Online faciliteren, iedereen is ermee bezig. We zoeken naar (voor sommige mensen) nieuwe manieren om online met elkaar te communiceren. En duiken massaal in de technische tools als Zoom, BlueJeans, Miro, Mural, Poll Everywhere of Mentimeter.

Welke tool het meest geschikt is, was een vraag die ik na na mijn eerste blog over online faciliteren veel kreeg. Mijn advies is, en blijft: probeer er één of twee uit en kijk welke jij het prettigst vindt. En bedenk wat je wilt doen:

  • Wil je ‘real-time’ communiceren? Gebruik dan Zoom, BlueJeans of Skype.
  • Wil je a-synchroon communiceren? Bijvoorbeeld voordat je meeting start? Gebruik dan Slack.
  • Wil je content, zoals pdf’s of video’s met elkaar delen? Gebruik dan Dropbox of Google Drive.
  • Wil je de taken van het team goed organiseren, bijvoorbeeld na de meeting? Gebruik dan Basecamp of Trello.

Wil je (real-time of a-synchroon) visueel samenwerken of brainstormen? Gebruik dan Mural of Miro.

 

In dit blog beperk ik me tot het ‘real-time’ online faciliteren. Zelf ben ik een groot fan van Zoom voor ‘real-time’. Wist je dat je in de meetingversie van Zoom ook polls, break-out groups en een whiteboard kunt inzetten? Ook Miro gebruik ik graag, een online whiteboard/brainstorming-tool. Soms zet ik ook Mentimeter in, als een variant op de poll-functie.

In welke techniek je ook duikt: het is belangrijk om te onthouden dat alle faciliteer basics die je voor een offline meeting gebruikt, ook voor een online meeting gelden. Oftewel: bereid je goed voor, formuleer je doel en je resultaat, ontwerp je proces, leef je in in je deelnemers (wat hebben zij nodig), start je meeting met een check-in, maak verbinding met je deelnemers, noem regelmatig de namen van de deelnemers en niet te vergeten: stel goede vragen en stimuleer interactie.

 

“Welke techniek je ook gaat gebruiken, onthoud dat alle faciliteer basics voor een offline meeting, ook online gelden.”

Vergeet niet wat je al weet over faciliteren. Laat je niet afleiden omdat jouw meeting, training of workshop nu opeens online is!

Wel heb jij, de facilitator, bij een online meeting een aantal andere uitdagingen. Online is het lastiger om de sfeer te proeven, de uitdrukkingen van iemands gezicht goed te zien of de energie in de groep te voelen. Om hier goed mee om te kunnen gaan is het belangrijk dat je connectie, interactie en feed-back faciliteert. Deze drie elementen vormen de rode draad van je hele meeting!

“Online faciliteren gaat om connectie, interactie en feedback.”

In dit blog geef ik je 15 nieuwe tips over online faciliteren. Tips die ik zelf ervaren en (hardleers) geleerd heb. Ik hoop dat je ze morgen direct kunt toepassen!

#1

Voordat je aan de online meeting of training begint, stel jezelf de volgende vraag: welke sfeer wil ik creëren? Gestructureerd, spontaan, formeel, geïnspireerd?

Aan het begin van de bijeenkomst maak je hierover afspraken met je deelnemers. Bijvoorbeeld hoe ze hun vragen stellen. Springen ze gewoon in? Maken ze gebruik van de ‘raise hands’ functionaliteit in de tool? Of zetten ze hun vraag in de chat?

En ook: is het ok als deelnemers elkaar privéberichten tijdens de sessie kunnen sturen? Of heb je dit liever niet (zet dan deze functionaliteit uit).

Mijn advies? Zoek een balans tussen spontaniteit en structuur. Spreek een paar regels af, zodat je voorkomt dat iedereen door elkaar praat. Maak er geen rigide bijeenkomst van, waarin niets meer spontaan mogelijk is.

#2

Wat zou ik doen als ik een offline meeting zou begeleiden? Het helpt mij enorm om te bedenken wat ik zou doen als ik een offline meeting zou begeleiden. Welke werkvorm pas ik toe? En daarna kijk ik hoe ik dit online kan doen.

Of het nu gaat om het opstellen van een SWOT-analyse, stemmen met stippen, brainstormen en in trio’s het beste idee kiezen, meningen ophalen, je kunt dit ook allemaal online doen.

Onderaan dit blog heb ik een voorbeeld uitgewerkt hoe je online ideeën kunt genereren en hieruit een keuze kunt maken. Zonder dat je een extern whiteboard gebruikt.

#3

Technische tools zijn leuk en kunnen je meeting spicy maken. Laatste was ik ergens als deelnemer in een online meeting aanwezig, en die facilitator gebruikte 4 verschillende tools. Ook al ben ik wat gewend, ik raakte in de war.

Mijn advies is om in dezelfde meeting niet meer dan 2 technische tools te gebruiken. Anders maak je de deelnemers gek.

Zijn de deelnemers niet bekend met de technische tools die je gebruikt? Organiseer dan een ‘pré-sessie’, waarbij je de techniek doorneemt. Je wilt niet dat het eerste deel van je daadwerkelijke meeting opgaat aan de uitleg van de techniek.

#4

Check van tevoren waar je camera van je laptop of iPad zich bevindt. Ik begeleid mijn online meetings meestal vanaf mijn laptop. Laatst deed ik het een keer vanaf de iPad. Omdat de camera op de iPad op een andere plek zit, keek ik als het ware langs de deelnemers. Heel ongemakkelijk!

Wat je kan helpen, is om een klein stickertje vlak naast je webcam te plakken, met daarop geschreven: kijk hier!

Plaats je laptop niet te dichtbij, zodat deelnemers iets meer van jou en je lijf (en daarmee je body language) zien. Dat maakt het enerzijds levendiger, en anderzijds helpt het hen bij het begrijpen wat je bedoelt.

#5

Wat gebeurt er in de live wereld, in de paar minuten voordat een vergadering begint? Deelnemers lopen de zaal in en maken een praatje met elkaar. In de online wereld kijk je op je scherm vaak naar het bericht ‘wacht tot de host de room heeft geopend’.

Voorkom dit, door de online vergaderruimte op tijd te openen. Wees op tijd aanwezig, en laat de deelnemers al iets doen voordat de meeting echt start (zie punt 6). Of pas je instellingen zo aan dat deelnemers de ruimte al in kunnen, zonder dat jij als host aanwezig bent.

#6

Begroet de deelnemers als ze de online ruimte betreden. Noem hun naam, zeg hallo, laat ze hun audio en webcam testen.

Laat deelnemers ook gelijk iets doen. Zet bijvoorbeeld een vraag in de chat klaar, die ze kunnen beantwoorden. Of deel een quote en laat deelnemers daarop reageren. Derde optie: laat deelnemers spelen met een specifieke functionaliteit van de tool. Vraag bijvoorbeeld of iedereen die jou kan horen, zijn hand op wil steken (via de ‘raise hands’ functionaliteit).

Niets is zo ongemakkelijker dan 10 videohoofden die elkaar in stilte aan zitten te kijken…

#7

Vraag of iedereen z’n webcam aan wil zetten. Ik heb 2 jaar lang, 2 keer per maand, met 20 facilitators over de hele wereld in een virtual classroom gezeten. Met oog op bandbreedte stonden onze webcams uit.

Pas toen we (een paar maanden later) voor een ‘echte’ klant zijn gaan werken, en we onze webcams aanzetten, voelde ik een hele andere vorm van verbinding. Elkaar zien helpt om nog beter samen te werken.

#8

Maak ook online veelvuldig gebruik van je flip-over. Bedenk eens: wat doe je tijdens een offline meeting met de flip-over? Daar loop je naar toe, je pakt de markers en schrijft er de samenvatting op, of je maakt een tekening over datgene wat de deelnemers vertellen.

En online? Dan vergeten we ‘m vaak. Zoom heeft een whiteboardfunctie, die je makkelijk kunt inzetten en waarop alle deelnemers kunnen schrijven en tekenen. Heb je die al ontdekt?

Maak wel afspraken over het schrijven op de whiteboard, anders ziet je flip-over er straks zo uit.

Wil je meer flip-overs tegelijkertijd gebruiken, of wil je templates inzetten die je van tevoren hebt gemaakt? Gebruik dan een whiteboardtool als Miro of Mural.

#9

Het delen van je scherm is een geweldige optie in je online meeting. Alleen, het is mij weleens overkomen dat ik per ongeluk iets deelde wat niet voor de ogen van de deelnemer bedoeld was. Oeps!

Tip van mij: sluit alle programma’s of files die niet nodig zijn. Zo voorkom je dat je per ongeluk een verkeerd scherm deelt. Niets is vervelender dan dat je per ongeluk een verkeerd Word-document deelt, terwijl je iets anders bedoelde.

#10

Je wilt graag van alle deelnemers input ontvangen. Noem deelnemers gericht bij hun naam en stel ze een vraag als ze een tijdje niets gezegd hebben. Zo houd je ze bij de les.
Leid dit eventueel in met: laat ik eens iemand het woord geven die we nog niet over dit onderwerp gehoord hebben. Mireille, wat zou jij in deze situatie doen?

#11

Varieer in je activiteiten, zodat je het levendig houdt. Gebruik de chat als je ergens feedback op wilt hebben, leg resultaten vast op het whiteboard, laat deelnemers via een poll hun mening geven.

Een paar voorbeelden:

  • Stel vragen (nee, stel GOEDE vragen). En geef aan hoe deelnemers kunnen reageren. Wat wil je dat ze doen? Schrijven ze hun antwoord op in de chat, bespreken ze de vraag met een subgroep in een breakout room? Wees zo expliciet mogelijk, dat voorkomt onduidelijkheid en ruis.
  • Laat deelnemers hun handen opsteken via de functionaliteit ‘raise hands’ (en ook weer naar beneden halen). Wist je dat Zoom ook nog een aantal andere iconen heeft waarmee je non-verbaal feedback kunt geven (bijvoorbeeld: klappende handen, ga sneller / langzamer, een kop koffie (‘need a break’), agree/disagree)?
  • Laat deelnemers in wisselende samenstellingen in breakout rooms werken.
  • En vraag of ze hun resultaten op een specifieke manier willen terugkoppelen (bv. met een visual, een quote, vertel een verhaal, houd een pleidooi).
  • Laat deelnemers een aantal woorden op een post-it schrijven, en vraag of ze dit voor de camera omhoog houden.
  • Gebruik een poll of stel vragen waar de deelnemers in de chat hun antwoord op geven.
  • Las een stilte in, laat deelnemers eerst individueel nadenken, voordat ze hun mening delen. Een stilte tijdens een online meeting klinkt misschien eng, het kan echter heel fijn zijn!
  • Deel je scherm voor een korte presentatie en/of gebruik een andere tool buiten Zoom.

Je kunt zoveel doen!

#12

Online faciliteren vraagt, helemaal als je voor dit voor de eerste keer doet, meer tijd dan offline. Plan dus extra tijd voor je werkvormen. Je hebt meer woorden nodig, om uit te leggen wat de deelnemers moeten doen. Als voorbeeld: het schrijven op een online whiteboard is heel anders, dan wanneer je in een offline meeting een marker pakt en op een flip-over schrijft.

#13

Geef regelmatig een samenvatting van de conclusies of de genomen besluiten. Of laat één van de deelnemers dit doen. Dit laatste is ook een manier om extra betrokkenheid te creëren en een manier om ervoor te zorgen dat deelnemers de draad niet kwijtraken.

#14

Wees je bewust van je stem. Als online facilitator is je stem een belangrijk instrument, Let op je volume, pas je snelheid aan, zorg ervoor dat je niet teveel aan het woord bent (het gaat immers om je deelnemers!).

Luister jezelf ook eens terug. Hoe klinkt je stem? Monotoom, rustig, gehaast of met hoge uitschieters? Ik vond het doodeng om mezelf terug te luisteren, en oh zo leerzaam. Het gaf mij inzicht in hoe ik overkwam en wat ik daarin anders kan doen.

#15

De laatste tip is bedoeld voor als je geen facilitator, maar een deelnemer in een online meeting bent.

Mijn man is fotograaf en zijn stelregel is: fotografeer geen etende mensen. En dat trek ik door voor online meetings: eet niet achter je camera. Ik zie dit regelmatig gebeuren (ja echt!). Besef je, dat 9 van de 10 keer de mensen zo in je keel naar binnen kijken. Iets wat je niet wilt en wat niet helemaal de bedoeling is.

Voorbeeld ideeën genereren en keuze maken

 

In dit voorbeeld zie je hoe je tijdens een online meeting ideeën kunt genereren en een keuze kunt maken, zonder dat het proces een zooitje wordt. Het is een voorbeeld waarbij je geen extern whiteboard gebruikt, je doet alles binnen Zoom.

Je stelt de groep een vraag, en laat de deelnemers individueel ideeën bedenken. Zet muziek op en laat een timer meelopen. Deelnemers zetten de ideeën op papier, voor zichzelf en niet online. Aansluitend kiezen ze uit hun individuele lijst een top 2 van hun eigen ideeën.

Maak dan subgroepen (in break-outrooms), vraag of de deelnemers hun eigen top 2 ideeën in subgroepen bespreken. Geef iedere subgroep de opdracht om met een ‘subgroep top 3’ te komen. Ook hier laat je een timer meelopen en geef je op tijd aan hoeveel minuten de subgroepen nog hebben.

Daarna delen de subgroepen plenair hun top 3. Jij, als facilitator, legt deze top’s 3 van de subgroepen vast op een gezamenlijk whiteboard of in een Word-document (dit document deel je op je scherm). Als laatste kun je deelnemers nog tussen alle opties laten kiezen via een poll of via de chat.

Dat waren mijn 15 tips. Ik deelde vorige week al 12 tips in mijn eerste blog, misschien vind je die ook leuk om te lezen.

Welke tip spreekt jou het meeste aan? Ik ben heel benieuwd, laat je me het weten in de comments?

Welke leerpunten over online faciliteren zou jij aan deze lijst willen toevoegen?

Wil je ervaren en leren wat online faciliteren écht is? In de Masterclass Online Faciliteren ga je in 3 online sessies van 1,5 uur ervaren, doen, spelen en jezelf ontwikkelen als echte online facilitator. Op deze pagina lees je wat je precies gaat leren.

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox