Deelnemers onthouden altijd het begin én het einde van de meeting. Over het einde van je meeting heb ik al vaker geschreven. Maar hoe open jij, als facilitator of teammanager, je meeting sterk?

In het boek ‘Making Questions Work’ vond ik een vragenmodel voor het openen van je meeting. Ik gebruik dit vragenmodel vaak in mijn trainingen en bijeenkomsten die ik faciliteer. Bij de trainingen komen deelnemers iedere keer met nieuwe aanvullingen, of ik ontdek zelf nieuwe vragen. Op deze manier heb ik altijd voldoende opties achter de hand, die ik kan gebruiken bij de opening van een bijeenkomst. In dit blog leg ik het model kort aan je uit.

Het vragenmodel bestaat uit drie categorieën:

  • Elkaar beter leren kennen
  • Verwachtingen verhelderen
  • Commitment uitspreken

Met daarbinnen een aantal subonderwerpen, en verschillende vragen die je bij de start van je meeting kunt stellen.

Natuurlijk stel je niet alle vragen. Mijn advies: pik eruit wat voor jou van toepassing is. Maar, bepaal eerst het doel van je vraag. De vragen die je tijdens de opening van je meeting stelt, moeten altijd gerelateerd zijn aan het doel van je meeting.

Wil je dat de deelnemers met elkaar kennis maken, zodat ze zich veiliger en vertrouwder voelen? Wil je dat de deelnemers zich committeren aan de doelen van de sessie? Voordat je een keuze voor een specifieke openingsvraag maakt, formuleer je eerst je doel, en daarna bepaal je welke vraag je stelt.

De vragen die je aan het begin stelt, zijn altijd gerelateerd aan het doel van je meeting.

Denk hier goed over na.

Hieronder heb ik de drie categorieën en bijbehorende vragen beschreven voor je.

#1 Elkaar beter leren kennen

Een meeting kun je starten met een kennismakingsronde. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden: delen van persoonlijke informatie of informatie over je werkervaring. Kennen de deelnemers elkaar al? Ook dan is er vaak nog iets verrassends, iets wat de andere deelnemers nog niet weten om te delen.

Stel vragen als:
 

Elkaar beter leren kennen: persoonlijke informatie delen

  • Wat doe je buiten je werk, dat een bijdrage levert aan de effectiviteit op je werk?
  • Over welke vraag in je leven denk je op dit moment veel over na?
  • Welke personen inspireren jou en waarom?
  • Wat is jouw powerkracht?
  • Aan welke foto op je telefoon hecht je veel waarde? (en wat is het verhaal dat daarbij hoort?)

Elkaar beter leren kennen: werkervaring delen:

  • Voor een sales manager: hoe heb jij je eerste euro verdiend?
  • Bij managers: wat was je meest indrukwekkende ervaring als manager?
  • Wat heeft een mentor ooit tegen jou gezegd, wat je nog steeds is bijgebleven?
  • Wat waardeer je op dit moment het meeste in je werk?
  • Wat was voor jou een succes in de afgelopen week?
  • Als je een advies aan je jongere ik zou geven, wat zou dat advies zijn?

#2 Verwachtingen verhelderen

Je wilt graag dat deelnemers hun verwachtingen bij de start van de bijeenkomst delen, zodat je daar met je programma op in kunt spelen. Verwachtingen kunnen over van alles gaan: bijvoorbeeld begrip, zorgen, doelen of resultaten.

Je wilt graag dat deelnemers hun verwachtingen bij de start van de bijeenkomst delen, zodat je daar met je programma op in kunt spelen. Verwachtingen kunnen over van alles gaan: bijvoorbeeld begrip, zorgen, doelen of resultaten.
 

Verwachtingen verhelderen: begrip, verwachtingen en zorgen

  • Kijkend naar het doel van deze bijeenkomst, wat moet er zeker gebeuren om de bijeenkomst tot een succes te maken?
  • Wat wil je dat er zeker gebeurt tijdens deze bijeenkomst?
  • Als jij deze bijeenkomst zou faciliteren, wat wil je dat zeker gebeurt?
  • Wat is er, volgens jou, nodig om deze dag tot een succes te maken?
  • Wat breng je vandaag mee waar we allemaal profijt van hebben?

Verwachtingen verhelderen: doelen en resultaten

  • Beantwoord in een paar woorden: waarom zijn we hier?
  • Wat verwacht je van de anderen tijdens deze bijeenkomst?

#3 Commitment opbouwen

Niet jij als facilitator, maar de deelnemers zijn verantwoordelijk voor de uitkomsten. En dat wil je graag van te voren bespreken. Hoe gaat de groep te werk, want vinden zijn belangrijk tijdens hun samenwerking? Met deze vragen krijg je meer zicht op datgene wat de deelnemers hiervan vinden.

Commitment opbouwen: groepsnormen ontwikkelen

  • Denk eens terug aan vorige bijeenkomsten. Wat zijn de 3 meest belangrijke karakteristieken van een effectieve bijeenkomsten? Hoe zorgen we ervoor, dat deze karakteristieken ook in deze bijeenkomst terug komen?
  • Hoe nemen we besluiten of stellen we prioriteiten?
  • Wat wil je zeker niet zien gebeuren in deze meeting?

Commitment opbouwen: eigenaarschap.

  • Stel, je wordt gevraagd een welkomstwoord te schrijven voor nieuwe deelnemers (bij deze vergadering), wat zou je tegen hen zeggen?
  • Hoe wil jij evalueren of deze bijeenkomst succesvol is?
  • Wat moet er in de groep gebeuren om ervoor te zorgen dat jij volledig gecommitteerd bent?

Mocht je een aanvulling op dit vragenmodel hebben, hoor ik het graag. Dan verwerk ik ook jouw input in de volgende versie van het model!

Deze vragen zijn specifiek voor de opening van je meeting. Het (kunnen) stellen van goede vragen vind ik een belangrijke eigenschap, zowel voor facilitatoren als ook voor managers. Het klinkt misschien makkelijk ‘goede vragen stellen’, maar dat is het niet altijd. Alleen een goede, prikkelende vraag maakt iets los bij een deelnemer of je team. En zo krijg je een rijker antwoord terug.

Daarom schreef ik een whitepaper over het stellen van goede vragen. Ik neem je mee in de wereld van het stellen van vragen, met algemene theorie rondom het stellen van vragen en een aantal specifieke vragenmodellen en vragen die hierbij horen.

Download het whitepaper: Het stellen van goede vragen.

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox