De afsluiting van een meeting, vaak is het een ondergeschoven kindje. Terwijl het een belangrijke activiteit is. Immers, als facilitator wil je dat deelnemers met de gemaakte afspraken aan de slag gaan en dat ze de besluiten daadwerkelijk gaan uitvoeren.

Hoe sluit je nu een bijeenkomst goed af? Ik geef je 7 tips:

Reserveer tijd voor de afsluiting

Met name als je uit de tijd loopt, schiet de afsluiting er al gauw bij in. Probeer dit te voorkomen! Een afgeraffelde afsluiting is vergelijkbaar met een slok water met zout aan het einde van je diner. Die vieze nasmaak blijf je proeven, hoe lekker het eten ook was!

Maak de cirkel rond

Kijk terug en vat samen. Ga terug naar de doelen van de workshop, waarom zijn de deelnemers bij elkaar gekomen? Welke agendapunten zijn gecoverd en welke niet? Wat hebben de deelnemers gedaan en wat is het resultaat? Bespreek ook de persoonlijke doelstellingen, zijn deze voldoende aan de orde gekomen?

Houd het positief, geef een positieve terugblik van de bijeenkomst

Kijk altijd naar datgene wat WEL bereikt is, of wat de meeting opgeleverd geeft. Ieder inzicht wat is ontstaan (ook al was dit misschien niet het beoogde resultaat van de meeting) kan heel waardevol zijn voor het proces dat de deelnemers doorlopen.

Vat samen met één woord

Laat de deelnemers de resultaten met één woord samenvatten. Laat ze bijvoorbeeld één van de volgende zinnen aanvullen:

  • het meest effectieve deel van de dag was….
  • ik kan ondersteuning leveren bij…..

Let op, dit is niet bedoeld als een conversatie, deelnemers geven in 30 seconden hun terugkoppeling.

Bespreek het parkeervel

Kunnen de onderwerpen die je tijdens de meeting hebt geparkeerd binnen de resterende tijd besproken worden? Zijn de juiste mensen aanwezig om deze onderwerpen te bespreken? Is het antwoord ‘nee’, wie geeft dan opvolging aan deze punten (en hoe?).

Bespreek de vervolgstappen

Wie doet wat en wanneer? Wat gebeurt er met de resultaten? Dit laatste (wat gebeurt er met de resultaten) is ook iets wat een facilitator bij de start van de bijeenkomst bespreekt. Als deelnemers weten hoe het vervolgtraject eruit ziet, vergroot dit hun motivatie!

Er zijn twee dingen die je in deze situatie als facilitator moet voorkomen:

  • afspreken dat jij deze punten met de opdrachtgever bespreekt. Als externe facilitator ben jij straks niet meer bij de organisatie betrokken, de deelnemers wel. Zij kunnen het beste opvolging geven aan actiepunten.
  • De onderwerpen van het parkeervel ‘vergeten’. Hiermee geef je het signaal af ‘dat het niet belangrijk was’. En daarmee doe je de deelnemer tekort die dit punt ter sprake bracht.

Vraag om feedback en evalueer

Hoe is de bijeenkomst verlopen? Hoe kijkt men terug (evaluatie). Hier leren niet alleen de deelnemers van, ook jij als facilitator steekt hier veel van op dat je kunt gebruiken voor een volgende sessie.

Dit zijn mijn beste tips. Heb jij aanvullingen? Zet ze onder dit blog of stuur me een PB. Ook ik steek graag iets van anderen op.

Ben jij een facilitator, consultant of procesbegeleider die zijn faciliteerskills wil vergroten?

In de tweedaagse Faciliteer Training Stap in de Ring leer je hoe je deelnemers motiveert om aan een oplossing te werken. Maar ook wat je kunt doen tijdens je voorbereiding, hoe je kunt variëren met de werkvormen die je aanbiedt en de vragen die je stelt. Zodat je meer interactie en betrokkenheid bij je deelnemers creëert.

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox