Laat ik dit blog eens beginnen met een vraag: hoeveel tijd besteed jij (in percentages) aan de voorbereiding van je meeting? En hoeveel tijd (ook in percentages) besteed je aan overleg zelf en aan de follow-up?
Je voelt ‘m denk ik al aan, de verdeling is heel anders dan je denkt! Met een andere andere aanpak worden jouw reguliere meetings, zoals een team of projectoverleg, veel interactiever.
Dezelfde vraag stelde ik laatst tijdens workshop over hybride werken. De meeste mensen gaan naar een meeting zonder al te veel tijd te besteden aan de voorbereiding (ik zie het ter plekke wel, ik laat het organisch ontstaan). Ook geven ze weinig of geen opvolging aan de afgesproken acties (we hebben de actiepunten besproken, ze weten toch wat ze moeten doen?).
Het resultaat: weinig impactvolle (team)meetings. En de volgende keer zitten jullie elkaar weer via een scherm aan te staren. Omdat er niets is gebeurd. Met een hoop frustraties over en weer tot gevolg. Terwijl je meeting, ja óók je wekelijkse teamoverleg, anders kan. Anders moet, durf ik wel te stellen.
Want het online overleg verdwijnt niet, dit hoor ik aan alle kanten. Natuurlijk verschilt het per organisatie, veel organisaties blijven de reguliere overleggen digitaal doen.
Terug naar vraag over de verdeling van de percentages. Tijdens de workshop dacht 46% van de aanwezigen dat de verhouding 30-50-20 was. Ik zie dit anders, ik houd voor reguliere meetings 40-20-40 aan. Oftewel: 40% van de tijd gaat naar de voorbereiding, 20% is voor de meeting zelf en 40% voor het opvolgen van de acties.
Oef, dat is nogal een verschil! Wat dacht jij dat het antwoord was? Leuk als je het hieronder even deelt!
9 tips om je meeting nog succesvoller te laten verlopen
‘Maar de teammeeting heeft toch altijd wel dezelfde onderwerpen, dan hoef ik toch niet zo veel tijd aan de voorbereiding te besteden?’ Ik hoor deze uitspraak regelmatig en ik ben het hier niet mee eens. Want dat is nou precies de reden waarom zoveel meetings weinig resultaat opleveren, deelnemers zich niet betrokken voelen en er geen interactie is.
Geloof me, met een goed doordacht ontwerp voor je meeting heb je veel invloed op het verloop van de bijeenkomst, de spanningsboog, de betrokkenheid en de beleving van de deelnemers in je meeting. Ook voor je wekelijkse teammeeting. Immers, focus en energie zorgen voor de magie in de samenwerking!
Waar let op je op tijdens de voorbereiding je meeting? Vijf punten die ik belangrijk vind:
1. Bedenk (en deel met je deelnemers) wat willen we met deze meeting bereiken? Ook bij een teammeeting kan dit iedere week verschillen. Wil je informatie delen, de samenwerking anders inrichten, mensen aan het werk zetten of acties in gang zetten? Welk gevoel wil je ze meegeven?
2. Connection before content: ontwerp je bijeenkomst zodanig dat de connectie en verbinding centraal staan. Wissel de manier waarop je dat doet in je reguliere meetings af. Zorg bijvoorbeeld dat je steeds met een andere check-in start. Zorg dat er regelmatig ruimte is voor alle deelnemers om hun ideeën te delen of hun mening te geven. Pas dan geef je deelnemers het gevoel dat ze ertoe doen, en ze een bijdrage leveren aan de meeting.
3. Wat kan er asynchroon? Niet alles wat je wilt bereiken hoeft IN de sessie plaats te vinden. Welke informatie kun je voor de meeting al delen (denk ook aan een audio of een video bericht) en welke nadenk-opdrachten geef je je deelnemers?
4. Ontwerp je bijeenkomst zo dat de deelnemers ongeveer 60-70% van de tijd interactie met elkaar hebben. Het overige deel van je meeting is voor het delen van informatie of voor individuele reflectie.
5. Prikkel de spanningsboog en varieer in je aanpak: vraag deelnemers iedere 5 of 8 minuten om een reactie of interactie. Prikkel ook de verschillende zintuigen. Zo houd je mensen alert en betrokken.
Lees ook het blog 11 principes voor betrokkenheid in je online meeting voor meer tips!
Hoe zorg ik dat acties na afloop van de meeting ook worden uitgevoerd?
Een meeting stopt niet als deze is afgelopen. In de percentages hierboven zie je al dat de follow-up net zo belangrijk is als de voorbereiding. Het bestaat uit het opvolgen en uitwerken van de besproken acties, maar ook uit het (zelf) evalueren en terugkijken naar de meeting. Wat kan er de volgende keer beter?
Mijn geheim (en dat is de zesde tip): geef je deelnemers aandacht. Stuur kort na de sessie het concrete resultaat rond, bijvoorbeeld een (visueel) verslag en/of gemaakte afspraken. Ook al hebben ze het opgeschreven: zorg voor de reminder.
En dat is het punt waar de aandacht begint: vraag je mensen persoonlijk naar hun acties, help ze door eventuele obstakels weg te ruimen zorg en ervoor dat van elkaars voortgang op de hoogte zijn. Bijvoorbeeld door dit te delen in een gezamenlijk document of digitale tool.
Zijn bepaalde punten niet tijdens de meeting aan de orde gekomen, neem deze dan mee in de follow-up. Werk ze alvast uit, zo heb je gelijk input voor de volgende bijeenkomst (de zevende tip).
De belangrijkste en achtste tip: zie de follow-up als een onderdeel van het ontwerp van je meeting. Hoe jij de interactie tijdens en na je meeting stimuleert, bepaal je eigenlijk al vooraf!
Een tijdje terug was ik te gast in de podcast van facilitor Myriam Hadnes met als onderwerp over de follow-up van je meeting. Je kunt ‘m hier luisteren.
Het effect van jouw digitale lichaamstaal
Naast dit alles heb jij als persoon ook veel invloed op het verloop van de meeting. Ben je je ervan bewust hoe jij je standpunt overbrengt? Heb je er weleens over nagedacht hoe jij online contact maakt? Hoe je online luistert, empathie toont, je kwetsbaar opstelt? En ook, hoe jij in de online wereld staat, hoe je je omgeving analyseert en op basis daarvan aannames doet of besluiten neemt? Omdat bij veel organisaties de ‘gewone’ teammeetings nog digitaal blijven, is dit alles zo belangrijk.
Bovenstaande noem ik je persoonlijke digitale lichaamstaal. Ik vind dat het onderwerp digitale lichaamstaal veel meer aandacht moet krijgen (de negende tip). Van iedereen. Om te voorkomen dat er over een paar maanden nog steeds sessies zijn die geen impact hebben.
Online samenwerken vraagt van jou, als deelnemer of als manager, dat je nadenkt over wat je van de ander nodig hebt. Wat je van hem of haar vraagt en hoe je dat doet. En ook dat je nadenkt over wat jij toe kunt voegen aan het proces. Niet alleen maar ja zeggen, maar keuzes durven maken en duidelijk zijn.
Goed samenwerken betekent duidelijk zijn en nadenken wanneer en waarvoor je de tijd van een ander echt nodig hebt. Jouw intonatie, jouw woorden, jouw manier van luisteren en inleven, ze hebben allemaal effect op de samenwerking met je teamleden. En dus ook op het resultaat dat jullie samen bereiken.
Je hebt verschillende mogelijkheden om dit proces te verbeteren. Meer dan je je bewust van bent!
