Mijn motto is altijd: vooruitkijken is de sleutel tot succes. Dat geldt voor zowel de voorbereiding als voor het maken van een ontwerp voor je meeting. Als je je goed voorbereidt en een uitgedacht ontwerp maakt, heb je hier tijdens je meeting profijt van.

Soms gaat dit niet op. Het kan gebeuren dat jij en je deelnemers tijdens een meeting de weg kwijtraken. Omdat er bijvoorbeeld een bepaalde emotie omhoog komt, of de deelnemers begrijpen gewoonweg niet wat je bedoelt. Of, ook een optie, jij weet niet meer de goede woorden te vinden om iets uit te leggen.

Op zo’n moment raak je de weg kwijt (en de deelnemers ook). Het liefst wil jij op zo’n moment in een groot gat in de grond verdwijnen. Hoe fijn is het, als je op zo’n moment een aantal ‘opties’ achter de hand hebt, die je altijd in kunt zetten?

Ik deel 9 tips met je, wat je wel kunt doen als je niet meer weet wat je moet doen:

1. Maak de doelstelling opnieuw helder

Aan het begin van de meeting heb je, samen met het team, de doelstelling en het beoogde resultaat vastgelegd. Heeft iedereen deze doelstelling tijdens de meeting op zijn netvlies? Hangt de doelstelling bijvoorbeeld duidelijk uitgeschreven aan de muur?

Soms helpt het om de doelstelling nog een keer te herhalen en opnieuw hardop voor te lezen, zodat deelnemers weer weten waarvoor ze aan de lat staan.

2. Raak niet in paniek

Blijf rustig en haal adem. Onthoud dat je intentie is om nieuwsgierig te blijven. Bedenk dat dit niet om jou als persoon gaat. Richt je aandacht op de deelnemers en op het doel van de meeting en niet op de stemmetjes in je hoofd.

3. Benoem de resultaten

Kijk naar datgene wat de groep al WEL heeft gedaan. Vat de reeds behaalde resultaten  samen. Of, nog beter, laat iemand uit de groep dat doen. Met het benoemen van de resultaten refereer je aan de voortgang die reeds is gemaakt, en geef je je brein een positieve impuls.

4. Achterhaal het probleem

Vraag de groep wat er gebeurt. Ga na waarom de deelnemers ‘stuck’ raken. Is het een proces issue? Is het een groepsdynamiek probleem? Ligt het aan het energie niveau? Of aan de complexiteit van het vraagstuk dat voorligt? Je volgende activiteit is afgestemd op datgene wat je, samen met de groep, geanalyseerd hebt.

5. Ben je een heldere facilitator?

Voelen de deelnemers zich gehoord? Gebruik je de taal van de deelnemers, herkennen zij zich in jouw woorden? Zijn de werkvormen die je aandraagt, voldoende relevant voor de deelnemers?

6. Benoem het beest bij naam

Benoem wat je ziet gebeuren en geef de mogelijkheden aan. Als je benoemt wat er gebeurt, maak je expliciet waar de deelnemers mee worstelen. Ook help je de deelnemers door te benoemen wat er gebeurt. Zo kunnen zij beter hun gedachten structureren.

7. Maak de vervolgstap een gedeelde verantwoordelijkheid

Vraag je groep wat ze nu willen doen. Je kunt een aantal voorstellen doen en de groep uit een aantal scenario’s laten kiezen. Ook kan je de deelnemers uitnodigen om een aantal opties voor een vervolg aan te dragen.

8. Zet een algemene werkvorm in

Een algemene werkvorm is een werkvorm die niet direct een nieuw resultaat oplevert, maar de deelnemers laat nadenken over waar ze nu staan wat de volgende stap wordt. Het doel van deze ‘neutrale’ werkvorm is dat deelnemers hun focus verleggen van denken naar doen. Voorbeelden van een algemene werkvorm zijn: laat deelnemers met 1 woord aangeven hoe ze zich voelen. Laat deelnemers met 1 zin samenvatten wat er tot nu toe bereikt is. Laat deelnemers een suggestie doen waar zij het meeste behoefte aan hebben.

9. Verander van leerstijl

Als er tot nu toe veel geluisterd en gedeeld is, switch dan naar een andere vorm en laat deelnemers iets heel anders doen. Zet een werkvorm in die veel intuïtiever of veel visueler is.

Tijdens je voorbereiding denk je al na over wat je doet als de groep ‘vast’ komt te zitten.  Je hebt een plan B en misschien wel een plan C in gedachten. Je houdt er altijd rekening mee dat zoiets kan gebeuren.

Tijdens de Training ‘Stap in de Ring’ leer je hoe je een goed ontwerp voor een bijeenkomst ontwerpt, passend bij de doelstelling en passend bij de groep. Het is een training met veel praktische tools en handvatten, templates en voorbeelden (hoe maak je een ijzersterk ontwerp, hoe ontwerp je ‘nieuwe’ werkvormen, wat doe je met lastige situaties, wat doe je als je het niet meer weet etc.?). En ik bespreek ook veel voorbeeldontwerpen (afkomstig uit mijn ervaring).

Meer informatie over de training Stap in de Ring vind je hier.

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox