Als facilitator wordt er iedere keer weer een beroep gedaan op jouw flexibiliteit en creativiteit. Is een werkvorm niet duidelijk of levert het niet het gewenste resultaat? Jij hebt een andere werkvorm paraat. Een lastige deelnemer geef je vlekkeloos een andere rol in de meeting, zodat je andere deelnemers ook input kunnen geven.

Om lastige situaties in een meeting te managen, vind ik het prettig om grondregels te gebruiken. Al aan het begin maakt de groep ‘afspraken’ zoals: hoe gaan we samenwerken, hoe managen we de discussie, hoe gaan we om met mobiele telefoons?

Grondregels kun je zien als een preventieve maatregel, je kunt er op terugvallen als dat nodig is. Bijvoorbeeld als een discussie alle kanten opgaat. Met de grondregel ‘één discussie tegelijkertijd’ kun je dit beter in de hand houden. Of denk aan de praatgrage deelnemer die we regelmatig tegenkomen. Die wijs je op de ingestelde grondregel ‘ieders mening is belangrijk’.

Je kunt zeggen dat grondregels je indirect helpen om het beste uit een meeting of workshop te halen, je verliest immers geen tijd aan gedoe in de groep.

Hoe bepaal je als facilitator dan die grondregels, zonder dat het een lange, onoverzichtelijke lijst wordt. En nog belangrijker, hoe zorg je ervoor dat de groep de grondregels ook omarmt?

3 soorten grondregels

Om het overzichtelijk te houden voor de deelnemers, cluster ik de grondregels meestal. Ik maak dan een onderscheid in:

  • PRINCIPES; hoe communiceren we met elkaar?
  • NORMEN; wat vinden we belangrijk tijdens deze meeting/dit proces?
  • NA AFLOOP; hoe verloopt de communicatie na afloop, wat delen we met onze omgeving. En op sociale media?

Grondregels op basis van principe kunnen zijn:

  • Hoe communiceren we met elkaar, vanuit ieders expertise, functie of vanuit persoonlijk perspectief. Die verschillende rollen zullen ook verschillende input opleveren. Wat vind je belangrijk?
  • Wie leidt de sessie? Zijn er andere rollen vandaag?
  • We starten en eindigen op tijd. Kom ook op tijd terug van pauzes en lunches.
  • Bij een brainstorm wordt de zin ‘dat is onmogelijk’ (of wat er op lijkt), niet uitgesproken.
  • We voeren slechts 1 discussie tegelijkertijd, plenair. Tijdens een discussie worden onderling bijvoorbeeld geen (tweede) gesprekken opgestart.

Bij normen kun je denken aan:

  • Mobieltjes blijven van tafel, deze worden alleen in de pauzes gecheckt. Jij als facilitator zorgt natuurlijk voor voldoende pauzes zodat mensen even kunnen bellen en mails kunnen beantwoorden.
  • Iedereen is gelijk, de bijdrage van eenieder is gelijk. Respecteer elkaars mening.
  • Je bent er, dus je doet ook actief mee.
  • Stel vragen als je iets niet begrijpt. Domme vragen bestaan niet.

Stel ook vast welke regels na afloop van de meeting gelden, zoals:

  • Hoe communiceren we na afloop met elkaar? Hoe houden we elkaar op de hoogte van de gemaakte afspraken?
  • Wat delen we met de ‘buitenwereld’, bijvoorbeeld met collega’s. En wat niet?
  • Wat wordt er via sociale media gecommuniceerd?

Maak de deelnemers eigenaar van de grondregels

Grondregels werken het beste als deelnemers deze ook omarmen. Als zij zich eigenaar voelen is het draagvlak veel groter en kunnen ze elkaar ook aanspreken. Het meest sterke is dan ook deelnemers zelf een aantal grondregels maken.

Hoe pak je dat aan?

1) Geef eerst een aantal suggesties.

2) Vraag vervolgens naar andere regels, welke vinden zij nog meer belangrijk?

3) Als je een lijst hebt, vraag je expliciet of iedereen zich hierin herkent.

4) Hang de flip-over op duidelijk op, zodat je er op terug kunt vallen.

Ook hier geldt: een goede voorbereiding is belangrijk

Een goede voorbereiding is o zo belangrijk om goed te kunnen faciliteren. Denk niet: ach, ik noem wat voorbeelden en zie wel waar de groep mee komt. Verdiep je in de groep, de achtergrond van de deelnemers en bepaal vooraf, tijdens het maken van het ontwerp van je meeting, op welke grondregels jij wilt sturen.

Maak jij gebruik van grondregels, of heb je een voorbeeld dat ik nog niet heb genoemd? Zet het gerust in een reactie onder dit blog. Ik vind het niet alleen fijn om kennis te delen, maar ook om geïnspireerd te worden door anderen!

Wil je meer hands-on tools en technieken die je de volgende dag kunt gebruiken bij het voorbereiden en begeleiden van je meeting? Kom dan op donderdag 31 januari 2019 naar het Faciliteer Event dat ik organiseer. Tijdens deze dag krijg je niet alleen praktische handreikingen, je leert ook hoe je een goed procesontwerp maakt. En dit is meer dan alleen wat losse werkvormen achter elkaar plaatsen! Meer informatie over het Event vind je hier.

Vind jij het ook lastig om tijdens een bijeenkomst goed te reageren als een onverwachte situatie zich voordoet? Download dan het e-book '20 faciliteerstrategieën om met lastige situaties of conflicten om te gaan'

In dit boek vertel ik je, voor 20 verschillende situaties, wat voor jou als facilitator een handige en een minder handige strategie is om te reageren.

Leave a Reply 0 comments