12 tips voor online faciliteren

De laatste tijd lees en hoor ik steeds meer berichten (en experts) over online faciliteren. Een onderwerp dat, gezien de Corona-ontwikkelingen, heel erg in de belangstelling staat. Nu evenementen en trainingen aan alle kanten gecanceld worden, is een online bijeenkomst natuurlijk een fantastisch alternatief.

Zelf ben ik geen doorgewinterde online faciliteer specialist. Ik heb het wel gedaan, alleen te weinig om hier vanuit ervaring écht over mee te praten. En ik ben er wel enorm nieuwsgierig naar. Want ook ik krijg er steeds meer mee te maken.

Waar ik met name nieuwsgierig naar ben, is welke tools je kunt gebruiken en hoe je mensen betrokken houdt. Ik ken Zoom en Adobe aardig goed, maar welke digitale tools zijn er nog meer om online samen te werken, van elkaar te leren en kennis uit te wisselen?

"Zelf ben ik heel benieuwd naar de tools die je kunt gebruiken, maar ook hoe je mensen online betrokken houdt. Er is afleiding genoeg."

Dus volg ik de komende weken een online facilitation course bij een Amerikaanse facilitator. De kick-off is geweest, en alleen daarvan heb ik al enorm veel geleerd. Opvallend vond ik wel dat een groot aantal punten niet alleen voor online faciliteren gelden, maar ook van toepassing zijn als je een live bijeenkomst faciliteert.

Ik neem je mee:

We gebruikten twee technische tools: Zoom en Mural. Via Zoom kan je met elkaar praten en elkaar via video zien, de meeste mensen kennen deze tool.

Mural is wellicht minder bekend, met deze tool kun je met elkaar samenwerken op een groot whiteboard. Vergelijk het maar met een groot papier op de muur, waarop iedereen post-its plakt, sorteert, nieuwe content toevoegt en structureert. Oftewel: digitaal samenwerken op dezelfde muur!

"Mural is een tool waarbij je samenwerkt op een groot whiteboard."

#1

Een check-in of een werkvorm om mentaal te landen is online net zo belangrijk als in een fysieke bijeenkomst. Doe dat echt: als je connectie met elkaar hebt, gaat het faciliteren daarna veel makkelijker. Tijdens deze bijeenkomst waren met name facilitators aanwezig.

Dus de check-in vragen waren ook afgestemd op deze doelgroep (‘hoe wil jij je als facilitator ontwikkelen?’). In tweetallen (in breakout rooms) hebben we deze vraag (en nog twee andere vragen) beantwoord, met een diep gevoel van connectie als gevolg!

#2

Het voordeel van een lange check-in is dat je hoort wat iedereen bezighoudt, wat ieders challenge is, waar iedereen in wil groeien en wat iedereen goed kan (ervan uitgaande dat de check-in hierover gaat).

Deelnemers krijgen een beeld bij elkaar, en jij als facilitator krijgt een beeld van de deelnemers!

#3

Het creëren van verbinding is in eerste instantie belangrijker dan de resultaten, bijvoorbeeld door een lange check-in toe te passen. Als je connectie met de deelnemers hebt, gaat zowel het faciliteren als ook het realiseren van de resultaten makkelijker.

#4

Technische issues kunnen altijd opspelen. Wees daarop voorbereid, bedenk van tevoren wat er kan gebeuren en neem voorzorgsmaatregelen. En als er alsnog iets gebeurt: maak er geen issue van, benoem het, wees flexibel en check op dat moment wat je wel kunt doen.

#5

Zet de instructies van de werkvormen in de chat of op een aparte sheet die je met de deelnemers deelt. Deel deze instructies nadat je de werkvorm heb toegelicht, zodat deelnemers jouw verhaal kunnen teruglezen. Niet iedereen onthoudt namelijk in één keer wat je zegt.

Gebruik concrete woorden en duidelijke taal, voorkom dat er miscommunicatie plaatsvindt. Eigenlijk geldt dit ook voor een live-sessie.

#6

Laat de deelnemers hun antwoord of resultaat eerst voor zichzelf op een post-it schrijven, voordat ze het met elkaar delen. Omdat ze het resultaat eerst kort en krachtig formuleren (op een post-it passen weinig woorden), kunnen ze het daarna ook kort en krachtig aan elkaar vertellen. Zo voorkom je dat de plenaire terugkoppeling heel lang duurt.

#7

Vraag deelnemers om hun reflectie na een werkvorm heel specifiek te formuleren. Als je iets specifiek maakt, kun je er ook echt iets van leren. Dit vergroot het leerrendement van de deelnemers, zowel online als offline. Geef eventueel ook een voorbeeld van een reflectie.

Als je dit ook nog persoonlijk formuleert (vertel over je eigen reflectie), kunnen deelnemers zich hier nog beter een voorstelling van maken.

#8

Noem regelmatig de namen van de deelnemers. Zo voelen ze zich gehoord en gezien. Dat is in een live-meeting belangrijk, online helemaal. Als deelnemers regelmatig hun naam horen, houd je ze veel meer betrokken bij de sessie. Combineer het noemen van de namen met het stellen van een vraag. Vraag bijvoorbeeld wat iemand waarneemt, of vraag een deelnemers naar zijn gevoel.

(Wil je weten welke vragen je tijdens een discussie kunt stellen? Op mijn website vind je hiervoor een vragenmodel met vier typen vragen, je kunt ze via deze link aanvragen.

#9

Gebruik een timer. Tijdens onze sessie liep er bij iedere activiteit een timer mee, die aftelde en aangaf hoeveel tijd er nog beschikbaar was. Was dit vervelend? Nee, totaal niet. Op de een of andere manier ben je online minder met de tijd bezig, des te fijner is het als dit ergens duidelijk aangegeven wordt!

#10

Slow down. Tijdens de sessie werden we in kleine break-out rooms verdeeld, waarbij één van de deelnemers de facilitator was. Onze facilitator praatte op een hele rustige manier, waardoor ik hem goed kon volgen. Dat gaf ik hem als feedback.

Zijn antwoord verraste me: in de ‘live-wereld’ krijgt hij namelijk vaak te horen dat hij te langzaam praatte. Voor een online meeting was dit juist perfect.

Ben je een snelle of enthousiaste prater (net als ik), doe het dan online bewust rustiger aan.

#11

Toon waardering, benoem altijd wat er (wel) goed gaat. Deelnemers voelen op deze manier de positieve vibe, met als gevolg dat ze met een goed gevoel aan het werk gaan.

#12

Eindig ook de bijeenkomst met een vraag. Bijvoorbeeld: ‘wat is één ding, dat jij morgen kunt doen, om het geleerde verder te brengen?’ Laat deelnemers dit heel praktisch en heel concreet formuleren en kort en krachtig aan elkaar terugkoppelen.

Op deze manier creëer je een gezamenlijk leereffect. En je vraag kan tegelijkertijd dienen als een gezamenlijke afsluiting of check-out!