Hoe vergroot ik de betrokkenheid van mijn deelnemers tijdens een online meeting? Een vraag die jij misschien ook hebt. Betrokkenheid, interactie, focus van je deelnemers; het zijn allemaal elementen waar veel facilitators naar op zoek zijn.
In een online meeting is de verbinding met jou en de deelnemers, en tussen je deelnemers, snel weg. En dat is nu juist nodig om te kunnen doen wat jij als facilitator doet: een gesprek of proces faciliteren om een gezamenlijk doel te bereiken.
Dit is eenvoudiger gezegd dan gedaan. Wat mij altijd helpt, is een aantal principes die ik gebruik bij het creëren van online betrokkenheid. Tijdens het faciliteren van online sessies hanteer ik vaak deze 11 principes:
#1 Three fases of engagement
De meeting start al vóór de meeting start. Huh? Je hebt het waarschijnlijk al vaker gehoord of gelezen in mijn blogs: een online meeting start niet op dinsdag om 10 uur. Je maakt al contact met je deelnemers, voordat de meeting start. Of je vraagt vooraf al input. En ook na je meeting heb je contact met je deelnemers of team, bijvoorbeeld om resultaten te delen of acties te stimuleren.
Houd in het ontwerp van je meeting rekening met de drie fases van je meeting: een pre (een prikkelende vraag, een triggerende video, during (de meeting zelf) en de post-fase.
#2 Set the context
Waarom zijn we bij elkaar? Wat is het doel van de meeting (denk aan: leren of samenwerken), en verwacht je van de deelnemers, what’s in it for them? Heb je dat duidelijk verteld aan je deelnemers, vooraf of bij de start van je meeting?
En minstens net zo belangrijk: welke grondregels zijn er? Nu klinkt grondregels misschien wat betutteld: je maakt afspraken met je deelnemers over hoe jullie samenwerken. Dat kan over iets simpels gaan als het gebruik van de camera of het gebruik van de chat.
#3 Use the BEM principle
Een (online) meeting heeft altijd een begin, einde en midden (BEM). Ook daar hou je rekening mee in het ontwerp van je sessie. Deel informatie, heb interactie en reflecteer. Check vooraf en tijdens de meeting: is de BEM-cirkel rond?
#4 Check-in and create connectivity
‘Empty the cup, before you fill it up’. Natuurlijk zorg je voor een goede check-in als de meeting start, met het doel dat je deelnemers ‘landen’. Ook als je doorgaat naar een volgend onderwerp is het belangrijk om deze zin in je achterhoofd te houden. Is het voorgaande onderwerp afgerond? Kunnen jullie door?
Check dat en laat deelnemers hun zorgen delen, vragen stellen of hun hoofd leegschrijven vóór je een volgende stap of werkvorm begint.
#5 Focus and diffuse
Na het delen van informatie volgt er altijd een activiteit met het doel om de informatie te implementeren of te verwerken. Hoe je dat kunt doen? Denk aan: stel een vraag en/of koppel het aan een ervaring. Laat deelnemers het geleerde samenvatten in 30 woorden, laat ze een quote formuleren of een afbeelding erbij zoeken. Of: laat deelnemers aan elkaar uitleggen wat er gezegd of gedeeld is.
#6 Change modalities
Maak je meeting levendig en varieer in zowel in de activiteiten als ook met de samenstelling van de groep. Dit sluit ook aan bij de uitspraak: ‘active brains are engaged brains’.
Hoe houd je je deelnemers actief? Door variatie toe te passen. Denk aan: laat ze individueel werken, in subgroepen of plenair. Laat deelnemers schrijven, tekenen, bewegen of stretchen. Laat ze iets bekijken, iets lezen of ergens naar luisteren. Laat ze discussiëren, reflecteren of aan elkaar presenteren of uitleggen.
#7 Remember the body
Pauzes zijn een must. Ze zorgen voor re-focus en geven onze hersenen de gelegenheid om informatie te verwerken. When you remember the body, people will remember the information. Dus: bouw voldoende pauze-momenten in. En aarzel niet om er spontaan één in te lassen als dat nodig is.
#8 Emotions matter
Iedereen brengt zijn of haar gevoel mee naar een sessie. Jij als facilitator ook. Je kunt die emoties op verschillende manieren inzetten. Bedenk maar eens: welke sfeer wil jij aan de sessie meegeven? Of wat kun je doen om deze emoties van je deelnemers te ‘raken’? Begin met iets grappigs, een mop of iets positiefs. Of zing samen een lied.
Speelt er iets in de groep? Laat deelnemers eerst spuien over datgene wat niet goed gaat, met het doel dat ze het los kunnen laten en vanuit daar verder kunnen kijken.
#9 Prepare
Voorbereiding is key. Je ontwerpt de sessie, en je denkt ook na over de woorden die je gaat gebruiken. Hoe concreet zijn je instructies? Hoe formuleer je je vragen? En bedenk ook: wat is je gewenste resultaat, hoe weet je dat je dit bereikt hebt (wat zie, hoor en voel je dan bij je deelnemers)? Waar kun je tegen aan lopen en wat is je plan B of C als A niet goed werkt?
#10 Closing time
Besteed altijd tijd aan de afronding van de sessie. Met name als je uit de tijd loopt, schiet de afsluiting er al gauw bij in. Probeer dit te voorkomen. Een afgeraffelde afsluiting is vergelijkbaar met een slok water met zout aan het einde van je diner. Die vieze nasmaak blijf je proeven, hoe lekker het eten ook was.
Mijn advies: check of de cirkel rond is, doe een check-out en leg als het ware een strik om de sessie.
#11 Being your best self
Je kunt niet goed faciliteren als je niet goed voor jezelf zorgt. Haal eerst een aantal keer diep adem voordat je een online ruimte opent. Je zult ervaren dat je je direct een suk rustiger voelt en steviger in je schoenen staat.
Tijdens je sessie: neem de tijd om te observeren wat er gebeurt. Bedenk vervolgens of, en zo ja, wat je doet met datgene wat je ziet. Draai niet als een dolle je programma af. Blijf alert en vooral: blijf jezelf. Iemand anders kun je niet zijn!
Welke tips zou jij toe willen voegen om meer betrokkenheid in je online sessie te krijgen?
Credits visual: Jessamijn Alberts.
