In de afgelopen maanden zijn we in rap tempo bedreven geworden in het online vergaderen. Effectief en efficiënt, en daar zijn we trots op. De andere kant van dit verhaal is dat je het met alleen efficiëntie niet redt in je team of organisatie.
Deze grote MAAR verrast je waarschijnlijk niet. Mensen missen de sociale interactie. Het korte praatje in het trappenhuis of bij het koffiezetapparaat. Even bijkletsen voordat de vergadering begint, dat is online echt anders.
Het resultaat? Minder verbinding met elkaar en minder verbinding met de organisatie. En ook, daar schrok ik best van, medewerkers voelen zich niet gezien of gehoord en voelen zich daardoor eenzaam. Dit staat ook uitgebreid beschreven in het boek ‘Werk heeft het gebouw verlaten’ van Jitske Kramer.
‘Organiseer je sociale ontmoetingen’, geeft Jitske als advies in haar boek. Ik deelde laatst al een post op LinkedIn en in de Facilitator Gym, een community waar ruim 300 facilitators lid van zijn, en vroeg om ideeën en aanvullingen. De reacties waren weer zo waardevol dat ik ze gebundeld heb in dit blog. Tips voor buiten de meeting om, en tips om tijdens je online meeting meer aandacht voor het sociale aspect te hebben.
Tips om je online sociale ontmoetingen te organiseren
Een van de reacties op mijn post was dat als je online een moment voor een sociale ontmoeting moet organiseren, je de kracht van het spontane mist. Je mist de prikkel van het onverwachts iemand zien en daarop reageren. Op zo’n spontaan moment stel je andere vragen dan wanneer je bedenkt dat je contact zoekt met een collega.
En dat is helemaal waar. Als je iemand tegenkomt op de parkeerplaats stel je een andere vraag dan wanneer je denkt ‘nu ga ik Peter even bellen, of ik plan een koffiedate met Renske in’.
Het is anders. Daar staat tegenover dat door je sociale ontmoetingen te organiseren, je ervoor zorgt dat niemand buiten de boot valt, zich verloren of eenzaam voelt. Dat iemand zich meer of wel gezien wordt. Of zich weer even verbonden voelt met de organisatie.
In dit blog geef ik je 14 tips hoe je een sociale ontmoeting kunt organiseren.
Dank je wel Annemie Schuitemakers Webers, Margot van den Berg, Kim Hendriks, Marc Balemans, Nelleke van Dam, Marieke Postma, Annelies Meijers, Annelies van den Heede, Govert van Sandwijk, Doortje 't Hart, Martijn van Kesteren, Tanja Zuiderwijk, Martijn Haan, Karin de Goederen en Stephanie van Rossum voor jullie aanvullingen en tips.
#1 Wie is mijn buddy deze week?
Maak buddies. Met een lootjessysteem geef je iemand iedere week een andere buddy. Of twee. Om samen gefocust te werken, een online koffie of borrelmoment te doen of om gewoon even te bellen. En het dan het een niets over werk te hebben. Soms ken je iemand al, andere collega’s niet. Je kunt de buddies een vraag of opdracht meegeven, of het gesprek aan henzelf te laten.
#2 Wandelbellen
Een woord dat in 2021 vast aan het woordenboek wordt toegevoegd: wandelbellen. Veel mensen doen het al: je vergadering al wandelend telefonisch doen, in plaats van Zoom of Teams.
Bijzonder effectief: je beweegt ook nog eens. Maar is het sociaal? Als je nu eens een wandelgesprek voert met een collega die je minder vaak spreekt. Of een wandeling maakt samen met een collega die bij je in de buurt woont. Gewoon even bijkletsen, jullie gaan het níet hebben over lopende werkzaken, of je todo-lijst.
#3 Online samenwerken, maar dan ieder voor zich
In een kleine groep gefocust aan het werk. Camera’s aan. Ieder voor zich, volle focus. Na afloop praten jullie nog even na.
#4 Samen online sporten
Samen online yoga, dansen of sporten. Huur een instructeur in en klets na afloop nog even na.
#5 Iemand zin in koffie?
Behoefte aan een kletspraatje? Zet dan in de chat van Teams of jullie WhatsAppgroep een oproepje voor een koffie. Iemand zin in koffie over 10 minuten?
Geen zin of geen tijd = geen probleem natuurlijk.
#6 Samen borrelen maar dan leuker, met GetMiBo.com
Samen borrelen via Zoom kennen we. Met GetMiBo.com wordt het stukken leuker. Deze tool gebruik je voor informele meetings, zoals een borrel. Mensen bewegen zelf door de ruimte, de gesprekken waar je dichtbij bent worden luider. En kun je je aansluiten. Uitgepraat? Dan loop je weer weg, naar het volgende gesprek. Stukken minder statisch dan een Zoom-borrel!
#7 Geef je team een opdracht
Maak WhatsAppgroepen aan en stuur je collega's of deelnemers op pad met een opdracht. Die zo simpel kan zijn als: vandaag lunchen jullie samen. Of maak een wandelbelletje. Geef iedereen in de groep de beheerdersrol en stap er (voor je eigen rust) zelf uit.
#8 Organiseer een online klaagkwartier
Even stoom afblazen: wat zit je dwars. Alles mag gezegd worden. In een grote of een kleine groep in een break-outoom. En kijk daarna wat er wél kan. Toon begrip, steek een hart onder de riem als het kan. Het is hard nodig komende tijd.
Tips voor sociale ontmoetingen tijdens je online meeting
Ook voor je online meeting zelf zijn er veel mogelijkheden om meer aandacht voor het sociale aspect te hebben. Ik geef je een aantal tips.
Natuurlijk begin je de meeting met een check-in. Bedenk van tevoren: is deze gericht op het sociale, of toch meer functioneel? Afhankelijk van je doel maak je een keuze voor een specifieke check-in.
#9 Maak tijd voor een praatje pot
Waarom zou er géén tijd zijn voor een praatje pot? En dan niet ‘hoe gaat het’ waarop het standaardantwoord volgt: goed hoor. Stel een gerichte vraag. Over een tv-programma of filmtip, of iets wat in het nieuws is. Lees ook tip 10!
#10 Chatstorm
De werkvorm chatstorm ken je misschien wel, om ideeën te verzamelen. Je stelt een vraag en alle deelnemers geven antwoord in de chat. Maar, ze drukken pas op jouw teken op send. Dat voorkomt dat mensen al gaan lezen, of overspoeld worden door antwoorden. Je kunt ook een algemene vraag stellen: van hoe was je weekend, een nieuwsitem of toch iets wat aan het werk (maar niet taak- of projectgerelateerd) is.
#11 Bepaal samen de agenda: waar heb jij behoefte aan?
Laat je teamleden de agenda vaststellen. Gebruik een poll, en vraag daarna aan de minderheid waar zij behoefte aan hebben om ook mee te komen in het onderwerp. Tip: laat ze dat in de chat zetten. Dat is minder direct dan het on the spot vragen. Je geeft mensen dan ook even tijd om hun gedachten te structureren.
#12 Stuur een cadeautje
Laat mensen zien dat je ze waardeert, stuur een klein cadeautje. Iets ludieks, iets anders dan chocolade. Of iets wat met het onderwerp van je meeting te maken heeft. Laat de mensen het pas openen tijdens de meeting en vraag een aantal mensen om te reageren.
#13 Confetti kanon
Mijlpaal bereikt? Of wil je een boost geven aan het groepsgevoel. Stuur een confetti-kanon op naar je teamleden en laat ze om de beurt noemen waar ze trots op zijn. Zet dit kracht bij door het confetti-kanon af te schieten. En de term confetti-momentje, die blijft waarschijnlijk in de organisatie. Omdat het gevoel van die sessie blijft en zo weer opgehaald wordt.
#14 Begin sociaal, en eindig ook sociaal
Je begint de meeting met het sociale, je eindigt ‘m ook zo. Stel een vraag: wat is jouw uitdaging vandaag? Wat voor een beweegmoment heb jij gepland? Wat doen de kids vandaag? Heb je een tip voor het weekend? En ga zo maar door…
Een kleine greep uit alles wat er mogelijk is. Heb je aanvullingen die je wilt delen en zo anderen wilt inspireren? Zet ze gerust in een reactie onder dit blog!
Credits visual: Jessamijn Alberts.
