Als facilitator kun je natuurlijk helemaal los gaan met geweldige creatieve werkvormen. Denk aan de inzet van Lego, papier en markers, bijzondere materialen, de natuur; je kunt het zo gek niet bedenken. Op zo’n moment geef je de groep instructies, leg je uit wat de bedoeling is en vertel je wat ze moeten doen. Vervolgens gaat de groep aan de slag.

Bedenk: er is zoveel meer. Als facilitator heb je altijd een aantal standaard interventies bij de hand die je overal kunt toepassen. Bijvoorbeeld als een discussie vastloopt, of als een werkvorm niet uitpakt zoals je gedacht had.

Wat zijn nu voorbeelden van deze standaard interventies? Ik geef er 5:

1. Stil zijn (niets zeggen)

Dit klinkt misschien gek, en ik hoor je denken: ‘daar word ik als facilitator toch niet voor betaald?’ Klopt, je wordt niet betaald om de hele sessie niets te zeggen. Daar staat tegenover dat je wel bewust stil kunt zijn.

Als een facilitator intervenieert terwijl het niet nodig is, dan verspil je tijd. De groep moet niet gefocust zijn op jou, de groep moet zich focussen op hun doelen, het uitwisselen van informatie en hun onderlinge relaties.

Dat betekent dat een facilitator een discussie ook wel eens moet laten gaan. Als je alleen op die momenten intervenieert dat het écht nodig is, zullen je interventies ook meer waarde hebben.

2. Vragen stellen

Vragen stellen is een hele belangrijkste interventie, misschien wel de allerbelangrijkste. Vragen stellen kun je inzetten voor verschillende doeleinden:

  • Om een discussie op gang te brengen. De facilitator stelt een vraag, deelnemers beantwoorden deze vraag en ze voeren onderling discussie)
  • Om een nieuw agenda-item te introduceren. Het stellen van een vraag is veel effectiever om een nieuw onderwerp te introduceren, dan alleen het onderwerp te benoemen.
  • Om een discussie bij te sturen. Bijvoorbeeld als deelnemers teveel in details terecht komen, kan de facilitator vragen hoe alles zich tot elkaar verhoudt.
  • Om verdieping aan te brengen. Bijvoorbeeld door te vragen of een deelnemer meer over het onderwerp wil vertellen.

Of je een vraag wel of dit stelt, baseer je op wat de groep op dat moment nodig heeft. Er is geen ‘altijd goed’ vraag.

3. Herhalen en samenvatten

Herhalen en samenvatten zijn specifieke voorbeelden van actief luisteren. En het zijn zulke krachtige middelen:

  • Je geeft de deelnemer het gevoel dat hij gehoord en begrepen is. Dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen in de groep en verhoogt de betrokkenheid.
  • Andere deelnemers horen nog een keer wat de specifieke deelnemer zei. Sommige mensen vinden het fijn om herhaling te horen, voordat ze iets goed begrijpen.

Toch moet je als facilitator niet te vaak herhalen en samenvatten. Je wilt niet dat deelnemers het gevoel krijgen dat ze het zelf niet kunnen. Pas het met name toe als je merkt dat een deelnemer het lastig vindt om hoofd- en bijzaken te scheiden of zijn standpunt concreet en kernachtig te vertellen.

4. Observaties teruggeven

Een andere krachtige interventie is om de observaties die jij als facilitator doet, aan de groep terug te geven. Observaties gaan niet alleen over datgene wat gezegd is, maar ook over lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en de tone of voice van de deelnemers.

Jouw observaties zeggen alles over het energieniveau, de betrokkenheid van de deelnemers, de mate waarin deelnemers zich op hun gemak of gefrustreerd voelen etc. Je geeft met het uitspreken van je observaties woorden aan datgene wat normaliter onbesproken blijft.

De observaties die je noemt, kunnen procedureel van aard zijn. Zoals de tijd is bijna verstreken, of deelnemer X heeft bijna niets gezegd. Na het uitspreken hiervan, volgt meestal een actie.

Observaties gaan niet alleen over dat wat is gezegd, maar ook over lichaamstaal of tone of voice. Met het uitspreken van jouw observaties benoem je wat normaliter onbesproken blijft.

Het kan ook zijn dat je observatie ‘dieper’ van aard is. Je observaties gaan dan bijvoorbeeld over de groepsdynamica (ik neem waar dat jullie veel rustiger zijn dan vanochtend) of over het gebrek aan voortgang (jullie maken je zorgen of je voldoende voortgang maakt, kijk eens naar datgene wat jullie al bereikt hebben).

Na een observatie kan een actie volgen. Bijvoorbeeld: deelnemers formuleren een conclusie of deelnemer X wordt om zijn mening gevraagd (dit hoort bij het procedurele voorbeeld). Een andere mogelijkheid is dat je een vraag stelt: herkennen jullie dit, wat zien jullie dat er gebeurt (het tweede voorbeeld).

5. Proceswijziging doorvoeren

Voor de start van iedere bijeenkomst heb je als facilitator een plan gemaakt, een ontwerp van je meeting. Je hebt gekeken naar zaken als doelstelling, wie heb ik aan tafel, de doelstelling, de start van je meeting, werkvormen, afsluiting etc. Merk je tijdens de bijeenkomst dat het proces niet loopt, dan kun jij als facilitator een proceswijziging voorstellen. Je hebt dan twee opties:

  • Je laat de deelnemers beslissen wat ze anders willen doen.
  • Je last een pauze in en komt daarna zelf met een voorstel hoe het anders kan.

Welke optie je kiest is helemaal afhankelijk van waarom het proces niet loopt, en wat de deelnemers wél nodig hebben. Belangrijk is dat jij het signaleert zowel de situatie, als ook het vervolg, bespreekbaar maakt.

Merk je tijdens de bijeenkomst dat een proces niet loopt? Vraag aan deelnemers wat ze anders willen. Laat hen beslissen.

Dit zijn 5 standaard interventies, die je altijd, ongeacht de situatie, de deelnemers of de soort meeting, kunt toepassen.

Gebruik of ken jij nog andere interventies, die je altijd in kunt zetten? Laat dan een reactie achter onder dit blog!

Vragen stellen is één van de interventies die ik benoem. Een vraag stellen klinkt makkelijk, maar dat is het niet altijd. Ik heb een whitepaper geschreven waarin ik je meeneem in de wereld van het stellen van vragen. Ik beschrijf algemene theorie en geef je veel voorbeelden van vragen die je in specifieke situaties kunt stellen.

Immers, in lastige situaties is het altijd fijn om een set vragen in je achterzak te hebben. Je vraagt het whitepaper hier aan.

 

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox