Al een paar weken lang krijg ik dagelijks de vraag of ik tips heb over Hybride Werken. Mijn posts op LinkedIn hierover worden ook goed gelezen. Logisch, we mogen binnenkort weer terug naar kantoor, hoe gaan we dat organiseren?
De nieuwe situatie brengt veranderingen met zich mee. En als ik doorvraag, blijkt dat mensen vooral praktische vragen hebben over hybride vergaderen. Zo zonde, vind ik, want hybride meetings zijn maar een klein onderdeel van Hybride Werken.
In de basis gaat hybride werken vaak over de componenten tijd en locatie. Een vraag die leeft is: hoeveel dagen wil jij straks naar kantoor? Wie moeten er tegelijkertijd op kantoor zijn?
In mijn ogen zijn dit de verkeerde vragen. Enerzijds gaat het om de vraag wat je op kantoor gaat doen. Welke activiteiten? Welke waarde voeg je toe? En anderzijds, werken is een teamsport waarbij het gaat om samenwerken. Het gaat dus niet alleen om datgene wat jij als individu wilt, het gaat ook om de afspraken die je met elkaar als team maakt.
Oftewel: naar mijn mening moet het gesprek over Hybride Werken veel meer gaan over het opnieuw inrichten van je (online) samenwerkingsproces. Wat is of was prettig, en wat niet? Wat willen van afgelopen jaar behouden en wat kunnen we verbeteren?
Het gesprek met je team moet dan ook gaan over het maken van afspraken, over het inrichten van je werk, over hoe je ervoor zorgt dat niemand in het team buiten de boot valt, over leidinggeven op afstand.
Mijn pleidooi: zie het Hybride Werken als een kans voor je organisatie.
Zie het als een kans om goed naar de samenwerking in je team te kijken. Door met elkaar te onderzoeken hoe het anders kan. Kijk naar een ieders behoefte: van de introvert en de extravert. Van de startende collega en van de actieve veertiger met kinderen tot de bijna gepensioneerde. En vooral ook: kijk naar de activiteiten die een ieder doet, en de waarde die iedereen aan het bedrijfsproces toevoegt.
Hoe kun je dit alles optimaal inrichten? Wie doet wat waar, en wanneer? Waarbij iedereen aan bod komt en in de gelegenheid is, optimaal zijn bijdrage te leveren?
Hoe deze puzzel eruit ziet, dat moet je samen met je team ontdekken. Door het gesprek met elkaar aan te gaan. Vanuit verschillende invalshoeken.
In dit blog geef ik je een paar invalshoeken, zaken die je samen met je team kunt bespreken.
#1 Wat is Hybride Werken voor ons en waarom willen we dit?
Klinkt als een open deur, dat weet een ieder toch wel? Ik hoor het je bijna denken. En toch zeg ik heel hard nee. Vraag het 10 mensen en je krijgt 10 verschillende reacties. Begin het gesprek met je team met deze vraag, en bepaal samen wat Hybride Werken voor jullie betekent. Dit zorgt voor helderheid, wat essentieel is in het hele proces
#2 Hoe willen we samenwerken?
Dit vind ik echt de grootste kans op dit moment. Hoe willen jullie als team samenwerken? Wat is de wens van ieder individu in je team? Welke activiteiten voeren jullie met elkaar uit?
Het zal je niet verbazen dat de introvert zich heel prettig voelt in het op afstand werken. Die haalt de energie immers uit zichzelf, en werkt liever thuis.
De extravert wil mensen zien en spreken. Denk bijvoorbeeld aan Fleur, de beginnende projectmanager, zij wil groeien en heeft veel behoefte aan feedback. Jan daarentegen, die bijna met pensioen gaat, wil gewoon z’n werk doen en wil het liefst een plek waar hij geconcentreerd z’n werk kan doen.
Laat mensen aangeven wat hun werkvoorkeuren zijn. Hoe wil je werken, op welke tijden wil je werken en wat wil je waar doen? Wanneer wil je op kantoor zijn, wanneer wil je geconcentreerd thuis werken? Wees open, luister naar de ander zonder oordelen.
Bespreek ook wat er anders kan in de wijze van communiceren binnen het team. Kan het aantal emails minder? Kunnen we met minder vergaderingen toe? Bijvoorbeeld: welke andere mogelijkheden dan een online meeting zijn er voor het delen van statusupdates?
En hoe delen jullie documenten, waar worden ze opgeslagen?
Maar ook: als jullie dan bij elkaar komen: wanneer is dat? Als team of in een kleinere groep, wat is dan het doel? Kennis delen, beslissingen nemen, ontmoeten, werk verrichten? Afhankelijk van deze keuzes kun je het proces ook goed inrichten.
#3 Niemand buiten de boot
Als je elkaar niet dagelijks ziet, kan iemand zich buitengesloten voelen. En dat kan ook op kantoor zijn. Hoe zorgen jullie er samen voor dat niemand zich een outsider voelt?
Een buddysysteem kan bijvoorbeeld helpen. Koppel mensen aan elkaar, zorg dat iedereen een buddy heeft waarmee je regelmatig contact hebt. Dat kan ook van andere afdelingen zijn. Wissel regelmatig af.
Vraag het aan je team en je krijgt mooie antwoorden terug.
#4 Welke nieuwe rituelen kunnen we samen creëren?
We zijn gewoontedieren. Daar verander je weinig aan. Hoe graag je ook zou willen! Daarom ben ik een fan van rituelen in een team.
Rituelen - handelingen die we met intentie en volgens een specifieke structuur uitvoeren - geven ons houvast. En, ze geven een bepaalde betekenis aan datgene wat er gebeurt. Ze maken van een gewoon moment, een moment van betekenis.
Rituelen hebben we in de virtuele en thuiswerk wereld ook nodig. Misschien wel extra, nu er nog zoveel onzeker is. Om bijvoorbeeld contact en verbinding met je collega’s te houden. Om te weten en te ervaren voor welke organisatie je werkt, en te voelen dat je onderdeel bent van een team.
Welke rituelen - gericht op contact en verbinding - kunnen jullie creëren? Laat je team bijvoorbeeld nadenken wanneer zij zich online verbonden voelden met iemand. Verzamel de antwoorden en laat ze daarna in kleine groepjes nadenken hoe dat vertaald kan worden naar het team.
#5 Maken van afspraken
Bij een samenwerking horen afspraken. En verantwoordelijkheid voor die afspraken durven nemen. Tijdens de 10-daagse Hybride Werken in april heb ik de deelnemers daar over na laten denken. Daar kwamen mooie voorbeelden van afspraken uit:
- We bespreken wanneer en hoe we bereikbaar zijn
- We gaan uit van het goede: we vertrouwen ieders positieve intentie
- We zijn transparant over onze eigen werkvoorkeuren
- We respecteren elkaars tijd en werkuren
- Luisteren en praten zijn in balans
- Als collega's zorgen we voor elkaar
- We kiezen bewust wat asynchroon en wat synchroon kan. We nemen daarin ieder onze verantwoordelijkheid.
#6 Leidinggeven op afstand
Met leidinggeven op afstand heb je wellicht al ruime ervaring opgedaan. Waarschijnlijk merk je dat het contact minder soepel verloopt als je elkaar niet dagelijks ziet. Je hebt minder snel een band met iemand, je mist de body language of jullie begrijpen elkaar minder snel.
Hoe vind je team dat het gaat, waar heeft een ieder (individueel) behoefte?
Met deze tips wil ik je handvatten geven om het gesprek met je team of in de organisatie over Hybride Werken vorm te geven. Maar er is nog zoveel meer te doen en te ontdekken. Daarom organiseer ik vanaf maandag 20 september weer een 10-daagse Hybride Werken.
10 dagen lang draait alles om het uitwisselen van kennis en ervaring over Hybride Werken. Zoals: hoe geef je dit in je organisatie vorm? Waar moet je met je team over nadenken? Welke richtlijnen horen voor jou bij Hybride Werken? Welke ervaringen zijn er al?
Hoe de 10-daagse werkt? Op een asynchrone manier, op je eigen tijd, lees je meer over Hybride Werken. In de afgesloten community wissel je ervaringen uit (of je leest mee), denkt na over de toepassing in je eigen organisatie en leert van anderen hoe zij dit doen. Twee keer komen we live bijeen. Zie deze online live momenten als een ‘extra’ netwerkmoment. het overgrote deel van het uitwisselen en leren vindt in de community plaats.
Je resultaat? Een manifest over het Hybride Werken, dat je onder je arm naar je eigen organisatie kunt meenemen. En daarmee het gesprek in jouw team aan kunt gaan. Wil je meer weten? Meer informatie vind je in deze pdf.
En oh ja, wat je tijdsbesteding is? Ervaring leert dat deelnemers gemiddeld 30 minuten per dag besteden. Meer en minder kan en mag, het is wat jij zelf wilt en kunt. In ieder geval geldt de vuistregel: hoe meer je erin stopt, hoe meer je eruit haalt!
