De afgelopen weken heb ik ontzettend veel online workshops en online faciliteer trainingen gegeven. Meer dan 200 deelnemers zijn bij me 'langs geweest'. En als online facilitator heb ik zelf ook veel geleerd. Want ja, ook ik leer van mezelf en van mijn eigen trainingen. Van wat er misgaat, van een opmerking of specifieke reactie van een deelnemer of van een online activiteit die net iets anders verloopt dan ik (van tevoren) bedacht had.
Deze 12 nieuwe inzichten en tips over het faciliteren van een online workshop, deel ik graag met je.
1. Geen bijeenkomst is hetzelfde, ook al doe je hetzelfde
Wees je daar bewust van. Dezelfde werkvorm doen, met een andere groep deelnemers, levert een andere dynamiek. Draai dus niet op routine en blijf altijd alert op datgene wat er gebeurt tijdens je online workshop.
2. Hoe meer je je voorbereidt, hoe zekerder je je voelt
Althans, bij mij werkt dat zo. Ik maak een ontwerp voor de workshop of meeting, ik weet wat ik wil doen en hoe ik de deelnemers ga begeleiden. Echter, een goede voorbereiding bestaat niet alleen uit nadenken over de activiteiten en het ontwerp.
Ik denk ook na over hoe ik activiteiten ga uitleggen (welke woorden en voorbeelden ik gebruik), hoe ik connectie met de deelnemers maak, hoe ik feedback vraag en wat ik doe als een deelnemer niet mee kan komen. Juist bij online workshops zijn deze laatste elementen minstens zo belangrijk.
3. Er gaat altijd iets mis of het loopt altijd anders dan je had verwacht
Ga daar maar van uit. Soms is het iets waar ik zelf iets aan had kunnen doen. En soms is het iets wat ik niet had voorzien.
Wil je een paar voorbeelden? Ik heb meerdere keren een link gedeeld, waarbij ik vergeten was om in te stellen dat de deelnemers ook mochten editen (en niet alleen viewen). Ik ben ook een keer vergeten mijn laptop op de vaste internetverbinding aan te sluiten, hij stond nog op de wifi ingesteld. Ik was gewoonweg niet te verstaan en mijn video bleef stilstaan.
Mijn leerpunt? Het gaat altijd voorbij en je komt er altijd uit. En stress niet. Blijf gewoon rustig nadenken, dan kom je er wel.
4. Soms lukt het een deelnemer niet om in een online samenwerkingsboard te werken
Omdat ze het niet begrijpen, omdat hun internetverbinding te slecht is, of om een andere reden. Jouw taak als online facilitator is om ook deze deelnemers te helpen. Negeer ze niet en check wat ze wel kunnen. Vaak gebruik ik dan de chat en vraag ik of zij hun bijdrage in de chat schrijven. Iemand anders (of ikzelf) zet dan hun bijdrage in het online samenwerkingsboard.
5. Prepare your participants
Voor iedere online training of workshop stuur ik de deelnemers een video waarin ik hen uitleg hoe de tool werkt die we gaan gebruiken. En, deelnemers krijgen de gelegenheid om met de tool te spelen. En met spelen bedoel ik echt spelen. Ik heb al veel mooie kunstwerken zien ontstaan!
6. Word niet TE enthousiast
Dat klinkt misschien heel raar. Wat ik bedoel is: hoe langer ik met Miro werk, hoe blijer ik ervan word. En hoe meer mogelijkheden ik zie. Ik krijg dan al snel de neiging om dat allemaal aan de deelnemers te gaan vertellen. Maar dat is niet het doel van de workshop!
Op dat moment hoeven zij alleen die functionaliteiten te kennen die ze nodig hebben. Niet meer, en niet minder. De uitleg van alle andere ‘extra’s’ komt wel een andere keer.
7. Blijf checken of alle deelnemers meedoen en of ze begrijpen wat de bedoeling is.
Vraag regelmatig feedback, vraag om een reactie, check of iedereen actief is in het online whiteboard (of een andere digitale tool die je gebruikt).
Dat laatste voelt een beetje als ‘big brother is watching you’. En ja, dat is het ook wel. En aan de andere kant kun je hiermee ook heel snel inspelen op de behoefte en vragen van de deelnemers.
8. Blijf als facilitator niet steeds in je browser hangen (en naar het whiteboard kijken)
Check ook de gezichten van de deelnemers in je videobelsysteem. Zie je ‘vraagtekens’ in de ogen? Zie je verveling op de gezichten? Is iedereen überhaupt nog wel aanwezig? Vergeet niet om je deelnemers in de ogen te kijken!
9. Ontwerp een duidelijk structuur in je online whiteboard
Als je een online whiteboard gebruikt, laat deelnemers dan niet van links, naar rechts en weer terug naar het midden gaan. Denk na over je structuur en zet ook een korte uitleg van de activiteit op het whiteboard. Op deze manier kan ook een deelnemer die de instructie vergeten is, deze eenvoudig nalezen.
10. Zorg voor het energieniveau van je deelnemers en plan ‘off-screen’ time in
Laat deelnemers rondlopen in hun kamer, stretches doen, of hun benen buigen en strekken. Geef ook heel duidelijk de instructie dat ze op moeten staan, en weg van hun scherm moeten. Van het continu naar je scherm turen, word je ook niet erg blij.
11. Gebruik ook online pen en papier!
In een live workshop of training, neem ik van alles mee. Markers, post-its, papier, gekke speeltjes, noem het maar op. Tijdens een online workshop vraag ik of de deelnemers zelf hun materialen klaar willen leggen.
Ook online kun je met post-its en papier spelen. Laat deelnemers een woord opschrijven of een tekening maken en dat voor hun camera delen. Speel met de verschillende gekleurde post-its. De ene kleur staat voor ja, een andere kleur voor nee.
12. Creëer een specifieke sfeer door muziek te draaien
Bijvoorbeeld als deelnemers een bepaalde taak moeten uitvoeren. Als de muziek weg is, is de tijd voor de activiteit over. Of de pauze is voorbij.
Ik ben heel benieuwd, welke ervaringen herken je? Of welke ervaringen heb jij de afgelopen periode opgedaan? Leuk als je ze wilt delen in de comments, zodat we van elkaar kunnen leren.
Wil je meer leren over online faciliteren? Dan kan in de Masterclass Online Faciliteren. In drie online sessies van 1,5 uur ervaar jij - facilitator, projectmanager, trainer of teamleider - wat online faciliteren écht is. Je speelt, doet, ervaart, en ontwikkelt jezelf als een echte online facilitator. Wil je meer weten? Lees meer op deze pagina of stuur me een pb/mail als je vragen hebt.
