Hoe kom je als facilitator van de vraag van de klant tot een relevant, dynamisch en aantrekkelijk programma voor de bijeenkomst die je gaat begeleiden? Een vraag die ik vaak krijg, en een vraag die niet heel eenvoudig te beantwoorden is. Er spelen namelijk ontzettend veel factoren een rol, die invloed hebben op het ontwerp van je programma.

Wat mij heel erg helpt, is een aantal richtlijnen die ik bij iedere faciliteeropdracht hanteer. Als ik een programma ontwerp, check ik deze richtlijnen. Heb ik ze toegepast (en zo nee, heb ik daar een reden voor?). Het is geen ‘must’, wel bieden ze mij een structuur voor het ontwerpen van m’n programma.

In dit blog deel ik 4 richtlijnen met je:

De eerste richtlijn klinkt als een open deur en luidt: besteed aandacht aan datgene wat kan gebeuren en bereid je goed voor. Ook al is het een open deur, toch noem ik ‘m. Met name omdat er in de praktijk vaak te snel overheen wordt gestapt. Ik geef je een aantal concrete voorbeelden voor je voorbereiding:

  • Breng de situatie, de context en de geschiedenis goed in beeld, zodat je weet wat de groep al eerder heeft gedaan en wat toen goed werkte.
  • Besteed voldoende tijd aan het formuleren van het doel en de doelstellingen en stem dit af met de stakeholders. Zo voorkom je dat er tijdens de bijeenkomst alsnog een discussie ontstaat.
  • Maak voor iedere klant een specifiek ontwerp. Er zijn geen werkvormen en er is geen aanpak, die je altijd en overal kunt toepassen. Als dat zo zou zijn, is faciliteren wel heel eenvoudig!
  • Ga ervan uit dat een vraag of een situatie altijd complexer is dan je in eerste instantie denkt. Benader ieder vraagstuk met een open mind en wees nieuwsgierig. Stel jezelf de vraag ‘wat is hier uniek’? Pas als je hier een antwoord op hebt, ben je in staat om een passend en specifiek programma te ontwerpen.
  • Plan de meest uitdagende activiteiten niet aan het begin van de bijeenkomst. Een algemene regel is om de ‘meer spannende’ werkvormen pas te plannen als deelnemers al aan elkaar gewend zijn.
  • Ontwerp (van tevoren) concrete en actiegerichte instructies voor de deelnemers. Het helpt mij altijd om deze tijdens de voorbereiding hardop uit te spreken. Zo weet ik zeker dat ze ‘lekker bekken’. Als voorbeeld: de zin we moeten samenwerken om deze bijeenkomst tot een succes te maken is niet concreet genoeg. Maar: ik wil jullie vragen om 5 specifieke acties te benoemen, die we zeker moeten doen om deze bijeenkomst tot een succes te maken klinkt veel concreter en zal deelnemers tot actie aan zetten!
  • Denk van tevoren na over hoe je bepaalde onderwerpen en activiteiten gaat noemen. Als je dit ter plekke nog moet verzinnen, sta je vaak te stuntelen of kom je niet verder dan een beschrijving.

De tweede richtlijn gaat over het voorkomen van de overtreffende trap. ‘Alles waar ‘te’ voor staat, is niet goed’, zei mijn moeder altijd. En dat geldt ook bij faciliteren. Voorkom dat je te veel vast wilt leggen, te veel de diepte in wilt gaan, te veel wilt uitleggen of deelnemers te veel wilt informeren.

Als voorbeeld:

  • Bepaal welke vragen je aan de stakeholders wilt stellen, zodat je een goed beeld hebt van hun mening. Let wel: je hoeft alleen niet alle details te weten.
  • Organiseer niet eindeloos veel voorbereidingsbijeenkomsten met de opdrachtgever, met het doel het proces en het resultaat te bespreken. Twee of drie keer is maximaal, anders verliest de opdrachtgever het vertrouwen in jou.
  • Als je deelnemers bij de start van een activiteit wilt informeren, houd het concreet en specifiek. Geef ze niet zodanig veel informatie, dat ze verdwalen en niet meer weten wat ze echt moeten doen.

De derde richtlijn gaat over ‘tijd’. Ga heel bewust met de tijd om. Het element ‘tijd’ is een heel fundamenteel element bij het ontwerpen van je programma. Vaak onderschat je hoeveel je ervan nodig hebt. Jij, als facilitator, bent de bewaker van de tijd!

Als eerste, een opdrachtgever onderschat altijd de tijd die jij als facilitator nodig hebt voor de voorbereiding. Mijn stelregel is dat ik 50% van de tijd dat een bijeenkomst duurt, nodig heb voor mijn voorbereiding. Het helpt om de opdrachtgever goed uit te leggen wat je in deze tijd voor hem doet.

Een tweede punt binnen deze richtlijn: denk heel goed na hoeveel tijd een specifieke werkvorm kost. Hoeveel tijd ben je kwijt aan het geven van instructies, het beantwoorden van aanvullende vragen? Bedenk ook, dat het tijd kost als deelnemers zich naar een andere ruimte verplaatsen (en weer terugkomen).

Mijn derde advies: werken onder tijdsdruk kan deelnemers ook helpen. Ze beseffen zich dat ze moeten presteren binnen een bepaald timeframe, waardoor ze concreter en pro-actiever aan de slag gaan.

Als laatste: wil de opdrachtgever bij de start van een meeting een presentatie geven? Of gaan meerdere sprekers een presentatie geven? Geef duidelijk aan hoeveel tijd hier maximaal voor is. Laat de opdrachtgever zelf bepalen wie van de sprekers hoeveel tijd voor zijn verhaal krijgt.

De vierde richtljn gaat over de opening en de afronding van het programma. Vaak wordt er goed nagedacht over de start van de meeting, en is de afronding een ondergeschoven kindje. Hoe vaak hoor je een facilitator niet zeggen: ‘we lopen iets achter op schema, dit halen we aan het einde wel in’. Terwijl de afronding essentieel is als je eigenaarschap wilt creëren, of specifieke opvolging in gang wilt zetten.

Laat deelnemers bijvoorbeeld bij de afronding vertellen wat hun belangrijkste inzicht is geweest. Of, welke boodschap ze mee terug nemen naar hun afdeling.

Zorg er ook voor dat de afsluitende activiteit aansluit op het doel van je meeting. Als voorbeeld: gaat de bijeenkomst over teambuilding, zorg dan dat de afsluiting een boost geeft aan de teambuilding. En sluit niet af met een opsomming van de acties die de komende periode uitgevoerd moeten worden.

Ik verzeker je, dat als je tijdens het ontwerpen bij deze richtlijnen stil hebt gestaan, je de bijeenkomst met veel meer vertrouwen instapt. En, last but not least: vertrouw het proces. Je kunt bij het faciliteren niet alles van tevoren bedenken en alle lastige situaties voorkomen. Wel kun je van te voren nadenken over eventuele spannende of kwetsbare onderdelen in het programma en welke opties je hebt om hierop te reageren. Vaak komen de beste inzichten door te spelen met datgene wat er gebeurt, en te vertrouwen op je expertise en je intuïtie.

Vertrouw het proces, je ben goed voorbereid maar je kunt niet alles bedenken. Vertrouw ook op je expertise en je intuïtie.

Wil je meer hands-on tools en technieken die je de volgende dag kunt gebruiken bij het voorbereiden en begeleiden van je meeting? Kom dan op donderdag 31 januari 2019 naar het Faciliteer Event dat ik organiseer. Tijdens deze dag krijg je niet alleen praktische handreikingen, je leert ook hoe je een goed procesontwerp maakt. En dit is meer dan alleen wat losse werkvormen achter elkaar plaatsen! Meer informatie over het Event vind je hier.

Wil jij maandelijks inspirerende tips ontvangen?

Leave a Reply 0 comments