Hoe zorg ik ervoor dat mijn meetings efficiënter worden en meer betekenis krijgen? Hoe maak ik, facilitator of begeleider van de vergadering, de deelnemers enthousiast? En: hoe houd ik ze gedurende de meeting betrokken en voorkom ik dat ze zich af laten leiden door iets anders?
Hele herkenbare vragen, denk ik. Iedereen ziet de deelnemer voor zich die zich niet betrokken voelt en dus maar iets anders gaat doen. Al is het alleen maar in gedachten.
Met een aantal simpele technieken kun je sneller concrete resultaten in je meeting boeken:
#1
De manier hoe je deelnemers uitnodigt, doet ertoe. Een uitnodiging die in de agenda verdwijnt, brengt geen sprankel. Een persoonlijk bericht waaraan aandacht is besteed doet dit wel. Kun je de uitnodiging eens anders verwoorden?
#2
Laat mensen ervaren dat ze ertoe doen. Waarom wil je juist die persoon erbij hebben? What’s in it for them? Waarom mag die ene deelnemer niet ontbreken? Vertel het ze!
#3
Luister actief en aandachtig naar datgene wat mensen te zeggen hebben. Zet je eigen monkey mind stil en stel je aannames in de groep ter discussie.
#4
Voer een echt gesprek met elkaar. Wees oprecht geïnteresseerd en vraag door: wat bedoel je daarmee, waar doet je dit aan herinneren? Dit levert vaak verrassend goede inzichten op.
#5
De actie zit in de interactie, is een gevleugelde uitspraak in de methode ‘Appreciative Inquiry’. Als facilitator is het jouw taak om deze interactie te organiseren. Laat deelnemers actief met elkaar in gesprek gaan, geef ze een prikkelende vraag mee, laat ze op elkaars kennis voortborduren, verrijk de content.
#6
Denk vanuit metaforen. Vraag aan de deelnemers welk beeld een bepaalde discussie of inzicht bij ze oproept. Laat ze vanuit dat beeld verder denken en de oplossing ontwikkelen.
#7
Bied overzicht. Schrijf de vragen die je stelt op een flip-over. Niet iedereen kan direct reproduceren wat je zegt. Een geschreven tekst helpt hierbij.
#8
Kijk terug naar eerdere successen en hergebruik deze inzichten. Laat mensen bijvoorbeeld een persoonlijk verhaal delen over een efficiënte vergadering en verwerk deze inzichten in de activiteiten.
#9
Experimenteer met elkaar. Hoe kun je als facilitator je vergadering anders inrichten, zodat er een andere energie en dimensie ontstaat? Denk aan de uitspraak: als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg. Onderzoek samen wat wel en niet werkt voor jouw team.
#10
Besteed expliciet aandacht aan de kwaliteit van de gesprekken. Voorkom dat iedereen op hoofdlijnen blijft praten en de kern niet geraakt wordt. Hoe? Vraag door: wat bedoel je hiermee, vertel me meer, waar heb je dit eerder meegemaakt etc.
#11
Bouw aan gezamenlijke ervaringen. Mensen die samen iets ervaren of bereiken, hebben een andere band dan mensen die dit niet doen. Stel gezamenlijk een doel, en werk hier met elkaar naar toe. Of breng een verrassende activiteit of spel in, zodat mensen op een andere manier met elkaar bezig zijn.
#12
Werk toe naar een samenvatting of een besluit. Maak de afspraken concreet, voorkom dat deelnemers met een onbevredigend gevoel de deur uitlopen.
#13
Besteed aandacht aan je opening en afsluiting. Begin en eindig je vergadering met een check-in en een check-out vraag. Bijvoorbeeld: welke kleur beschrijft hoe jij je vandaag voelt (check-in vraag) en deel één idee dat je getriggerd heeft (check-out).
#14
Vertel verhalen. Als mensen hun verhaal delen, worden ze echt gezien. Het delen van verhalen voelt echt heel anders dan het delen van informatie en meningen. En, verhalen worden sneller onthouden.
#15
Sta stilte toe. Gebruik eens de regel dat iedereen eerst 5 seconden stil is, voordat er een nieuwe mening gedeeld wordt. Oftewel: laat eerst datgene wat gezegd is indalen, voordat er een nieuwe dimensie bij komt.
Dit is een greep uit mijn ervaringen als facilitator van de afgelopen maanden. Wat doe jij om betrokkenheid in je meeting te creëren?
