Hoe maak je als facilitator een goed ontwerp voor je volgende meeting? Hoe maak je een sessie interactief, welke verschillende soorten werkvormen pas je toe? Hoe houd je de deelnemers betrokken? En hoe zorg je ervoor dat je niet steeds terugvalt op de werkvormen die je altijd al toepast?

Deze 10 tips helpen je bij het maken van een goed en inspirerend ontwerp voor je meeting. Oftewel: Bring Power to your Meeting!

1. Trek voldoende tijd uit voor je voorbereiding

Een ontwerp voor een bijeenkomst van een dag ontwikkel je niet in een paar uur. Gemiddeld ben ik minimaal één dag bezig met het maken van een ontwerp voor een bijeenkomst van één dag. Als ik ook nog interviews met deelnemers houd, is dit al snel anderhalve dag. Verkijk je dus niet op de tijd die je voorbereiding kost.

2. Denk goed na over de flow van de dag

Is de journey die de groep doorloopt een logisch geheel? Als voorbeeld: aan het einde van de dag moet de groep een besluit hebben genomen waar iedereen zich ok bij voelt. In zo’n situatie start je niet met een brainstorm over de besluitvormingscriteria. Verken eerst de context van het onderwerp of laat de groep bepalen wat ze onder consensus verstaan. Zo bouw je het proces stapsgewijs op.

3. Varieer op alle fronten

En daarmee bedoel ik: varieer in je ontwerp met je groepssamenstelling, de vorm van je resultaten en de interactie-vormen.

Tip: laat deelnemers zowel individueel, in kleine subgroepen als ook plenair werken. Wissel dit regelmatig af.

Varieer met de vorm van de resultaten die de deelnemers moeten opleveren. De ene keer is het resultaat een mindmap, de andere keer maken deelnemers een samenvatting in de vorm van een quote, of je laat de deelnemers een visual maken.

Varieer met de vorm van interactie. Laat deelnemers niet alleen hun mening delen, vraag ook of ze elkaar interviewen, over elkaar roddelen (functioneel roddelen) of elkaar advies geven. Er zijn zoveel verschillende vormen mogelijk.

En dan heb ik de mogelijkheden met je ruimte, het gebruik van verschillende zintuigen, de inzet van metaforen etc. nog niet eens genoemd.

4. Leg een goed fundament

Deelnemers willen altijd weten waarom de bijeenkomst georganiseerd wordt, wat het resultaat moet zijn en wat hun rol of bijdrage hierin is. Oftewel: in de eerste 15 minuten van je bijeenkomst pas je IEEI toe:

Inform: leg uit wat de reden is dat deze bijeenkomst georganiseerd wordt, licht het doel van de bijeenkomst en het product dat gerealiseerd gaat worden toe.

Excite: maak deelnemers enthousiast door het resultaat toe te lichten van bereikt gaat worden en welke voordelen dit voor hen heeft (c.q. wat het hen brengt). Gebruik hierbij ook echt te worden ‘jij’ en ‘jou’.

Empower: geef aan wat voor een belangrijke rol de deelnemers spelen in het proces, leg uit waarom het belangrijk is dat zij er zijn en/of waarom zij juist geselecteerd zijn.

Involve: betrek deelnemers door naar hun persoonlijke doelstellingen te vragen, vraag welke issues gecoverd moeten worden, wat belangrijk is en wat zeker niet mag ontbreken.

In de eerste 15 minuten van je meeting pas je IEEI toe: Inform, Excite, Empower en Involve.

5. Maak de meeting aantrekkelijk

Je voorbereiding zit niet alleen in het maken van een goed ontwerp. Je voorbereiding zit ook in de manier hoe je de deelnemers informeert over de meeting en meeneemt tijdens de meeting.

Wat vertel je de deelnemers vooraf? En op welke manier, met een handgeschreven kaart, of een video? Laat je de deelnemers als ergens over nadenken?

Ontwikkel templates, die het denkproces van de deelnemers ondersteunen. Of die de deelnemers kunnen gebruiken bij het formuleren van de output.

Maak werk van je ruimte. Door een visuele agenda te maken, de ruimte aan te kleden (bv met bloemen) en muziek te draaien bij binnenkomst.

6. Start je dag actief

Bijvoorbeeld staand en met een werkvorm in de ruimte. Zet bij voorkeur alle tafels en stoelen aan de zijkant, zodat de deelnemers ook niet uitgenodigd worden om direct te gaan zitten.

Want op het moment dat de deelnemers bij de start van de bijeenkomst gaan zitten, is het veel moeilijker om ze daarna weer in een actievere stand te krijgen.

7. Zorg voor voldoende (lange) pauzes

Langere pauzes van 30 minuten voelen misschien als verspilling van de tijd, maar zowel jij, als ook de deelnemers, hebben dit nodig. Zeker als je een volle dag (van 09.00u tot 17.00u) met elkaar aan het werk bent.

Tijdens de pauze kan jij de volgende werkvormen voorbereiden (nieuwe materialen klaarleggen) en eventueel nog een wrap-up formuleren. Deelnemers hebben de tijd om te netwerken, even naar buiten te gaan en eventueel een telefoontje te plegen.

Kom je toch in tijdnood? Geef de deelnemers dan een vraag mee waarover ze tijdens de pauze na kunnen denken, en die de input levert voor de eerste werkvorm die je na de pauze wilt doen.

Tip: zet je deelnemers met de uitnodiging al in de ‘AAN’-stand!

8. Verzin een pakkende titel of slogan

Niet is zo inspiratieloos als een mail ontvangen met in de onderwerp-regel van de mail de volgende tekst: ‘uitnodiging evaluatie bijeenkomst’. Maak er iets anders van, iets waarmee je de zintuigen van de deelnemers prikkelt en waardoor de deelnemers nieuwsgierig worden. Oftewel: zet de deelnemers met de uitnodiging in de ‘AAN’-stand!

9. Vergeet de output niet

Na afloop van één van mijn eerste bijeenkomsten als facilitator liep ik aan het einde van de dag met grote rollen papier onder m’n arm de deur uit. Veel flip-overs die vol zaten met onoverzichtelijke post-its, die allemaal door elkaar lagen en er half afvielen. Ik zou het wel uitwerken……

Nu overkomt me dat niet meer, doordat ik het verwerken van de output heel bewust in het ontwerp heb verwerkt. Hoe? Door bijvoorbeeld de deelnemers in quotes hun discussies te laten samenvatten, door templates te ontwikkelen waarin deelnemers de output samenvatten, door alleen te werken met dikke markers (en geen dunne pennen neer te leggen, waarmee de deelnemers de post-its helemaal vol kunnen krabbelen).

Een ander idee is om een metafoor te gebruiken, waar de deelnemers het resultaat aan op kunnen hangen. Het resultaat krijgt nu meer de vorm van een verhaal, in plaats van allerlei losse uitspraken.

10. Maak afspraken met de manager

Niets is vervelender als een manager halverwege de meeting het stokje van je overneemt. Onder het motto van: ‘ja, de facilitator zegt dit, maar bedoelt eigenlijk…… ‘. Vreselijk, het is ook mij overkomen. Ik kon op dat moment wel door de grond zakken.

Bespreek mogelijke scenario’s van tevoren met de manager. Denk aan:

  • Welke onderwerpen moeten zeker aan de orde komen?
  • Wie neemt besluiten en hoe worden deze genomen?
  • Wie start met de introductie en wat wordt er verteld?
  • Is het management gedurende de hele bijeenkomst aanwezig, of alleen bij de start en het einde?

En wat nog meer?

In bovenstaande lijst heb ik heel bewust een aantal ontwerp tips niet genoemd. Denk bijvoorbeeld aan: formuleer je doelstelling (wat moeten deelnemers in hun handen, hoofd en hart hebben), ken je deelnemers (wie is aanwezig en wat is hun achtergrond) en de ruimte (hoe ziet de ruimte eruit, en wat kun je er wel en niet mee doen). Wil je hier meer over lezen, dan verwijs ik je naar mijn eerdere blog: Faciliteren – begin bij de basis en duik er niet meteen in

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox