Een deelnemer tijdens een sessie die ik faciliteer kijkt me vragend aan terwijl ze dit zegt. Mijn eerste, primaire reactie is: hé, je moet me niet opjagen! En ook al zeg ik deze zin niet hardop, de vraag van deze dame geeft me toch een ongemakkelijk gevoel. Niet helemaal terecht, want naast die ene ongeduldige deelnemer zijn er nog 11 anderen. Deelnemers waar ik ook naar wil luisteren en die ik óók aandacht wil geven.

Om eerlijk te zijn, deze gebeurtenis heeft me wel bezig gehouden. Zoveel zelfs, dat ik een blog aan dit onderwerp wijd: wat te doen als een deelnemer het niet eens is met je aanpak (of werkvormen)? Hoe houd je deze deelnemer toch betrokken?

Wat doe je als een deelnemer het niet eens is met je aanpak of werkvormen? Hoe houd je diegene toch betrokken?

Allereerst, waarom zegt een deelnemer dit? Waarom vindt een deelnemer dat het te lang duurt? De kans is groot dat deze deelnemer van mening is dat de groep te lang met het resultaat bezig is. En dat de deelnemer allang een beeld heeft hoe het resultaat eruit moet komen te zien.

Alleen, als facilitator wil je voorkomen dat het resultaat is gebaseerd op de mening van die ene deelnemer. Je wilt dat iedereen input levert, dat de groep opties bespreekt en vervolgens gezamenlijk tot een resultaat komt.

Wat kun je als facilitator doen om de situatie die ik hierboven beschrijf, te voorkomen?

Ik geef je een aantal tips:

1. Verdiep je in je deelnemers, wat past bij hen?

Van tevoren verdiep je je in de cultuur van de organisatie en in de deelnemers. Pas dan kan je een ontwerp maken, dat goed aansluit bij de doelgroep en hun cultuur.

Hoe denken en handelen zij? Wat past bij hen? Zijn het analytische technici? Of is het een groep HR-managers? Ik chargeer natuurlijk enorm, maar voor deze doelgroepen zou ik een compleet ander ontwerp maken. Ook al is het resultaat wat ze willen bereiken, gelijk.

2. Je bijeenkomst begint al voordat je bijeenkomst begint

Dit klinkt enorm cryptisch, I know. Wat ik ermee bedoel is dat je ook bij het maken van het ontwerp, je deelnemers al kunt betrekken. Bespreek het ontwerp van tevoren met ze, laat ze zien wat je ideeën zijn en leg uit waarom je voor deze aanpak kiest.

Natuurlijk lukt het niet om dit met alle deelnemers te doen. Benader in ieder geval de belangrijkste stakeholders, bij voorkeur bespreek je je ontwerp met hen. Je bijeenkomst begint al voordat de deelnemers arriveren!

3. What’s in it for me

Bespreek bij de start van de bijeenkomst de verwachtingen van de deelnemers, en verwerk deze (indien mogelijk) in de agenda. Leg bij de start uit wat het doel van de meeting is, waarom juist ZIJ hiervoor uitgenodigd zijn, wat van hen verwacht wordt en wat het voordeel voor hen is (what’s in it for me). Neem ze mee in de aanleiding van de bijeenkomst en je voorgestelde aanpak.

Als het niet mogelijk is om de verwachtingen van de deelnemers in de agenda te verwerken, bespreek dan hoe je met de verwachtingen omgaat. Bijvoorbeeld: we bespreken deze onderwerpen aan het einde van de meeting, als dat qua tijd past. Of: wie wil dit onderwerp met de opdrachtgever bespreken?

Wat doe je als een deelnemer ondanks je grondige voorbereiding zegt dat een onderdeel van de meeting te lang duurt?

Wat je in ieder geval niet moet doen, is de betreffende deelnemer negeren, of je proces helemaal omgooien, omdat die ene deelnemer vindt dat het te langzaam gaat.

Wat je ook niet moet doen, is jouw aanpak er doorheen pushen. Door bijvoorbeeld te zeggen dat de groep jou en het proces moet vertrouwen. Met deze woorden leg je de deelnemers iets op, en in zo’n situatie zal dat alleen maar averechts werken!

Wat je wel kunt doen, is de gebeurtenis bespreekbaar maken. Oftewel: wees transparant en los het in het moment op. Bespreek het proces, bespreek wat er gebeurt en vraag aan de groep, wie dit nog meer ervaart. Wie vindt nog meer, dat het te langzaam gaat? Leg de vraag open en bloot op tafel. Nodig de deelnemers uit, om suggesties voor aanpassing te doen.

Of, als de groep hiervoor te groot is, las een pauze in en vraag of 2 of 3 deelnemers met jou naar het proces voor de rest van de dag willen kijken.

Wat je NIET moet doen, is de deelnemer negeren of jouw aanpak er doorheen pushen. Wat je WEL doet: maak het bespreekbaar.

Kortom: maak het bespreekbaar. Vraag aan de groep wat er gebeurt en wat er speelt. Wat zijn hun gedachten en ideeën? Pas als je dit weet, kun je adequaat op de situatie reageren en je aanpak hierop afstemmen.

In dit blog geef ik je een aantal tips over het ontwerp van je meeting. Vind je het interessant, dan kun je meer tips lezen in mijn blogs 10 tips voor het ontwerp van je meeting of Faciliteren – begin bij de basis en duik er niet meteen in.

Over de voorbereiding en het maken van een ontwerp voor je meeting kan ik nog zoveel meer vertellen.
Denk bijvoorbeeld aan: hoe voorkom je dat een deelnemer steeds het woord neemt?
Wat is een goede volgorde van werkvormen, hoe laat je een groep besluiten nemen?
Hoe ziet een ontwerp voor een strategiebijeenkomst eruit?
Wat is een voorbeeld van een ontwerp waarbij deelnemers meer moeten samenwerken?

Dit alles (en nog veel meer) komt aan de orde tijdens de Faciliteer Training ‘Stap in de Ring’. Een training die speciaal is ontwikkeld voor facilitators die het fundament van het faciliteren willen doorleven. Meer informatie hierover vind je op de pagina Trainingen.

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox