Met het boek ‘The Secrets of Facilitation’ is mijn start als facilitator begonnen. Toen ik 5 jaar geleden op zoek ging naar meer ‘background’ over het faciliteer vak, kwam ik al snel bij een aantal Amerikaanse auteurs uit. Eén daarvan is Michael Wilkinson, die het boek The Secrets of Facilitation, the SMART Guide to Getting Results with Groups heeft geschreven.

Het was het eerste boek dat ik las dat helemaal in het teken van faciliteren staat. Alle aspecten van faciliteren komen aan bod: van de voorbereiding, het starten van je meeting, het stellen van goede vragen, het omgaan met lastige situaties tot het vastleggen van de resultaten en het afsluiten van de bijeenkomst. En nog veel meer: focus houden, energie managen en het begeleiden van virtuele meetings.

Alhoewel een aantal secrets open deuren zijn, vormt het boek een heel compleet naslagwerk. Afhankelijk van je behoefte, ben ik ervan overtuigd dat iedere (on)ervaren facilitator nieuwe inzichten in dit boek kan vinden.

The secrets of facilitation is een heel compleet naslagwerk, iedere (on)ervaren facilitator kan nieuwe inzichten in dit boek vinden.

Het boek is te omvangrijk en te veelzijdig om helemaal te bespreken. Ik heb er een aantal hele praktische secrets uitgehaald, die mij met name bij de start van mijn carrière als facilitator hebben geholpen om een betere facilitator te worden.

#1 The secret to defining the session product: the 3H’s

Iedere sessie heeft één of meerdere doelen, aldus Wilkinson. Deze kun je het beste in beeld brengen door de volgende vragen te formuleren: wat moeten de deelnemers na afloop in de 3H’s: hun handen (product), hoofd (kennis) en hart (beleving) hebben? Alles wat je tijdens een bijeenkomst doet, draagt bij aan één of meerdere van deze doelen.

Onlangs las ik deze uitspraak op LinkedIn: ‘in the past jobs were about muscles, now they are about brains, but in the future they will be about the heart’. En ik denk dat deze zin ook mijn persoonlijke ontwikkeling van de afgelopen jaren beschrijft.

Bij de start van mijn faciliteer carrière was ik altijd erg gericht op het ‘tastbare resultaat’. Ik ging vaak voorbij aan de ‘beleving’ die je als facilitator aan de deelnemers wilt meegeven. Dat deed ik niet bewust, ik was er gewoonweg minder mee bezig.

Waar ik in het verleden erg met concrete resultaten bezig was, analyseerde ik de afgelopen jaren ook de context en het ‘waarom’. Nu, op dit moment, speelt voor mij (naast de muscles en de brains) ook de ‘beleving en het gevoel’ een hele belangrijke rol bij het faciliteren.

Tijdens mijn sessies doe ik er nu alles aan om deze 3 elementen aan de orde te laten komen. Ik tune veel meer in op datgene wat ik zie gebeuren en de behoefte van de deelnemers. Wellicht is dit ook ervaring, waardoor ik dit makkelijker vind. Het staat in ieder geval veel meer op mijn netvlies dan vroeger!

Oh ja, wil je meer lezen over het creëren van betekenisvolle momenten, dan raad ik zeker het boek The power of Moments van Chip Heath aan. In dit boek beschrijft Heath waarom bepaalde ervaringen een buitengewone impact hebben en waar je op kunt letten, als je zelf een bijzonder moment wilt creëren.

“Waar ik vroeger erg met concrete resultaten bezig was, analyseerde ik afgelopen jaren ook het waarom. Nu vind ik beleving en het gevoel heel belangrijk.”

#2 The secret of exciting in the opening

De start van een bijeenkomst vind ik altijd een spannend moment. Deelnemers komen de zaal binnen en ik probeer te peilen wat hun gemoedstoestand is. Wat verwachten ze, waar zijn ze naar op zoek, waar staan ze voor open, wat is hun energie? Allemaal vragen die bepalend zijn voor het verloop van mijn sessie en datgene wat ik ga doen.

Natuurlijk heb je je als facilitator goed voorbereid. En heb je met allerlei scenario’s rekening gehouden. Ook wil je de deelnemers vanaf het eerste moment in de ‘actiestand’ hebben en enthousiasmeren.

Wilkinson heeft voor dit laatste een secret voor geformuleerd. Om de deelnemers vanaf het begin van de meeting ‘aan’ te zetten, gebruik je expliciet de woorden ‘jij’ en ‘jou’ in je openingszinnen. Bijvoorbeeld tijdens je uitleg waarom juist zij voor deze meeting uitgenodigd zijn, of tijdens je uitleg wat je van hen verwacht.

“Zet je deelnemers bij de start van de meeting aan, door expliciet de woorden jij en jou te gebruiken.”

Volgens Wilkinson zou je de woorden ‘jij’ en ‘jou’ minimaal 4 keer tijdens de opening moeten noemen, wil je de deelnemers voldoende bewust maken van hun rol en hun aanwezigheid in de meeting.

#3 The secret to warming up a group

Soms stel je een vraag aan de groep, en komt er geen antwoord. Dat overkomt mij ook wel eens. Ik merk dan ook dat deelnemers soms wachten tot iemand anders als eerste reageert. Dit kan best lastig zijn, vooral als dit bij de start van je bijeenkomst gebeurt. Als facilitator wil het liefst met energie starten, maar wat doe je als er geen interactie is in de groep?

Een alternatief is om te starten met een vraag waar de deelnemers non-verbaal op kunnen reageren:

  • Je eerste vraag: wie van jullie is betrokken geweest bij een project dat te laat is opgeleverd? Deelnemers steken hun handen op.
  • Jouw reactie: dat is best vervelend nietwaar? Deelnemers knikken.
  • Je volgende vraag kan zijn: wie heeft gewerkt aan een project dat meer dan 6 maanden vertraging had? Deelnemers steken hun handen op.
  • Je derde vraag is: Laten we eens kijken wat we hiervan kunnen leren. Wie wil vertellen wat je achteraf gezien anders had kunnen doen?

De kans is groot dat één van de deelnemers die hun handen twee keer hebben opgestoken, de derde vraag willen beantwoorden. Starten met non-verbale antwoorden opent de weg naar het geven van verbale antwoorden!

#4 The secret to categorizing

Tijdens één van mijn eerste faciliteer opdrachten liet ik de deelnemers zelf hun resultaten ophangen en ze clusteren. Met als gevolg dat alles door elkaar hing en er geen duidelijke clusters te onderkennen waren. Het clusteren ging dus helemaal mis. Want: ‘dit hoort bij X en bij Y’, aldus de deelnemers.

Nu is mijn aanpak anders. Bij ieder resultaat dat op het plenaire bord wordt opgehangen, vraag ik: is dit hetzelfde, of is dit anders? Hoort het item bij een bestaande categorie, of hoort het onder een nieuwe categorie?

‘Dit item hoort bij allebei’ bestaat voor mij niet, daar neem ik geen genoegen mee. Ik vraag de deelnemers expliciet om een keuze te maken, of een nieuwe categorie te creëren. Deze consistentie helpt om de resultaten eenduidig en duidelijk te clusteren!

#5 The secret to using, not abusing, the power of the pen

Soms betrap ik mezelf erop dat ik de resultaten in mijn eigen woorden op de flip-over wil samenvatten. Omwille van de snelheid, of omdat ik denk te begrijpen wat de deelnemers bedoelen. Eigenlijk is dit niet goed. En ook Wilkinson is hier erg duidelijk is: ‘use the pen, do not abuse the pen’.

Wat hij hiermee wil zeggen is:

  • Schrijf op wat er gezegd wordt, niet wat je denkt te horen. Gebruik de woorden van de deelnemers, niet je eigen vertaling.
  • Schrijf duidelijk, zodat de deelnemers de tekst goed kunnen lezen. Mijn persoonlijke tip: schrijf recht en sluit je letters.
  • Ask, don’t tell. Maak geen statement of trek niet zelf de conclusies. Blijf in je facilitator rol.

Met name het eerste punt is iets wat ik nog we eens vergeet. Maar vaak hoor ik dan in m’n gedachten Wilkinson deze woorden zeggen, en ga ik weer terug naar de woorden van de deelnemers.

“Schrijf op wat er gezegd wordt, niet wat je denkt te horen. Iets wat ik nog weleens wil vergeten.”

Bovenstaande vijf inzichten zijn voorbeelden hoe mijn faciliteer praktijk veranderd is.

Wilkinson beschrijft in zijn boek nog veel meer: Naast de praktische secrets bespreekt hij ook secrets die een niveau dieper gaan. Denk bijvoorbeeld aan de ‘secrets to energy’ (over de impact van energie binnen een groep en het managen van deze energie) en de ‘secrets to facilitating cross cultural groups’ (over het faciliteren in andere culturen en hoe je omgaat met culturele verschillen).

Wil je het boek ‘The Secrets of Facilitation’ ook lezen? Je bestelt het hier. Ik heb het boek al aan veel mensen aanbevolen!

 

De twee links in mijn blog zijn affiliatelinks, als je dit boek via deze link bij BOL bestelt, krijg ik een klein percentage van de opbrengst.

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox