Tot zo’n twee jaar geleden werkten we met name fysiek met elkaar samen. De afgelopen periode vooral digitaal. En dat terwijl we eigenlijk niet geleerd hebben hoe we dat moe(s)ten doen. We hebben al veel geleerd. Maar nu we meer en meer hybride gaan werken wordt digitale communicatie steeds belangrijker.
Kijk maar naar een hybride meeting: je hebt twee groepen in je meeting. Hoe geef je ze allebei aandacht, en hoe ga je die groepen met elkaar verbinden? En als je een hybride team aanstuurt: hoe zorg je ervoor dat jouw boodschap eenduidig bij iedereen aankomt, en hoe voorkom je dat mensen op kantoor meer weten dan iemand die thuis werkt? En dat wat jij wilt delen, door al je teamleden op dezelfde manier wordt geïnterpreteerd?
Kortom, je moet (nog) veel meer na gaan denken over je communicatie.
En dan is belangrijk om te onthouden: bij digitale communicatie is het HOE we iets zeggen, HOE we met een bericht omgaan en de manier WAAROP we iets zeggen, bijna belangrijker dan WAT we zeggen. Wat je doet, heeft invloed op hoe de ander de boodschap ontvangt.
Een paar voorbeelden uit mijn eigen praktijk:
Een opdrachtgever stuurt de ene keer een app, en de andere keer een email. Ze werkt drie dagen en leest alleen op die dagen haar mail. Als ze op de andere dagen iets bedenkt wat ze met mij wil communiceren, gebruikt ze Whats App. Wat voor mij best lastig is, omdat de communicatie met haar nu op verschillende plekken vastligt.
Een ander voorbeeld is hoe je met een email omgaat. Stel, je ontvangt ’s avonds een email en je denkt: ja, die beantwoord ik morgen wel. Dat vergeet je. En na 4 dagen ontdek je dat de mail nog niet beantwoord is. Welk signaal geef je af aan de zender? Misschien denkt deze wel dat het niet belangrijk genoeg voor je is. Maar wilde je dit ook echt zo zeggen?
De keuze van je kanaal heeft echt invloed op hoe de ander jouw bericht ontvangt.
En wist je dat in (slechts) ongeveer 55% van de gevallen, de ontvanger de juiste emotionele toon in een mail echt goed begrijpt? Bijvoorbeeld: als je een zin een sarcastische of ernstige ondertoon meegeeft, wordt dit maar in 55% van de gevallen als sarcastisch of ernstig opgevat. Als je hetzelfde bericht via een audiobericht verstuurd, wordt de emotionele ondertoon voor 70 à 75% door de ontvangers goed geïnterpreteerd. Een heel verschil dus!
Bij digitale communicatie is het HOE we iets zeggen, HOE we met een bericht omgaan en de manier WAAROP we iets zeggen, bijna belangrijker dan WAT we zeggen. Wat je doet, heeft invloed op hoe de ander de boodschap ontvangt.
Hoe kun je ervoor zorgen dat je op een fijne manier digitaal met je omgeving communiceert? Zodat je gesprekspartner(s) en jij elkaar goed begrijpen?
Ik geef je, aan de hand van persoonlijke voorbeelden, een aantal tips hoe je jouw digitale communicatie kunt communiceren.
# 1 Eerst connectie, daarna de zakelijke details
Ik kan het me nog goed herinneren. Het was vrijdagochtend, 08.00u. Normaal spreek ik nooit zo vroeg met een klant af. Helemaal niet op vrijdag. Maar dit kon niet anders. Ik zag er niet al te florissant uit, zo aan het einde van de week.
We openden de online meeting. Het eerste wat de klant aan me vroeg was: hoe zit jij erbij op deze vrijdagochtend? Ik stamelde nog: wil je een eerlijk of een professioneel antwoord? Hij wilde natuurlijk het eerste. Het gevolg? De rest van het gesprek verliep enorm fijn en open, en ik heb mooie dingen bij deze klant mogen doen.
Zorg dat je echt connectie maakt, voordat je zakelijke onderwerpen gaat bespreken. Stel een vraag die verder gaat dan ‘hoe gaat het’. Want met die vraag is het antwoord 9 van de 10 ‘goed’. En daar heb je niet zoveel aan als je op zoek bent naar connectie.
#2 Toon empathie en laat je kwetsbaarheid zien
Echt goed luisteren: we hebben het niet goed geleerd. Vaak weten mensen al wat ze willen zeggen, voordat de ander is uitgepraat. Ze geven bijvoorbeeld een advies (je zou dit kunnen doen), of een herkenning (ja, dat heb ik ook gehad). Op het moment dat je echt goed luistert naar de ander, misschien doorvraagt (hoe is dat voor jou), zal je zien dat het gesprek veel waardevoller wordt.
Datzelfde geldt ook voor jezelf kwetsbaar opstellen. Als er iets is wat ik de afgelopen 2 jaar geleerd heb, is dat ik niet meer bang ben dat het technisch misgaat. Of dat ik niet weet hoe het zit en daardoor in de stress raak. Het is ok om het niet te weten, het is ok om fouten te maken. Dat doen we allemaal en daar leren we van. Dus dat geef ik ook gewoon aan in de groep. Of, als er iets misgaat dan probeer ik het niet te maskeren of goed te praten. Liever vraag ik hulp, misschien heeft iemand in de groep een oplossing?
#3 Wees je je bewust van je aannames
Aannames, we doen ze allemaal. En online zijn we nog sneller geneigd om aannames te doen. En dat zijn niet altijd de goede. Ik herinner me een deelnemer die tijdens een online sessie steeds de andere kant op zat te staren. Ik werd er onzeker van: was mijn verhaal niet interessant genoeg? Tot ik hem vroeg waarom hij veel om zich heen keek. Wat bleek, hij werkte op de 2e verdieping waar hij uitzicht had op het groen. Hij gaf aan dat zijn manier om datgene wat gezegd wordt te verwerken, was door naar buiten te kijken. Hij was zich niet bewust, dat hij daarmee een ‘ongeïnteresseerd’ signaal afgaf.
Toen we dit eenmaal naar elkaar uitgesproken hadden, voel ik me een stuk zekerder. En hij had alle ruimte om de nieuwe kennis te verwerken!
Het was een enorm leerpunt voor mij. Je hoofd zit vol met aannames. En ze kunnen je enorm in de weg zitten. Door je aannames te checken maak je het jezelf veel makkelijker!
#4 Geef je behoeftes aan
Omdat we elkaar niet dagelijks zien, weten we ook niet altijd wat er bij de ander speelt. Je kunt er natuurlijk naar vragen als je elkaar online spreekt. Maar als je naar jezelf kijkt, geef jij voldoende duidelijk aan wat je wilt? Wat je behoeftes zijn, hoe jij het beste functioneert? En hoe je het liefste werkt? Hoe de ander jou het beste kan helpen? Wat er nodig is om je te motiveren, hoe de ander hierop kan inspelen?
Als je zo’n ‘Manual of Me’ uitwerkt voor jezelf, maak je ook een hoop helder en inzichtelijk voor de ander. Want die weet hoe hij of zij het beste met jou samen kan werken. Wat weer helpt bij het verbeteren van jullie onderlinge samenwerking!
#5 Schrijf duidelijke e-mails
We kennen het allemaal: een mailbox vol e-mails, waarvan het niet altijd duidelijk is waarom jij ze ook krijgt. De mails zelf zijn ook niet altijd duidelijk. Er is nog veel werk aan de winkel als het om het sturen duidelijke e-mails gaat. Een paar tips:
- Maak een pakkende onderwerpregel.
- Zet datgene wat je nodig hebt, wilt weten of waar je een antwoord op wilt, in de eerste regel van de mail.
- Schrijf een regel, sla een witregel over, schrijf een regel. Dat lukt misschien niet altijd, maar hou je alinea’s kort.
- En oh ja, vergeet al die cc’s en bcc’s!
Ennuh, check ook nog even of een mail het goede kanaal is als er emotie bij komt kijken. Is een video of audiobericht misschien effectiever?
#6 Deel je kennis
Halen en brengen. Juist in tijden van hybride werken heb je, ongeacht je rol, een haal- en een brengplicht. Als team heb je samen iets te doen. Je komt samen om kennis uit te wisselen, en elkaar te versterken.
Dat betekent dat je kennis komt halen, en ook komt brengen. En misschien is het voor jou niet altijd duidelijk wat de ander van jou nodig heeft.
Oftewel: maak altijd bij de start van een samenwerking duidelijk wie wat bijdraagt en nodig heeft om de samenwerking een succes te maken. Start je samenwerking altijd met een gesprek: ‘wat kom ik halen: wat heb ik nodig om mijn werk in deze samenwerking tot een succes te maken’ en ‘wat kom ik brengen om deze samenwerking tot een succes te maken’?
Ook voordat je een meeting instapt denk je na: wat wil ik met deze vergadering bereiken? Wat wil ik halen en wat kom ik brengen: En misschien heb je helemaal geen, of een minimale rol? Kun je die meeting ook weer uit je agenda halen.
Welke tip kun jij nog aan deze lijst toevoegen, om nog beter te communiceren? Ik lees ze graag!
PS Iedere 3e vrijdag van de maand organiseer ik een gratis inspiratiesessie Winnende Tactieken voor je Online Meeting. Verwacht geen training, wel een sessie waarbij je in gesprek gaat met gelijkgestemden. Een sessie met heel veel interactie waarbij jij leert van de inzichten en ervaringen van anderen. En zij van jou.
In april staat het onderwerp Hybride Meetings centraal. We onderzoeken onder andere wat je tijdens een hybride meeting anders doet om de remote en de fysieke deelnemers samen te brengen. Lees meer…
