Wanneer gaan we weer terug naar 'normaal'? Een vraag die leeft. We willen weer samen zijn, samenwerken. Voor mij ligt de essentie in het woord 'terug', ik zie geen terugkeer naar pre-COVID-19. Er is wel een 'vooruit', naar een nieuwe toekomst die we opnieuw moeten gaan ontwerpen.
De vraag is niet of we of thuis blijven werken, de vraag is wanneer we wel en niet gaan thuiswerken. Het samenwerken in een groep wordt hybride. En moeten we nadenken over vragen als: wanneer is het zinvol om naar kantoor te komen? Krijgt het kantoor de functie van 'sociale ontmoetingsplek'? En als je dan thuis werkt: hoe werk je online samen? Hoe voorkom je dat je 10 online meetings op een dag hebt.
Conceptueel bekeken is het antwoord eenvoudig. Thuiswerken doe je als je taken hebt die je zelfstandig en alleen uit kunt voeren. Of als je niet direct een reactie van een ander nodig hebt. Online of offline samenkomen doe je als je wilt discussiëren of als je elkaars mening wilt horen.
Om een hybride samenwerking goed te organiseren, zijn goede afspraken met je team nodig. Denk aan:
#1 Laat het wel of niet naar kantoor komen niet over aan de voorkeuren van de medewerkers. Maak afspraken over welke activiteiten op kantoor plaatsvinden, en welke vanuit huis worden gedaan.
#2 Maak voor alle medewerkers inzichtelijk wat er op kantoor gebeurt. Voorkom het FOMO-effect (fear of missing out): laat iedereen meegenieten middels een dagelijkse vlog of rondgang in het gebouw.
#3. Geef structuur aan de online samenwerking. Wees heel duidelijk over verantwoordelijkheden, verwachtingen en taken. Dat was offline ook al belangrijk, online is dit nog veel belangrijker. Je loopt namelijk niet ‘even’ langs, om te vragen hoe het gaat en of iemand de opdracht begrijpt. En ook: stel deadlines. Wie doet wat en wanneer moet het klaar zijn, in welke vorm?
#4. Voorkom dat je 10 online meetings op een dag hebt. Doe niet iets synchroon, wat je ook asynchroon kunt doen. Bespreek in het team wat je wel en niet tijdens een online meeting doet. Benoem wat je buiten de online meeting kunt voorbereiden en hoe je dit doet. Als voorbeeld: laat medewerkers op een online platform (zoals?) hun vragen aan elkaar stellen, elkaar helpen en van elkaar leren. Dit scheelt een hoop gedoe tijdens de online meetings.
#5. Denk na over verschillende communicatievormen. Stel je je vraag in een e-mail, of kun je er ook een audio- of videobericht van maken? Het voordeel van video is dat het meer lijkt alsof je ‘live’ aanwezig bent (men ziet bijvoorbeeld ook je gezichtsuitdrukking), alleen je kunt niet direct reageren op de respons.
#6. Richt een online platform in, waar communicatie tussen medewerkers (of per team) plaatsvindt. Lanceer niet zomaar een platform, bespreek eerst waarvoor en hoe je het gaat gebruiken. Wat communiceer je waar, wat communiceer je via welk kanaal of platform?
#7. Zorg ervoor dat de informatie goed vindbaar is. Wat vindt iemand waar? Als je bepaalde informatie niet kunt vinden, ben je minder snel geneigd om samen te werken of je best te doen.
#8. Zorg voor goede schrijfskills. Als een vraag of situatie vanaf het begin kort, krachtig en helder wordt opgeschreven en gedeeld, scheelt dit enorm veel ruis later in het proces.
#9. Laat deelnemers of teamleden buddy’s vormen. Gedurende een afgebakende periode werken twee of meer teamleden nauwer samen, zodat ze elkaar verantwoordelijk kunnen houden en elkaar kunnen helpen. Wissel deze buddy’s regelmatig, zodat iedereen de kans krijgt om met alle anderen in de groep nauwer samen te werken.
Waar moeten we volgens jou nog meer afspraken over maken, met het doel onze toekomstige werkplek en remote cultuur goed in te richten?
Credits visual: Jessamijn Alberts.
