te realiseren. Mijn team bestond uit programmeurs, functioneel beheerders, informatie managers en procesontwerpers. Allemaal experts, inhoudelijk sterk, met een eigen mening en goed in het voeren van discussies.

Consensus bereiken? Er was altijd wel iemand die een andere mening had. Onderling afstemmen? Er was altijd wel iemand die het in z’n eentje sneller kon. Daar stond ik dan, het was mijn taak om dit team te laten samenwerken…..

Consensus bereiken? Er was altijd wel iemand die een andere mening had. Of in z’n eentje sneller werkte. Daar stond ik dan…

Mijn oplossing, 10 jaar geleden? Zelf heel hard lopen. Alle beren op mijn eigen schouder zetten. ‘Ik regel dat wel’, was een gevleugelde uitspraak van mij.

Niet slim. Want je krijgt mensen niet in beweging, niet betrokken, als je alles voor ze uitkauwt. Of het (te) snel zelf wel regelt. Het gras groeit niet harder door eraan te trekken.

Mijn opdrachtgever noemde me niet voor niets ‘de moederkloek’, tijdens de evaluatie van het project. Wat ik toen allang geen leuk project meer vond.

Je begrijpt, dit was geen goede oplossing. Ik ben er bijna door uit de bocht gevlogen. Positief is, dat ik er heel veel van geleerd heb. Dit overkomt me niet meer.

Wat ik nu, 10 jaar later, anders doe? Ik geef je een aantal tips:

  • Maak van tevoren een procesplan, een roadmap. Het idee achter een procesplan is dat je een gestructureerd en toch ook flexibel proces ontwerpt, zonder dat je de uitkomst van de besluiten weet. Het procesplan geeft inzicht in de activiteiten die doorlopen moeten worden, om consensus en het resultaat te bereiken.
  • Bereid het proces van ‘consensus bereiken’ goed voor. Dit is niet zomaar iets wat je ‘even’ tijdens een dagstart doet. Samenwerken betekent afspraken maken, afspraken maken betekent overeenstemming bereiken. Dat is een proces, begeleid dit ook als een proces.
  • Weet wie je stakeholders zijn, en maak een plan hoe je ze betrekt. Er zijn verschillende soorten stakeholders, zoals beslissers, experts of ambassadeurs. Iedere stakeholder betrek je op een andere manier, en op een ander moment in het proces. Denk daar van tevoren over na.
  • Maak gebruik van ieders expertise. Laat alle teamleden meedraaien, ook degenen die niet het hoogste woord voeren. Vaak hebben de introverte teamleden hele goede punten, waar het team zeker iets mee moet doen.

Leuk die tips, hoor ik je denken. Maar HOE doe je dit nu eigenlijk? Ook daar heb ik een oplossing voor.

Begin dit jaar heb ik mijn expertise samengevat in de online training Facilitation Basics. Een training waarin ik een aantal basiselementen heb uitgewerkt. Basiselementen die je nodig hebt om een proces goed te begeleiden en samenwerking te stimuleren.

De training is speciaal ontwikkeld voor SCRUM Masters en projectprofessionals, medewerkers die de taak hebben om een proces te begeleiden en samenwerking te verbeteren.

Online training Facilitation Basics

Het resultaat van deze training? Je krijgt praktische handreikingen, leert hoe je een inspirerend procesplan maakt en hoe ‘consensus bereiken’ echt werkt. Je leert hoe je goede input van je deelnemers krijgt en hoe je samenwerking stimuleert.

Oftewel: bij je volgende opdracht creëer je samen met je team een gedragen resultaat. Precies wat jouw opdrachtgever gevraagd heeft.

Facilitation Basics start op 19 juni a.s. Doe je mee?
Lees meer over  de online training Facilitation Basics

Leave a Reply 0 comments

Leave a Reply: