Voor mij als facilitator is consensus het proces van samen nadenken, informatie uitwisselen, iedereen aan het woord laten en naar elkaar luisteren. Misschien is dit nog wel belangrijker dan het uiteindelijke eindproduct (lees: het daadwerkelijke besluit).

Wat er vaak in de praktijk gebeurt, is dat het streven naar consensus vaak tot vaak eindeloze discussies leidt. Meestal vinden deze discussies aan het einde van een meeting plaats. Iets wat jij als facilitator wilt voorkomen.

Consensus zie ik als het proces van samen nadenken, informatie uitwisselen, iedereen aan het woord laten en naar elkaar luisteren.

In deze blog beschrijf ik voor 6 onderwerpen verschillende werkvormen die je kunt gebruiken om het proces van samenwerken en onderling uitwisselen te stimuleren. Allemaal gericht op het bereiken van consensus in de groep. Je werkt hier dus gedurende de gehele meeting of workshop naar toe, je besteedt niet pas aan het einde van de meeting aandacht aan het bereiken van consensus!

1) Maak de context en de inhoud inzichtelijk. Waar hebben we het eigenlijk over?

Laat deelnemers in het begin van de meeting een zogenaamde ‘historical en future scan’ maken. Deelnemers maken inzichtelijk wat er in het verleden is gebeurt, wat er nu speelt en wat er in de toekomst wordt verwacht. Eventueel kan je dit ook nog uitbreiden met het invalshoek: ‘buiten en binnen de organisatie’.

Het maken van een historical en future scan helpt de deelnemers, bij het plaatsen van het vraagstuk in het juiste perspectief. Zo beseft iedereen welk onderwerp er tijdens de meeting centraal zal staan.

Hoe faciliteer je een historical scan? Plak 3 flip-overvellen naast elkaar op de muur en geef iedere flip-over een titel: ‘verleden’, ‘heden’ en ‘toekomst’. Verdeel iedere flip-over in 3 rijen en geef iedere rij een naam: ‘trends’, ‘organisatie’ en ‘team’.

Laat deelnemers eerst individueel nadenken over gebeurtenissen en laat ze daarna hun ideeën opschrijven. Op het linkervel (‘verleden’) schrijven ze wat er 5 jaar geleden op deze 3 niveaus gebeurde, in het middelste vel (‘heden’) schrijven ze de huidige stand van zaken op, en op het rechtervel (‘toekomst’) kijken ze 5 jaar vooruit.

Neem voor het terug- en vooruit kijken een aantal jaar, waar men zich iets bij voor kan stellen. Vaak kunnen mensen net zover vooruit kijken, als ze terug kunnen kijken.

Verdeel de groep vervolgens in 3 subgroepen, iedere subgroep bespreekt één van de flip-overvellen en maakt daar een samenvatting van (bijv. in de vorm van een visual, een aantal quotes etc). Iedere subgroep presenteert het eindresultaat aan andere twee subgroepen.

Als facilitator is het jouw taak om vragen te stellen aan de deelnemers, met het doel verdieping aan te brengen. Je kunt bijvoorbeeld vragen naar het proces: wat gebeurde er in de subgroep en welke discussies zijn er gevoerd? Welke inzichten leverde dit op en wat kwam er bij je op toen je alle samenvattingen hoorde?

Of je kunt inhoudelijke vragen stellen, zoals: wat gebeurde er buiten de organisatie, welke invloed heeft gehad op de organisatie en/of het team? Hoe heb je dit ervaren? Welke impact heeft dit gehad en hoe heeft de organisatie en/of het team hierop gereageerd?

Breng in deze werkvorm verdieping aan. Als facilitator is het jouw taak om vragen te stellen, bijv. over het proces of de inhoud.

2) Zorg ervoor dat iedereen aan het gesprek deelneemt en naar elkaar luistert.

De nadruk bij deze omschrijving ligt op het woord ‘iedereen’. Hoe zorg je ervoor dat iedere deelnemer een bijdrage levert? Dat er naar iedereen geluisterd wordt en er ook iets met de meningen gedaan wordt?

Als eerste, formuleer gezamenlijk de centrale vraag die tijdens de meeting beantwoord moet worden. Laat iedere deelnemer een vraag formuleren en verzamel de vragen op een flip-over. Zoek gezamenlijk naar overeenkomsten en formuleer op basis daarvan gezamenlijk een centrale vraagstelling.

Om volledige participatie te krijgen, kun je verschillende werkvormen inzetten. Je kunt variëren met individuele en subgroepen, en je kunt deelnemers vragen verschillende vormen van output aan te leveren (een mindmap, een quote, een uiting van een marktkoopman).

Daarnaast heb jijzelf als facilitator een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat iedereen aan het gesprek deelneemt. Door bijvoorbeeld van tevoren goed na te denken over de issues die je tegen kunt komen, en de vragen die je hierbij gaat stellen.

Vraag deelnemers wat ervoor nodig is om het doel te realiseren. Vraag bijvoorbeeld naar de perspectieven van andere deelnemers, als iemand een voorstel aandraagt. Bijvoorbeeld: wat komt er bij je op als je dit hoort, welke opties zijn er nog meer, wie heeft nog meer ideeën hoe we dit voor elkaar krijgen?

Als facilitator heb jij een belangrijke rol om ervoor te zorgen dat iedereen aan het gesprek deelneemt.

Als laatste, om te voorkomen dat een of twee deelnemers veelvuldig het woord nemen, kun je een carrousel werkvorm toepassen.

Schrijf 5 of 6 mogelijke oplossingen op grote vellen, deze leg je verspreid door de ruimte op de grond. Deelnemers verdelen zich in subgroepen (in dit geval 5 of 6), iedere subgroep loopt naar een specifieke oplossing en brainstormt 3 – 5 minuten over het onderwerp (subgroepen schrijven hun ideeën ook op). Vervolgens draait men door, totdat de subgroepen bij alle onderwerpen zijn geweest.

Als de subgroepen weer bij hun eerste onderwerp terugkomen, formuleren ze (op basis van alle input) een top 3 en presenteren ze dit plenair.

Om inzichtelijk te maken wie welke input heeft gegeven, kan je eventueel iedere subgroep een eigen kleur stift geven waarmee ze hun input opschrijven. Zo is altijd te achterhalen wie wat heeft opgeschreven.

3) Houd de focus vast, voorkom dat de discussie alle kanten opgaat.

Focus vasthouden betekent dat je voorkomt dat deelnemers afwijken van de agenda en de oorspronkelijke doelstelling van de meeting. Dit voorkom je enerzijds door regelmatig te benoemen wat er al gedaan is (met welk resultaat), hoe dit bijdraagt aan de centrale vraagstelling, en wat de groep nu (het komende half uur of uur) gaat doen.

Anderzijds is het van belang dat je als facilitator de meeting goed voorbereidt. Formuleer duidelijk wat de doelstelling is van de meeting (wat wil je dat de deelnemers realiseren, welke ervaring wil je de deelnemers meegeven). Denk na over het ontwerp van je sessie, wat gaan deelnemers doen, waarover moeten ze nadenken om het beoogde resultaat te kunnen maken?

Maak ook inzichtelijk hoeveel tijd de deelnemers met ieder onderwerp bezig zullen zijn. Teken bijvoorbeeld een cirkel op vel papier. De hele cirkel staat voor de totale duur van de meeting. Als een bepaald onderdeel is afgesloten, kleur je een deel van de cirkel in (de afmeting van de ingekleurde punt komt overeen met bestede tijd).

Zo heeft iedereen inzicht in wat er al gedaan is, hoeveel er nog gedaan moet worden (en hoeveel tijd er nog beschikbaar is).

Formuleer duidelijk wat het doel is van jullie meeting, en welke onderwerpen aan bod komen. Maak ook inzichtelijk hoeveel tijd jullie aan ieder onderdeel besteden.

4) Heb oog voor zowel de details van de oplossing, als ook voor persoonlijke belangen.

Het belangrijkste hierbij is dat de facilitator de deelnemers de tijd geeft om hun persoonlijke belangen (of mening) goed te verwoorden. Bijvoorbeeld door ze een statement te laten formuleren. Je kunt een model gebruiken als: ‘als we gezamenlijk ……., dan voel ik me …… omdat……’.

Laat deelnemers de uitkomsten hiervan in tweetallen delen. Het uitspreken van een eigen gevoel of persoonlijk belang kan een gevoel van opluchting geven, waardoor de deelnemer zijn aandacht beter bij de meeting kan houden.

Wat ook helpt, is als jij als facilitator de namen van de deelnemers noemt als je een reactie geeft. Bijvoorbeeld (als Tom iets heeft gezegd): Tom, wil je ons hier meer over vertellen? Of (nadat Jan een reactie heeft gegeven): datgene wat Jan vertelt, is een ander perspectief op de voorgestelde oplossing. Wie heeft er nog een ander perspectief?

Hiermee laat je zien dat je oog hebt voor de specifieke mening van Tom of Jan. Maar je vraagt de groep ook om naar dit perspectief te luisteren, of om een reactie te geven.

Tip: noem de namen van de deelnemers als je een reactie geeft. Je laat zien dat je oog hebt voor individuele meningen.

5) Werk stapsgewijs toe naar de eindoplossing. Neem het team mee in de stappen die jij wilt zetten.

Van tevoren bereid jij als facilitator de meeting goed voor. Je maakt een ontwerp, en iedere werkvorm of activiteit uit het programma, heeft een doel. Als het goed is, zit er ook een volgordelijkheid in je programma. De resultaten van activiteit A, dragen bij aan activiteiten B (of C) etc.

Voor deelnemers is die volgordelijkheid niet altijd inzichtelijk. Soms doorzien ze ook niet, waarom ze iets doen, en hoe dit bijdraagt aan het eindresultaat.

Maak dit daarom ook inzichtelijk, bijvoorbeeld door de flow op een flip-overvel te tekenen. Ik ben zelf van mening dat je je agenda niet tot in detail hoeft te vertellen. Wel vinden deelnemers het fijn, om flow op hoofdlijnen in beeld te hebben. Zodat ze weten wat er gaat gebeuren en hoe het verloop van de dag eruit ziet.

Geef je deelnemers ook inzicht in de volgordelijkheid van je werkvormen, zo weten ze waarom ze iets doen en wat het bijdraagt.

6) Sluit af met een reflectie voor zowel het proces, de inhoud en het teamwork.

  • Het is altijd waardevol om een meeting af te sluiten met een reflectie, hoe het consensus-proces verlopen is. Wat hebben we geleerd, wat ging goed en wat moeten we een volgende keer aanpassen? Kies één van de volgende vragen of werkvormen om evalueren spannend en effectief te maken
  • Stel een concrete vraag, bijvoorbeeld: Wat is je belangrijkste inzicht van vandaag? Hoe waardevol is dit overleg voor jou op de schaal 1-10? Heb je vandaag bereikt wat je wilde bereiken? Welk onderdeel van het overleg levert jou het meest op? Leg een papieren tafelkleed neer waarop geschreven kan worden. Vraag de deelnemers te reageren op de evaluatievraag of –vragen.
  • Breng de overdonderende successen en dramatische fiasco’s in kaart. Op het moment dat ze dit zo benoemt, gaan mensen op een andere manier nadenken. Selecteer wat je vast wilt houden en onthoud de tips voor de volgende keer.
  • Vraag de deelnemers de vergadering de evaluatie in te vullen aan de hand van vier- tot zes, vooraf ‘ad random’ gekozen letters van het alfabet. Vraag ze bijvoorbeeld naar de belangrijkste hobbels of welke activiteiten goed hebben uitgepakt.
  • Laat de groep zelf benoemen wat ze bereikt hebben en wat hun hierbij geholpen heeft. Je kunt ze ook vragen, hoe ze dit aan de buitenwereld (bijv. aan de stakeholders of aan andere teams) gaan vertellen (met welke woorden, middelen en via welke kanalen).

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox