‘Don’t just do something, stand there. Ten principles for leading meetings that matter’.
Dit is de titel van één van mijn meest inspirerende boeken over faciliteren. Ik heb het boek al meerdere keren gelezen, en iedere keer haal ik er weer andere learnings uit.
In dit blog vertel ik je over mijn learnings uit dit boek van Marvin Weisbord & Sandra Janoff en hoe ik deze toepas.
Wat is de beste manier om een meeting te begeleiden? Het antwoord: ontwerp en manage een goede structuur voor je meeting, en probeer niet om het gedrag van je deelnemers te veranderen.
Wellicht klinkt dit abstract. Wat bedoeld wordt, is dat jij je als facilitator richt op de condities waaronder de deelnemers gezamenlijk aan het werk gaan en je niet probeert in te spelen op het gedrag van de deelnemers.
De auteurs hebben in dit boek 10 principes beschreven hoe je dit doet: 6 principes over leading meetings en 4 over managing yourself. Oftewel: structuur en mindset. In het boek wordt ieder principe toegelicht met voorbeelden uit de praktijk (alhoewel die soms erg Amerikaans zijn) en praktische stappen die je kunt nemen.
Ik heb 4 onderdelen uit de principes beschreven. Onderdelen die mij aan het denken zette en waardoor ik mijn facilitator skills kon verbeteren. Sommige principes klinken misschien als een open deur. Maar echt, toen ik erover nadacht, kwam ik tot de conclusie dat ook ik die open deuren wel eens intrap….
#1 De kunst van het samenstellen van subgroepen
Eén van de fundamenten waar het boek op is gebaseerd, is: differentieer eerst, om daarna te integreren. Met differentiëren bedoelen de auteurs onder andere dat je eerst verschillende invalshoeken boven water wilt krijgen. Vervolgens laat je deelnemers van deze inzichten leren en oplossingen bedenken, conclusies trekken of besluiten nemen.
Voor mij was het principe ‘denk van tevoren na over het vormen van de subgroepen’ een eye-opener. Als je dit aan de deelnemers overlaat, loop je het risico dat deelnemers die elkaar goed kennen (en wellicht dezelfde mening over een onderwerp hebben) met elkaar een subgroep vormen. Met als gevolg dat er een te eenzijdige discussie gevoerd wordt en niet alle invalshoeken besproken worden.
Voor de meeting breng ik de deelnemers in kaart en maak zelf subgroepen op basis van bijv. expertise of ervaring.
Tijdens mijn meetings doe ik dit (na het lezen van dit boek) anders. Nu maak ik, voorafgaand aan een meeting, zelf een indeling van de subgroepen. Van tevoren breng ik de deelnemers in beeld.
Wie is bijvoorbeeld de decision maker, wie brengt welke expertise of ervaring met zich mee? Met deze kennis maak ik een indeling waarbij ik ervoor zorg dat deelnemers met verschillende expertises en invalshoeken een subgroep vormen.
En ik weet: ik kan altijd achteraf besluiten om het anders te doen, mocht het verloop van de meeting daartoe aanleiding geven.
#2 Verken alle inzichten, voordat je verder gaat
Dit principe heeft alles te maken met ‘neem de tijd’. Zorg ervoor dat je eerst alle meningen en invalshoeken boven water krijgt, voordat je overgaat naar het zoeken naar oplossingen.
Creëer de ruimte dat iedere deelnemer een bijdrage levert, en maak deze bijdragen inzichtelijk. Zo voelen deelnemers zich eerder verantwoordelijk om de besluiten of oplossingen te accepteren en er daadwerkelijk iets mee te doen.
Ik weet van mezelf dat ik soms geneigd ben om de groep te pushen om verder te gaan. Helemaal als ik zelf de grote lijn wel zie, of als ik denk de oplossing al in het vizier te hebben. Het gevaar hiervan is dat je zaken mist.
Dit principe verken alle inzichten heeft mij doen inzien dat snel schakelen niet altijd tot het beste resultaat leidt. Soms levert het luisteren naar alle meningen en het zoeken naar verbanden veel waardevollere resultaten.
Mijn ervaring: snel schakelen leidt niet altijd tot het beste resultaat. Soms levert het zoeken naar verbanden waardevollere resultaten.
Het boek Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making van Sam Kaner gaat ook in op dit onderwerp (eerst alle inzichten boven tafel krijgen, voordat je gaat convergeren naar oplossingen of besluiten). Over dat boek vertel ik graag een andere keer meer!
#3 Doe zelf minder zodat anderen meer doen
Als facilitator ben je snel geneigd om alles wat de groep zegt samen te vatten, te clusteren en op een flip-over op te schrijven. Met als gevolg dat jij hard aan het werk bent en de deelnemers toekijken.
De auteurs in het boek schrijven: do less so that others will do more. Als je wilt dat deelnemers meer verantwoordelijkheid tonen, doe jij als facilitator een stap terug. Je vraagt bijvoorbeeld of iemand de discussie wil samenvatten of op een flip-over wil schrijven.
‘Nature hates vacuum. When you step back, others will come forward’, aldus de auteurs.
Hoe ik dit toepas? Vaak vertel ik bij de start van de meeting dat de groep zelf aan de slag moet. Mijn rol is om vragen te stellen en de discussie of besluitvorming te begeleiden. Het is de verantwoordelijkheid van de groep om de inhoud te bepalen en dat bijvoorbeeld op een flip-over te schrijven.
Leg de verantwoordelijkheid bij de groep en doe zelf een stap terug.
Sinds ik ervaren heb wat het betekent om lef te tonen en de groep te vertellen wie welke rol (en verantwoordelijkheid) heeft, gaat me dat veel makkelijker af. Kanttekening die ik erbij wil plaatsen, is de toon waarop je dit vertelt. Blijf empathisch en straal geen autoriteit uit, anders sla je de plank volledig mis!
#4 Manage jezelf
Iedereen is wel eens onzeker, helemaal als je voor een groep staat. Wat vinden ze van me, geloven ze me en zullen ze doen wat ik aanreik?
Hoe deal je met je onzekerheid? De auteurs van het boek hebben er een heel hoofdstuk aan gewijd. Dit heb ik eruit gepikt en helpt mij om met mijn onzekerheid te dealen:
- Een natuurlijke reactie als je je onzeker voelt, is je adem inhouden. Alleen, hierdoor neemt je onzekerheid nog meer toe. Wat kun je doen? Sta rechtop, zet je voeten stevig in de grond, haal diep adem, houd je adem even vast en blaas helemaal uit. Dat geeft ontspanning en daarmee opluchting.
- Wees je bewust van je innerlijke dialoog en je aannames. Reageer je op iets wat er gebeurt, of reageer je op iets wat je denkt? Iedereen maakt zijn aannames. Wees je er bewust van, accepteer dat ze er zijn en doe een reality check. Sta open voor alle mogelijkheden en zet jezelf niet bij voorbaat vast.
- Kijk om je heen en trek je niet terug in de pauzes, omdat je het spannend vindt. Loop rond, vraag of het proces ok is, of het programma voldoet aan de verwachtingen. Ga het gesprek met de deelnemers ook op een informele manier aan.
- Ga kwetsbaarheid niet uit de weg. Het is niet erg om een keer te zeggen dat je het niet weet, en je graag samen met de groep wilt bespreken wat de volgende stap moet worden.
Trek je niet terug tijdens pauzes, ga ook informeel het gesprek aan.
Dit is maar een deel van het boek
Deze learnings zijn maar een deel van alle principes en adviezen die in het boek beschreven zijn. Iedere keer als ik het boek opnieuw lees, haal ik er iets anders uit. Dus wie weet, misschien schrijf ik nog een vervolg op dit blog.
Wel ben ik benieuwd naar jouw mening: wat doe jij om een meeting te structureren, zodat deelnemers goed kunnen samenwerken en met elkaar de interactie aangaan?
Leuk als je jouw inzichten hieronder wil delen, zodat we van elkaar kunnen leren.
Via deze link kun je het boek Don't just so something, stand there. Ten principes for leading meetings that matter bestellen. En hier vind je het boek Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making van Sam Kaner. Het zijn affiliate links, als je de boeken via deze links bij BOL bestelt, krijg ik een klein percentage van de opbrengst.
