Het is weer tijd voor een nieuwe blog met praktische tips over online faciliteren. Dit keer niet over digitale tools, deze keer gaat het volledig over je online faciliteer skills en hoe jij - facilitator, trainer of teamleider - de groep ondersteunt bij hun denken. Want ook online is dat immers jouw taak als facilitator: ‘I am here to help you think better’!
Ik neem je mee in de praktische tips die ik de afgelopen periode zelf (ook weer) ervaren heb:
#1 Keep your instructions short and clear
Online zijn je instructies voor je werkvormen 10 keer duidelijker dan offline. Dat betekent:
- Je legt de ‘taak’ kort en krachtig uit (en houd het eenvoudig!).
- Je geeft duidelijk aan hoeveel tijd de deelnemers hebben (zet ook een timer!).
- Je vertelt hoe deelnemers moeten terugkoppelen (wie gaat dat doen en in welke vorm?).
- Je vertelt hoeveel tijd ze voor de terugkoppeling hebben (voorkom eindeloze verhalen).
- En je vraagt of de taak helder is (check op bevestigende ‘knikkende koppies’).
Pas dan start je de werkvorm en/of open je de breakout rooms.
#2 Call on people
Hierbij kan je kiezen uit een ‘cold calling’. Bijvoorbeeld: Pieter, wat vind jij van deze stelling? Of een ‘warme calling’: ‘jullie ontvangen van mij zodadelijk een introductie over de theorie en dan ben ik wel benieuwd Pieter, wat jij ervan vindt’.
#3 Help me help you
Iedereen is anders, en iedere deelnemers heeft een andere behoefte. De ene deelnemers wil uitgedaagd worden, de andere wil gecoacht worden. Verdiep je in de behoefte van je deelnemers: ‘hoe kan ik je helpen?’ Redeneer niet vanuit je eigen aannames (‘dit hebben ze nodig om de werkvorm uit te voeren’).
#4 Camping is nice, but not too long
Zorg voor goed materiaal als je zelf regelmatig een online meeting faciliteert. Ik zie en hoor maar al te vaak dat mensen geen koptelefoon gebruiken, werken met een slechte internetverbinding of vlak voor een raam gaan zitten.
Natuurlijk beschikt niet iedereen over een eigen werkkamer. Maar denk wel goed na, welke aanpassingen jij kunt doorvoeren om te laten zien dat je een professionele facilitator bent.
#5 Find your own comfort zone
Sta of zit je liever als je online faciliteert? (en als je staat, probeer dan wel stil te staan!). Welke kleding heb je aan? Een net jasje op een joggingbroek? Is je lichaam en gezicht dichtbij of veraf van de camera? Wat zien de deelnemers van jou? Alleen je gezicht, of ook je bewegingen met body en handen?
#6 Express your emotions verbally
Vertel de deelnemers dat ze goed bezig zijn. Moedig ze aan om nog een aantal extra ideeën te verzinnen. Gebruik de ‘language of appreciations’. Helemaal nu de deelnemers jouw energie niet kunnen voelen, vertel het ze!
#7 Stay playful
Maak regelmatig tijd voor iets leuk, iets anders. Denk aan een spel, een game, een grap. Mijn beste ervaring was een meeting met 20 Saoediërs. Ik vond het spannend: weinig camera’s aan en deelnemers uit een compleet andere cultuur. Totdat een van de Saoediërs begon met het vertellen van moppen. We hebben eerst 10 minuten heel hard gelachen met elkaar, en zijn daarna ontspannen aan de meeting begonnen. Ik ben die moppentapper nog steeds dankbaar voor zijn start.
#8 Time works differently
Een deelnemer uit mijn trainingen maakte laatst de opmerking dat de tijd online veel sneller gaat. In een offline situatie maak je, als je iets uitlegt, ook gebruik van lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en intonaties.
Online is dat minder, je drukt je veel meer met woorden uit. Met als gevolg dat deelnemers meer woorden, en dus meer tijd gebruiken. Houd daar rekening mee als je je ontwerp maakt!
#9 Use the one sixth rule
Zorg voor een balans tussen de content en onderlinge relaties. In een online meeting die 60 minuten duurt, besteed je minimaal 10 minuten aan de onderlinge relaties. En nee, dit hoeft niet één activiteit te zijn. Verspreid je tijd: doe een check-in, lach met elkaar, geef elkaar een compliment, reflecteer en leer met elkaar. Oftewel: besteed aandacht aan elkaar en aan je ontwikkeling.
#10 Do not forget the surprise!
Breng variatie in je online meeting. Maak gebruik van verschillende soorten activiteiten en doe niet iedere keer hetzelfde. De ene keer gebruik je de chat, de andere keer speel je een game en de volgende keer heb je een prikkelende vraag paraat. Er is voldoende variatie te vinden!
