De aandacht van je deelnemers vasthouden tijdens een online meeting, zorgen dat iedereen meedoet én (voldoende) aan bod komt. Drie uitdagingen die iedere facilitator, team- of projectmanager tegenkomt. We kennen het allemaal: de afleiding van een mail, een prangende to-do of een whatsappje ligt op de loer. Het is zo gebeurd en je bent je deelnemer kwijt.
Ook zie ik dat ‘we’ te veel in een online meeting of online training willen stoppen. We leggen het doel van de meeting uit, willen nog een check-in doen, we brainstormen, werken op dat moment gezamenlijk een idee of plan uit, nemen een beslissing, herhalen de actiepunten en reflecteren ook nog.
Ok, ik overdrijf misschien een beetje. Of herken je het toch? Al te vaak staat er veel op de agenda. En dat hoeft helemaal niet. Effectief is het in ieder geval niet, want de kans is groot dat je ook daarmee je deelnemer kwijt raakt.
Hoe kun je de interactie tussen deelnemers in je meeting of workshop verhogen?
Dit vraagstuk kreeg ik vorige week tijdens een facilition intensive met 16 Amerikaanse facilitators. In een subgroep werkte ik met drie dames aan de uitwerking. En dat leverde deze infographic op. Ik vind ‘m zo waardevol, dat ik ‘m hier met je deel.
Het antwoord verklap ik alvast: het gaat er niet om welke werkvorm je kiest, of welke slim trucje je op het moment zelf inzet.
Waar het wel om gaat? Dat je beseft dat niet alles op dát ene moment hoeft te gebeuren. Het gaat om het proces dat je inricht. In dit kader wil ik je twee overwegingen mee geven:
- Een sessie is meer dan dat ene moment waarop de meeting plaatsvindt. De flow van je online sessie bestaat uit een pre, during en een post (follow-up).
- Mensen hoeven niet altijd synchroon, tijdens de online meeting, aan een opdracht te werken. Je kunt je deelnemers ook van tevoren al laten samenwerken, input vragen of een individu/of subgroepen buiten de meeting aan een opdracht laten werken (asynchroon).
Met deze insteek heb je meer mogelijkheden om een sessie dynamischer maken. Doordat je deelnemers langer en op een andere manier betrekt, kun je specifieke en hele gerichte activiteiten tot je meeting bewaren. En daarmee wordt je sessie veel actiever. Wedden? En jij als facilitator haalt zo veel meer uit je sessie.
Infographic
Concrete tips zie je in de infographic die we vorige week gemaakt hebben.
Wil je een beter leesbare versie? Bekijk dan de pdf.
Flow van je sessie
Je ziet dat we de sessie hebben ingedeeld in 3 fases: before, during en after.
Before: wat kun je voor de sessie al doen?
Wat kun jij voor de sessie al doen om je deelnemers voor te bereiden?
Gebruik je een nieuwe techniek of een nieuwe digitale tool? Bereid je deelnemers dan voor, geef ze van tevoren een uitleg zodat je dat niet tijdens de meeting hoeft te doen. Of vraag om alvast te snuffelen aan de tool, bijvoorbeeld aan de hand van een concrete opdracht.
Vraag je deelnemers of ze van tevoren over een bepaald vraagstuk na willen denken. Of laat ze een video bekijken over het doel of inhoud van de meeting, laat ze ideeën of ervaringen uitwisselen over het onderwerp of misschien kunnen ze alvast kennismaken?
Zo zorg je dat ze zin krijg in de meeting.
During: tijdens de meeting
Waarschijnlijk heb je genoeg ervaring met snel afgeleide deelnemers in je offline sessie. Ondanks dat het lastig is om gezichtsuitdrukkingen in een virtuele meeting te lezen, toch merk je aan de non-verbale communicatie dat iemand afdwaalt.
Een paar tips: noem je deelnemers bij naam, pas je sessie aan als dat nodig is (wees flexibel!) en maak gebruik van variatie in je activiteiten. In mijn vorige blog geef ik meer inhoudelijke tips over wat je tijdens de meeting kunt doen om je deelnemers bij de les te houden.
Mocht je in tijdsnood komen: het is beter om een onderwerp goed af te sluiten, dan een nieuw onderwerp voor de helft te doen (of gehaast af te sluiten). Rond je onderwerp altijd goed af en eindig je meeting altijd met een check-out.
After: na de meeting
Een meeting stopt niet als deze is afgelopen. Hoe zorg je ervoor dat deelnemers in actie blijven en dat afspraken worden nagekomen? Geef je deelnemers aandacht, vraag naar hun acties, zorg ervoor dat ze elkaars voortgang kunnen zien. Ook dan kun je gebruik maken van digitale tools zoals Basecamp, Asana of Trello.
Als bepaalde agendapunten niet tijdens de meeting aan de orde zijn gekomen, borduur hier dan op voort tijdens de follow-up. Verzamel ze, zo heb je gelijk input voor de volgende keer.
En natuurlijk vergeet je de feedback en reflectie niet. Reflecteer met de groep over datgene wat echt belangrijk was, wat jullie hebben geleerd en wat jullie de volgende keer anders kunnen doen.
Zie de follow-up als een onderdeel van het ontwerp van je meeting. Hoe jij de interactie tijdens en na je meeting stimuleert, bepaal je eigenlijk al vooraf!
PS Voor het uitwerken van een nieuwe plan of een strategie, zijn vaak meerdere sessies nodig. Juist in zo'n situatie kun je nóg meer buiten de sessies doen.
Tijdens de facilitation incentive heb ik zelf ervaren hoe je een online collaboration proces met synchrone en asynchrone activiteiten opzet. De eerste dag stonden de agreements van het team centraal, de tweede dag onze faciliteer challenges, de derde dag werd het fundament voor de oplossingen gelegd, en die hebben we op de vierde dag uitgewerkt. Op dag 5 waren de presentaties.
Wil jij ook zo’n online collaboration proces met je team opzetten om een idee uit te werken of een vraagstuk op te lossen? Neem gerust contact met me op.
