Faciliteren in Microsoft Teams? Eigenlijk liep ik er altijd met een grote boog omheen. Ik was zo gewend aan Zoom met al zijn vergaderfunctionaliteiten. Als facilitator heb je zo je favorieten.
Dat hebben opdrachtgevers ook. Sommige werken met Microsoft Teams en dus kon (en wilde) ik er niet meer omheen. Oftewel: ook ik heb de stap gemaakt naar online faciliteren in Microsoft Teams.
In dit blog deel ik mijn ervaringen: waar ik tegenaan liep, welke functionaliteiten ik handig vind, welke ik miste, hoe ik dit heb opgelost en wat ik gewoonweg nog niet weet. En ga ik in op het gemis van de automatische break-outrooms, en hoe ik dat oplos.
Met name omdat ik op een MacBook werk, heb ik soms moeten zoeken naar een work-around. Hiermee heb ik niet altijd de ideale, maar wel een werkbare, situatie gecreëerd.
Een kleine disclaimer vooraf. Dit is geen blog waarin ik vanuit technisch oogpunt de mogelijkheden van Teams beschrijf. Het is ook geen blog over de samenwerkingsmogelijkheden in Teams. Dit blog gaat over online faciliteren in Teams. Wil je meer over de echte techniek van Teams willen weten, verwijs ik je graag naar Vanessa Simons.
#1 Verschillende devices, 1 account
Handig! Je kunt vanuit hetzelfde account met verschillende devices bij de meeting inloggen. Daardoor heb je geen deelnemer extra in je meeting, en zie jij als facilitator wat de deelnemers ook zien.
Vanaf mijn MacBook gaf ik de training. Mijn iPad stond naast me, ook daarmee was ik ingelogd met hetzelfde account. Er waren dus geen twee Mireille’s in de meeting.
Waar ik wel tegen aanliep: mijn MacBook heeft een vaste internetverbinding, mijn iPad stond op de wifi. Waardoor mijn iPad een duidelijke vertraging had en altijd een paar seconden achterliep op datgene wat er in de meeting gebeurde.
#2 Microsoft only!
Bij één van mijn klanten waren alleen producten van Microsoft toegestaan. Wat het gebruik van digitale tools beperkte. Op het Microsoft Whiteboard kun je alleen samenwerken als je uit dezelfde organisatie komt of als je beiden een privé-persoon bent (hopelijk verandert dit binnenkort). Het Microsoft whiteboard (en andere digitale tools zoals Miro of Jamboard) waren bij deze klant dus geen optie.
We kozen voor deze oplossing: een samenwerkingsomgeving (in Sharepoint), zodat we gezamenlijk in Powerpoint konden samenwerken.
En eerlijk, het samenwerken in Powerpoint verraste me: er was meer mogelijk dan ik in eerste instantie dacht. Je kunt afbeeldingen vastzetten en als template gebruiken, rechthoeken zijn sticky notes en je kunt tekenen en schrijven.
#3 Hoe communiceren we?
Communiceer met deelnemers via je digitale tool (in mijn geval Powerpoint). Ik had in de rechter boven hoek een ‘communicatieplek’) ingericht, waar ik bijvoorbeeld aangaf hoeveel minuten de deelnemers nog voor de opdracht hadden.
#4 Over het Microsoft Whiteboard
Oh ja, als je wel het Microsoft Whiteboard gebruikt, gebruik dan de app en niet het whiteboard dat je direct in Teams kunt aanroepen. In de app kun je bijvoorbeeld sticky notes maken en afbeeldingen uploaden. In het whiteboard dat je direct vanuit Teams opstart, heb je deze handige opties niet.
Een paar andere mooie features van de Whiteboard-app vind ik: je kunt afbeeldingen vastzetten (dus heel goed templates maken en gebruiken) en het whiteboard maakt van jouw scheve vierkant een mooi vierkant, waardoor bijvoorbeeld een getekende procesflow er veel mooier uit komt te zien!
#5 Geen automatische break-outrooms in Teams: een workaround
Er is (nog) geen automatische functie voor het aanmaken van break-outrooms in Teams. Wat je dan kunt doen: maak verschillende vergaderingen aan in je eigen agenda. De deelnemers stuur je van tevoren alleen de link voor de meeting. Van de andere vergaderlinks maakte ik een hyperlink (met de naam ‘BO-room X’) en deze deelde ik in de chat.
#6 Zet de lobby (wachtkamer) in Teams uit
Mijn tip: als je de break-outrooms hebt gemaakt, zet dan de lobby-functie (wachtkamer) van die BO-rooms uit. Via de instelling ‘vergaderopties’ kun je aangeven wie er niet in de lobby hoeft te wachten (klik op ‘iedereen’). Zo kunnen deelnemers zelf direct naar de BO-room, en hoeft de facilitator ze niet binnen te laten.
Voor de MacBookgebruikers: het aanpassen van de vergaderopties gaat eenvoudiger op je iPad dan op een MacBook (op de laatste lukte het me gewoonweg niet).
Bij veel klanten verliep dit proces rondom het binnenlopen en verlaten van de BO-rooms lekker. Behalve bij één klant: er was steeds een klein aantal deelnemers dat alsnog uitgenodigd moest worden voor een BO-room. Waar dit aan ligt? Het is voor mij nog steeds een raadsel…
#7 Maak duidelijke afspraken
Je kunt deelnemers niet automatisch terughalen uit de BO-room. Maak dus duidelijke afspraken op welk tijdstip ze terug moeten keren naar de main-room. Zeg niet: over 10 minuten, want dan vergeet men de starttijd. Zeg wel: om 09.50u, dat is veel duidelijker.
#8 Check de camera
Wees je ervan bewust dat je camera soms uitgaat als je van een BO-room teruggaat naar de trainingsruimte. Oftewel, bouw de gewoonte in dat je dit checkt.
#9 Vraagje: is dit op te lossen?
Als een deelnemer de eerste keer in een BO-room is geweest, ziet diegene altijd de chat van die betreffende BO-room. Ook al zit je ondertussen in een andere BO-room. Als je toevallig weet hoe je dit moet oplossen (bijvoorbeeld iets aanpassen in de persoonlijke instellingen?), hoor ik het graag.
#10 Hoeveel deelnemers heb je in beeld?
Het schijnt dat je als host/facilitator in de nieuwste release van Microsoft Teams 49 deelnemers in beeld hebt. Dat is natuurlijk geweldig. Als de nieuwste release bij jou nog niet doorgevoerd is, heb je 9 deelnemers in beeld.
Ik had altijd een lijstje met de namen van de deelnemers voor me. Hierop checkte ik of iedereen iets gezegd had (streepjes zetten). Zo wist ik zeker dat ik iedereen voldoende bij de discussie betrok, ook de deelnemers die ik niet op een video zag!
#11 Geef Teams de tijd!
Een belangrijke om te onthouden, niet alleen voor Teams: geef de techniek de tijd. Persoonlijk vind ik Teams trager dan Zoom. Geef de techniek dus de tijd, een paar seconden stilte is echt niet erg!
En verder...
Heb jij nog andere tips rondom het online faciliteren in Teams? Ik hoor ze heel graag. Als je ze achterlaat in de comments van dit blog, kunnen we er allemaal van leren!
