Het maken van een ontwerp voor een meeting is een must. Ik ben ervan overtuigd dat dit –  samen met vooruitkijken – de sleutel tot succes is. En dat gaat niet altijd vanzelf.  Want waar moet je nu aan denken als je een ontwerp voor een sessie maakt? Hoe pak je het maken van zo’n ontwerp aan?

Een best lastige vraag, veel facilitators zijn geneigd om snel de werkvormen in duiken en op basis daarvan een programma op te stellen.

Mijn advies is om eerst uitgebreid tijd aan het maken van je ontwerp te besteden. Om je hierbij te helpen, heb ik een strategisch model ontwikkeld: het faciliteer canvas, de basis voor het maken van een goed en gedegen ontwerp voor je volgende bijeenkomst.

Het faciliteer canvas

In dit strategische model komen zes elementen naar voren die allen met elkaar samenhangen en de basis voor je ontwerp zijn. Verdiep je dus eerst in deze zes elementen, voordat je de werkvormen induikt.

Welke 6 elementen zijn er?

1. Doelstelling

Een doel geeft aan wat de opdrachtgever met de sessie wil bereiken. Vaak beschrijft de opdrachtgever dit in algemene termen. Een bijeenkomst kan pas écht slagen als het doel van de bijeenkomst duidelijk is. Pas als dit duidelijk is, kan jij als facilitator je werk goed doen.

Veel opdrachtgevers dénken hun doelen scherp te hebben, maar niets is minder waar. Het komt maar al te vaak voor dat doelstellingen inhoudsloze werkwoorden bevatten. Bijvoorbeeld: we willen de deelnemers inspireren of informeren. Beide activiteiten zijn het geen doelen op zich, maar wat zijn het dan wel?

  • Inspireren is een voorwaarde. Elke bijeenkomst waarbij dat niet gebeurt, is bij voorbaat mislukt. Maar inspireren is geen doel op zich!
    Stel jezelf de vraag: waartoe wil ik mensen inspireren? Wat wil je dat ze morgen anders gaan doen of denken?
  • Informeren is een handeling. Informatie is een product dat je kunt overdragen van de één naar de ander; in woord, beeld of geschrift. Maar informeren an sich is geen doel! Het wordt pas een doel als je vaststelt wat mensen moeten gaan doen met die informatie. Wil je dat ze je product gaan kopen, anderen helpen met hun probleem of hun leven anders inrichten? Pas in dan heeft de informatie een doel.

Het verbindende element is dat een doel vaak gaat over gedrag: wat wil je dat mensen (anders) (gaan) doen? Om dat te benoemen, is het noodzakelijk om altijd minimaal twee lagen dieper te graven, zodat je echt achterhaalt wat belangrijk is.

2. Resultaat

Een projectresultaat geeft aan welk product (of dienst) het team zal opleveren. Het resultaat gaat volledig over datgene wat het teams tijdens de teamsessie ontwikkelt. WAT wil de opdrachtgever na de sessie in handen hebben? Belangrijk is dat het resultaat voor iedereen helder is. Er mag geen onduidelijkheid over bestaan.

Beschrijf ook de vorm die het resultaat heeft. Hoe moet het resultaat eruit komen te zien? Is het iets visueels? Zijn het quotes? Is het een uitgebreid verslag of een video die gemaakt wordt?

Let wel, het resultaat kan ook iets ontastbaars zijn, bijvoorbeeld afspraken die gemaakt worden tussen twee teams.

3. Proces

Het proces zegt alles over het ontwerp, de werkvormen die aan elkaar geregen worden. Bij het formuleren van je doelstellingen heb je ook nagedacht over je subdoelstellingen. De volgende stap is om te bedenken welke werkvormen je nodig hebt om deze subdoelstellingen te bereiken. Met je proces, je ontwerp speel je in op:

  • de activiteiten die je de deelnemers wilt laten doen,
  • challenges die je tijdens je voorbereiding hebt gehoord,
  • ga je eventuele blokkades die je hebt gehoord te lijf,
  • denk je na over wat je doet als het fout gaat.
4. Facilitator

Dit zegt alles over jou. Wat is jouw stijl? Wat past bij jou? Kies je eigen stijl. Ga je niet verdiepen in LEGO® SERIOUS PLAY®, als je niet van bouwen houdt. Ga niet een specifieke werkvorm leren en je daarin specialiseren, als je meer afwisseling wilt. Verdiep je niet in het mediatorvak als je korte metten wilt maken en van snelle acties houdt.

Jij als facilitator geeft richting, jij houdt de focus vast, jij leidt de discussie en stelt de belangrijkste vragen. Jij inspireert de mensen, zodat ze een specifiek gedrag (kijk naar de doelstelling!) laten zien.

5. Deelnemers

Bedenk goed wie er bij de bijeenkomst aanwezig is. Denk jij (als facilitator), dat de juiste mensen aanwezig zijn die je nodig hebt om het doel en resultaat te bereiken?

Een veel voorkomend gezegde in facilitatorland is: “if you are not at the table, you could be on the menu”. De context hiervan is: als je niet aanwezig bent en je niet je input kan geven voor de besluitvorming, kunnen er besluiten genomen worden die negatief voor jou uitpakken. Dat wil je voor je deelnemers voorkomen.

Daarnaast wil je de juiste experts in de sessie hebben die input kunnen leveren waarmee je de het product kunt realiseren. Denk aan kennis, skills, bevoegdheid, of ook mensen met bepaalde soft skills: goede communicatoren, consensus bouwers etc..

Besef je, dat informatie over je deelnemers je zoveel input kan geven. En die input kun je weer voor je ontwerp gebruiken.

6. Middelen

Middelen kun je gebruiken en inzetten tijdens je bijeenkomsten. Bedenk goed van tevoren welke attributen je inzet? Markers, associatie kaarten, speelgoed, bloemen, muziek, afmetingen papier, post-its, stickers?

En ook: hoe richt je de ruimte in? Denk bij je middelen ook aan de zaal; de uitstraling en de inrichting van de zaal.

Faciliteren met een dobbelsteen

Het canvas ziet er niet voor niets uit als een dobbelsteen. De dobbelsteen staat garant voor alle vlakken die even belangrijk zijn en die je allemaal moet checken tijdens het maken van je ontwerp.

Het klinkt misschien allemaal eenvoudig, de praktijk is echter weerbarstiger. Ik zie vaak genoeg dat deelnemers in mijn trainingen direct het proces induiken of worstelen met het goed formuleren van doelen en subdoelen. Of dat ze werkvormen toepassen die niet bijdragen aan het resultaat of niet aansluiten bij de deelnemers.

Wil je weten hoe je een goed ontwerp maakt, dat aansluit bij de behoefte van de groep? Een ontwerp, waarmee je resultaten bereikt waar iedereen blij mee is?

Tijdens de tweedaagse training Stap in de Ring in mei 2019 leer je alles rondom het maken van een ontwerp en vervolgens in praktijk brengen van dit ontwerp.

Een gevarieerde training, vol met praktische tips, tools en checklists, en boordevol met verhalen uit mijn eigen praktijk. Ook ga je aan de slag met je eigen casus. Het zijn echt twee dagen vol met energie en enthousiasme. Ik zorg ervoor dat je verrijkt naar huis gaat!

Meer informatie vind je hier

 

Wil je geen artikel/blog missen?
Schrijf je in en je ontvangt 'm in je mailbox