Laatst deelde ik in een post op LinkedIn 3 tips om je teamoverleg of meeting leuker of interactiever te maken. En vroeg ik of mensen in mijn netwerk hun tips met me wilden delen. Dat deden ze, en de reacties waren zo goed en nuttig dat ik besloot om ze te bundelen in dit blog. Aangevuld met mijn eigen ‘beste’ tips.

Want veel overleggen duren nog te lang, zijn saai en leiden te vaak niet tot actie of een concreet resultaat. Afgelopen zondag ving ik een gesprek op van een dame die totaal geen zin had in een twee uur durend overleg de volgende ochtend. “Van mij hoeft het niet, zo’n overleg. Niemand zegt iets en wat mijn manager te melden heeft, kan net zo goed op de mail.”

Oef. Ze is vast niet de enige die geen zin heeft in een (team)overleg. Ben je teamleider, manager of beginnend facilitator? Deze tips en voorbeelden gaan je helpen om je overleg leuker te maken.

Dank aan Jeroen Meijer, Ank Jansen, Marina Coveliers, Susanne Zijlstra-Mol en Doortje ’t Hart voor hun aanvullingen en aansprekende voorbeelden!

 

Voorbereiding

#1

Aandacht, aandacht en nog eens aandacht. Om te beginnen met je voorbereiding. Wat ga je behandelen, hoe wil je dat doen? Wat doe je als deelnemers niet meedoen, of iemand voert het hoogste woord. Jouw voorbereiding is key. Ook bij een wekelijks werkoverleg. Ik heb verschillende blogs geschreven over de voorbereiding van je meeting.

#2

Lees deze 10 tips bijvoorbeeld.Hoe nodig je mensen uit voor de meeting, kan de standaard agenda-uitnodiging ook anders? Kun je deelnemers van tevoren vragen om na te denken over het onderwerp? Of een opdracht geven? Zo komen ze alvast in beweging en met meer energie naar de meeting!

#3

Gebruik verzorgd en aantrekkelijk materiaal. Gekleurd papier, nette stiften die het doen (niets vervelender dan een whiteboardstift die het niet doet), markeerstiften, een whiteboardwisser binnen handbereik. Mensen zijn hier gevoelig voor, besteed hier ook aandacht aan.

 

Begin van de meeting

#4

Zet eens muziek op voordat het overleg begint, zet het af als je begint. De keuze van je muziek is helemaal afhankelijk van de sfeer die je neer wilt zetten. Probeer eens uit wat Mozart met een groep doet….

#5

Begin de meeting met ‘setting the stage’. Geef aan wat het doel is van het overleg. Maak dit ook visueel en hang dat aan de muur of schrijf het op een flipover. Hang dat in het zicht, zodat deelnemers er steeds aan worden herinnerd. Bij discussies kun je hier op terugvallen: draagt deze discussie bij aan het doel van de meeting. Nee? Dan stoppen we ermee.

#6

Heb je een wekelijks of maandelijks overleg waarin steeds dezelfde vraag wordt gesteld? Bedenk dan elke keer een metafoor die aansluit op een actualiteit. Denk bijvoorbeeld aan het weer deze week, het regent pijpenstelen. De vraag is: hoe loopt het werk deze week? De metafoor is dan: wanneer voelde je als een verzopen kat (met al die regen deze week), wanneer zag je de zon?

#7

Of start je meeting met frisse ideeën. Jonge collega’s zijn nog niet ‘besmet’ met vooroordelen. Vraag bij het begin van de meeting aan de jongste deelnemer wat hij het belangrijkste agendapunt vindt, en start daarmee. Hiermee kun je de start van de meeting een boost geven.

 

Weinig interactie?

#8

Reageert je team niet of nauwelijks op je vragen, is er weinig interactie en participatie? Een lastige situatie. Mijn tip: wees daar altijd alert op. Angst of iets niet durven zeggen, zorgt er vaak voor dat deelnemers niet actief deelnemen. Switch van plenair overleg naar een ander format. Lees ook tip 9, 10 en 11.

#9

Laat de groep bijvoorbeeld in subgroepen werken. Stille deelnemers durven dan vaak hun mening te geven. Laat ze ook in andere subgroepen of op een andere plek samenwerken. Dit geeft andere prikkels en levert nieuwe inzichten en op.

 

Brainstorm

#10

Willen de teamleden van elkaar leren of hebben ze elkaars hulp nodig? Laat ze voor de meeting een concrete hulpvraag formuleren. Het vragende teamlid licht zijn vraag kort toe, de anderen stellen vragen en formuleren oplossingen. Hierna vraagt de vragensteller om verduidelijking en kiest een richting.

#11

Wil je een brainstormen anders aanpakken? Kies dan bijvoorbeeld voor stop en go brainstormen: snel en grenzeloos gezamenlijk ideeën verzinnen wordt afgewisseld met rustig en individueel nadenken. De ene keer stimuleren en inspireren deelnemers elkaar tijdens een associatie of groepsgesprek, de andere keer denken ze door op specifieke ideeën.
De groep start met 3 minuten gezamenlijk brainstormen, gevolgd door 5 minuten individueel nadenken. Dan weer 3 minuten ideeën spuien, waarna weer een individueel denkproces volgt. Na 2 of 3 rondes haalt de facilitator de ideeën op en schrijft deze op een flipover of whiteboard.

 

Energie

#12

Deelnemers worden heel blij als ze zien dat hetgeen ze zeggen op de een of andere manier wordt vastgelegd. Bijvoorbeeld door visuals te gebruiken of takeaways op een flipovervel te schrijven.

#13

Probeer de meeting actief te maken. Dat kan o.a. door korte rondes met hele specifieke vragen of door de groep iets te laten creëren/visueel te maken. Laat de groep niet alleen praten. Zoek naar afwisseling binnen en tussen bijeenkomsten.

#14

Prikkel alle zintuigen, een beetje kleur, een beetje geur, iets laten proeven, iets laten voelen, iets laten horen… Een paar voorbeelden van Marina Coveliers: een mindful-oefening met de ogen dicht: leg een stuk fruit in de handen om hun zintuigen te scherpen. Of bouw een Chokotoff-moment als ze iets kunnen benoemen waar ze (afgelopen week) trots op waren: ‘ik verdien een Chokotoff omdat ik klant x blij heb gemaakt met …’ Je kunt, afhankelijk van het onderwerp, ook geur verspreiden. Citroenthee om ze alert te maken, of lavendel om rust te brengen na een drukke ochtendspits.

 

De afsluiting

#15

De laatste, maar zeker een belangrijke: reserveer genoeg tijd voor de afsluiting van het teamoverleg. Je zou kunnen denken de afsluiting afhangt van wat er in de meeting is gezegd, maar niets is minder waar. Reserveer tijd en bedenk vooraf hoe je de meeting kunt afsluiten.
Want de afsluiting is wat de mensen het meeste bij blijft. En is hét moment om mensen in actie te zetten.

Natuurlijk zijn er nog veel meer dingen te bedenken om je overleg leuker of interactiever te maken. Met deze 15 heb je op dit moment vast inspiratie genoeg. Heb jij ideeën die je graag wilt delen? Deel ze hieronder en wie weet verwerk ik ze in een nieuw blog!

Vond je het leuk om deze tips te lezen? Op woensdag 16 oktober om 20.30 geef ik een online Masterclass met mijn 10 beste learnings. Opgedaan als facilitator én in de tijd dat ik strategische consultant was en me hield bezig met organisatieveranderingen en procesverbeteringen. Ik heb toen veel publieke en private organisaties van binnen gezien.

Een periode waarin ik veel heb geleerd en gedaan: teams opzetten, initiatieven lanceren en organisatieveranderingen doorvoeren. Wat mij altijd is bijgebleven, is hoe belangrijk het is om aandacht te geven en structuur te bieden. Aandacht voor de mensen waarmee je samenwerkt, zodat ze zich gezien en gehoord voelen. En structuur bieden voor het verkrijgen van overzicht, zodat iedereen weet waar het team mee bezig is en wat als eerste gedaan moet doen.

Die 10 beste learnings deel ik op woensdag 16 oktober om 20.30 uur met je. Kort en krachtig, ongeveer 45 minuten. Wil je erbij zijn? Stuur een PB of mailtje naar mireille@mireillebeumer.nl. Ik stuur je dan de link naar de masterclass toe.