‘We zijn onze meeting energiek geëindigd: we hebben een actieplan gemaakt en we gaan met de resultaten aan de slag’

Na mijn jarenlange ervaring als facilitator kan ik zeggen: dit gaat niet vliegen. Ook al zijn alle deelnemers (en de opdrachtgever) na afloop van de meeting blij met de geweldige resultaten. Vaak, als ik na een paar weken vraag wat er met de resultaten gedaan is, krijg ik het antwoord: ‘ja, we hebben hier binnenkort een sessie over’.

Oftewel: er is niets gebeurd.

Actieplannen, mooie resultaten en een energiek einde, ze zijn geen garantie voor een succesvolle follow-up. Natuurlijk, ze vormen een basis. Je weet wat je moet doen, dit is besproken en iedereen heeft hiervoor zijn input geleverd.

Actieplannen, mooie resultaten en een energiek einde zijn géén garantie voor een succesvolle follow-up.

Het is alleen niet genoeg, je moet meer doen om een goede follow-up te creëren. Geen follow-up betekent dat er energie verloren gaat. Je hebt immers tijd (en dus geld) in de meeting gestopt? Zo zonde als hier vervolgens niets mee gebeurt. Met het organiseren van een follow-up laat je aan je medewerkers zien dat je ze serieus neemt: je voert de plannen door!

Een follow-up proces gaat na je meeting niet vanzelf vliegen, ook dit moet een facilitator (al dan niet samen met de teamleider of manager) ontwerpen, organiseren en begeleiden. Als je je hier tijdens je meeting al bewust van bent, kun je dit ook in het ontwerp van je meeting meenemen.

#1 Gezamenlijke doelstelling en aansprekend verhaal

Creëer tijdens de meeting een gezamenlijke doelstelling en een aansprekend verhaal dat de deelnemers na afloop aan de buitenwereld vertellen. Hoe nemen zij de stakeholders mee in hun voorgenomen doelstelling of actieplannen? Waarom is dit belangrijk voor de organisatie, hoe wordt de organisatie hier beter van? Wat streven de deelnemers na? En met welke woorden (welk verhaal) leggen ze dit uit aan de omgeving?

Als de deelnemers een concreet verhaal in handen hebben, is het voor hen veel makkelijker om dit aan collega’s en stakeholders te vertellen.

#2 Creëer overzicht

Maak een duidelijk overzicht van datgene wat er gedaan moet worden. De resultaten van de bijeenkomst zijn vaak flip-overs, vol met post-its. Geen overzichtelijk geheel waarop iedereen in een oogopslag kan zien wat het resultaat van de meeting is.

Mijn advies: ontwerp een aantrekkelijke en overzichtelijke pagina, met daarop de uitkomsten die het team graag wil bereiken. En geef met verschillende kleuren aan wat hiervoor gedaan moet worden.

#3 Geef medewerkers tijd

Het uitvoeren van acties kost tijd. Dat is niet nieuw. Alleen, niet iedere opdrachtgever is zich hier bewust van. Geef mensen in de periode na de meeting bewust de tijd om aan de acties te werken.

Denk al voorafgaand aan de meeting over dit proces na en maak hier afspraken over met de opdrachtgever. Bespreek hoe je het follow-up proces gaat inregelen. Bijvoorbeeld: hoeveel tijd hebben de deelnemers om aan de actiepunten te werken? Welke ondersteuning krijgen ze? Wie houdt vinger aan de pols?

Acties uitvoeren kost tijd, geef mensen die tijd ook en bespreek dit met de opdrachtgever.

#4 Geef iedereen een rol

Verdeel de verantwoordelijkheid van de uitvoering en geef alle deelnemers een rol. Laat de acties niet door één of twee personen uitvoeren, maar verdeel de rollen in de groep. Wie is de initiator, wie houdt de boel bij elkaar, wie voert uit, wie geeft iedereen aandacht, wie stelt vragen en creëert de voorwaarden?

#5 Aandacht, aandacht, aandacht

Geef iedereen aandacht, geef bewust aandacht aan de deelnemers. Wijs iemand aan, die deze taak op zich neemt. Stel vragen, vraag welke hulp de deelnemers nodig hebben, vraag wat ze hebben gedaan en wat hun successen zijn.

Houd de lijn open, inspireer ze met het doel dat je samen hebt gedefinieerd, laat ze voelen dat ze niet alleen zijn. Maak een praatje, bel ze op of loop even langs. Ga niet duwen of trekken, maar stel vragen of stuur artikelen of andere content ter inspiratie rond. Oftewel:

  • Doe voorstellen, denk en werk mee.
  • Luister en toon begrip.
  • Erken gevoelens.
  • Wees duidelijk en straal positiviteit uit.

Als jij als facilitator niet direct betrokken bent bij het follow-up proces, regel dan dat iemand anders deze activiteiten op zich neemt (zie ook tip 4). Dit aandachtsproces helpt echt zo enorm bij een goede uitvoering en opvolging!

#6 Deel vroeg in het traject de resultaten

Laat deelnemers hun resultaten van hun activiteiten vroeg en vaak onderling delen. Kijk altijd naar datgene wat je al bereikt hebt!

Het vroeg en vaak delen van werk is cruciaal voor succes. Deel het werk niet om goedkeuring te verkrijgen, maar wees benieuwd wat anderen van jouw ideeën vinden. Maak de informatie ook openbaar.

Het laatste wat je wilt is dat de rest van de organisatie het idee krijgt dat het een geheim project o.i.d. is.

Aandacht is enorm belangrijk. Wijs iemand aan die deze taak bewust op zich neemt. Stel vragen en houd de lijn open. Zorg ervoor dat de follow-up geen geheim project wordt!

#7 Geen nieuws is ook nieuws

Communiceer onderling regelmatig over de voortgang en betrek alle deelnemers hierbij. En nee, dit hoeven geen ellenlange e-mails te zijn. Op deze manier houd je de samenwerking levend.

Even langslopen, een vraag stellen, een telefoontje plegen of een app sturen, dat kan ook allemaal. Een gezegde luidt: uit het oog, uit het hart. En dat is echt zo. Oh ja, onthoud: geen nieuws is ook nieuws.

#8 Houd het proces levend

Houd het proces levend, niet alleen bij de deelnemers (zie tip 7) maar ook in de rest van de organisatie. Ga steeds weer terug naar de doelstelling, je verhaal en datgene wat je wilde bereiken (tip 1). Benoem het gezamenlijke belang.

Maak ook de voortgang en datgene wat al is gedaan visueel inzichtelijk, door een tekening te (laten) maken van de activiteiten. Oftewel: zorg voor een spiegel van hun succes. Met kleuren geef je in de visual aan, wat er al gedaan is (je kleurt als het ware de acties steeds verder in).

#9 Plan een follow-up bijeenkomst

Creëer de mogelijkheid dat deelnemers ook onderling face tot face contact hebben. Organiseer een follow-up meeting, waarin deelnemers hun resultaten, ervaringen en vragen delen. Bespreek of het oorspronkelijke doel nog steeds nagestreefd wordt. Check ook welke nieuwe vraagstukken zich aandienen, en zoek gezamenlijk naar een oplossing voor deze vraagstukken.

Onthoud, geen nieuws is goed nieuws. Blijf communiceren, zo houd je de voortgang levend.

In een volgend blog werk ik twee voorbeelden van een follow-up meeting uit, die je met je team kunt houden. Wil je dit follow-up blog niet missen? Schrijf je dan vooral in voor de tweewekelijkse Faciliteer Inspiratie, onderaan het blog kun je je aanmelden.

Als laatste: wil je meer leren over de follow-up en de report-out van je meeting? Luister dan naar de podcast van Myriam Hadnes, waar ik te gast was. Tijdens podcast nr 30 vertel ik van alles over dit onderwerp.