5 tips voor het stellen van goede vragen tijdens het faciliteren

Het belangrijkste instrument van een facilitator ben jijzelf. Eén van de deelnemers aan mijn Faciliteer Event trok deze conclusie. Ik vind dat een geweldige take-away. Als facilitator heb je immers enorm veel gereedschappen om te gebruiken, maar jij bent de belangrijkste. Jouw aanpak, de manier waarop je met een lastige deelnemer omgaat of hoe je inspeelt op onverwachte situaties: jij, de facilitator, bent de belangrijkste factor.

Eén van de gereedschappen die jij als facilitator inzet, is het stellen van vragen. Een tool die je eigenlijk continu gebruikt. Alleen, het stellen van vragen kan best lastig zijn. Zeker omdat je een antwoord wilt dat écht uit de deelnemer komt. En je hebt antwoorden nodig die het proces ondersteunen. Daarom geef ik je een aantal richtlijnen en tips om goede vragen te stellen.

1. Stem je vragen af op de context

DE beste manier om te faciliteren bestaat niet. Er is geen standaard model of aanpak die in alle situaties werkt. Iedere groep is uniek en vraagt om een aangepast en speciaal voor hen op maat gemaakte aanpak. En dit maakt het faciliteren ook zo leuk.

Een groot deel van je vragen bereid je van tevoren voor. Je denkt na over de context: het doel, de achtergrond van de deelnemers, of en hoe ze eerder hebben samengewerkt, de organisatie en wat er na de sessie gaat gebeuren. Ook de persoonlijkheid van de deelnemers, hun motivatie en motieven, werk- en denkniveau, het speelt allemaal een rol!

De vragen die je in de ene groep stelt, kunnen in de andere groep niet aanslaan. Bereid je vragen daarom voor, bedenk deze niet ‘in het moment’. Natuurlijk ontkom je daar niet aan, maar met een goede voorbereiding weet je (bijna) zeker dat je tijdens je sessie ook écht goede vragen stelt.

2. Stel uitnodigende vragen

Deelnemers ervaren een vraag niet altijd als even uitnodigend. Een vraag die eindigt met daar ben je het toch mee eens? zal voor een timide persoon niet makkelijk te beantwoorden zijn. Zeker niet als diegene het er eigenlijk niet mee eens is.

Ik geef je een aantal tips om uitnodigende vragen te creëren:

a) Weet zeker dat je vraag relevant (past bij de doelstelling van de meeting), challenging (stimuleert mensen tot nadenken) en open en transparant is (geen mening in verstopt).

b) Kies je woorden zorgvuldig. Gebruik woorden die alle deelnemers begrijpen en kunnen plaatsen. Voorkom dat je specifieke technische termen en afkortingen gebruikt.

c) Houd je vragen simpel. Dat betekent niet dat het eenvoudige vragen moeten zijn, deelnemers mogen er best even over nadenken. Met simpel bedoel ik korte en duidelijke vragen, met een duidelijke focus.

d) Niet alle vragen hoeven direct beantwoord te worden. Soms hebben deelnemers even tijd nodig om over de vraag na te denken. Bijvoorbeeld over een reflectievraag. Stel zo’n vraag voor een pauze, en kom er daarna op terug.

e) Let ook altijd op de lichaamstaal van deelnemers als je een vraag stelt. Signaleer je iets, zoals terughoudendheid of een bepaalde uitdrukking op iemands gezicht, speel daar dan gelijk op in.

f) Faciliteren is niet trainen of testen. Geef duidelijk in je sessie aan dat je niet op zoek bent naar ‘goede’ of ‘verkeerde’ antwoorden. Die zijn er niet. Als je merkt dat een deelnemer aarzelt om een antwoord te geven, zeg dan: ik wil alleen weten wat je denkt, wat je mening is. Het is geen test, het is een discussie.

3. Wees je bewust van (onbewuste) aannames

Vaak zijn er (onbedoeld en onbewust) aannames in vragen verwerkt. De vraag hoe kunnen we de omzet voor de komende 6 maanden verbeteren? heeft al twee aannames in zich:

a) We kunnen dit doen, we hebben de mogelijkheid en het commitment.

b) Dat er iets kan veranderen of verbeteren in een periode van 6 maanden.

Als de aannames totaal niet kloppen, loop je het risico dat er eerst een uitgebreide discussie ontstaat. En je dus niet met de vraag aan het werk gaat. Zonde van je tijd!

Een ander voorbeeld: Hebben jullie de vraag of de taak begrepen? Wie begrijpt dit niet? Zie je dat je hier impliciet de aanname doet dat het aan de groep ligt als ze iets niet begrijpen?

Maar het is de verantwoordelijkheid van de facilitator om opdrachten en de vraag helder uit te leggen. Een alternatief hiervoor is: heb ik de opdracht voldoende en duidelijke genoeg uitgelegd?

4. Wees je bewust van eventuele gevoeligheden

Soms kan een vraag iets of iemand raken in de groep, of een bepaalde gevoeligheid bevatten. Dit kun je voorkomen door:

a) Je bewust te zijn van je lichaamstaal als je iets vraagt. Maak je oogcontact, wat is je tone of voice? Met een open houding komt een vraag al heel anders over dan wanneer je ‘m stelt met je armen over elkaar.

b) De vraag te introduceren voordat je ‘m stelt. Vertel over een situatie uit die iedereen weleens heeft meegemaakt. En vraag dan naar ervaringen in die situatie.

c) Toestemming te vragen om een gevoelige vraag te stellen. Dat klinkt misschien raar, maar dit is ook een vorm van inleiding!

d) Je eigen kwetsbaarheid in de vraag te verwerken. Bijvoorbeeld: één van de dingen die ik zelf geleerd heb, is…. Humor gebruiken. Soms helpt het om de spanning van ene vraag weg te halen, als je de vraag met een bepaalde vorm van humor introduceert.

Ik geef een voorbeeld als toelichting. Vervang ben je het er wel of niet mee eens? door hoe is dat voor jou? Is dit een goede aanpak? Zou je deze aanpak zelf ook gebruiken?.

Dat klinkt gelijk anders en komt anders over. Met deze manier van vragen stellen voorkom je dat de deelnemer een ja/nee antwoord moet geven. Met de tweede aanpak kun je uitvogelen wat zijn mening is. (Opmerking: en soms wil je een ja/nee antwoord, dus dat kan ook voorkomen!)

5. Wees voorzichtig met het gebruiken van ‘waarom’

Het toepassen van ‘waarom’ kan heel effectief zijn. Het is een open vraag, maar het kan ook voelen alsof je iemand tot verantwoording roept.

Dit voorkom je door de vraag niet te beginnen met ‘waarom’, maar dit te vervangen door ‘wie, wat of hoe’. Zo creëer je ruimte om een uitleg te vragen (hoe is dat gebeurt, wat denk jij daarvan). Dus niet: waarom heb je dit niet op deze manier gedaan? Wel: wat heeft je ertoe laten besluiten om een andere aanpak te kiezen?

Mijn tip: vermijd het ‘waarom’ zeker als de emoties in de groep hoog oplopen. Als je dat doet, voelen deelnemers zich aangesproken of ervaren ze dat zij de schuld krijgen. Met een verdedigende reactie of antwoord als gevolg.

Veel succes met het stellen van vragen in je volgende sessie! Als jij nog tips hebt om goede vragen te stellen, zet ze dan rustig in de comments onder dit artikel of stuur me een pb. Ik vind het altijd leuk om zelf ook te leren van andere facilitators.

Wil je meer hands-on tools en technieken die je de volgende dag kunt gebruiken bij het voorbereiden en begeleiden van je meeting? Kom dan op donderdag 31 januari 2019 naar het Faciliteer Event dat ik organiseer. Tijdens deze dag krijg je niet alleen praktische handreikingen, je leert ook hoe je een goed procesontwerp maakt. En dit is meer dan alleen wat losse werkvormen achter elkaar plaatsen! Meer informatie over het Event vind je hier.

 

Leave a Reply 0 comments