Laatst kreeg ik weer een leuke vraag van een klant: “Mireille, wat doe jij als je een meeting faciliteert waarin de deelnemers veel input produceren. Zoveel dat je dat eigenlijk niet ter plekke kunt consolideren. Terwijl je dat wel zou willen, omdat je naar overeenkomsten en verschillen wilt kijken?”

Ik denk zomaar dat meer facilitators met deze uitdaging te maken hebben of krijgen. Bijvoorbeeld als je kiest voor een werkvorm waarbij je de deelnemers plenair onderwerpen laat verzinnen, die op een post-it laat schrijven en deze post-its op de muur of een whiteboard laat plakken.

Je ziet het vast al voor je, misschien heb je het al meegemaakt: na zo’n activiteit hangt de muur helemaal vol! Jij als facilitator ziet dat gebeuren en denkt: oho, wat moet ik hiermee? Dit alles bespreken en dan beslissen waar het moet komen te hangen etc… Dat gaat (te)veel tijd kosten!

En die (kostbare) tijd kun jij als facilitator juist goed gebruiken, toch?

Ik heb twee manieren om dat op te lossen.

1) Laat de deelnemers zelf clusteren.

Daarmee leg je de verantwoordelijk voor het clusteren in de groep. Hiervoor je gebruik je de octopus-methode. Eerst laat je 4 mensen op een rijtje voor de muur of het bord staan waar alle post-its hangen.

Deze vier deelnemers clusteren wat ze zien. Tegelijkertijd, dus je hebt 8 handen op het bord. Ze overleggen niet, ze zijn alle vier aan het werk.

De andere deelnemers staan erachter, ook in rijtjes. Dus een tweede rijtje van 4, een derde rijtje van 4 etc. Het 2e rijtje van vier geeft aan wat hun suggesties zijn. Zij wijzen dus met hun armen aan (over de schouders van het eerste rijtje), wat zij zien en wat zij zouden clusteren. Na 1 of 2 minuten gaat het eerste rijtje weg, en komt het 2e rijtje vooraan te staan. En geeft het 3e rijtje aanwijzingen.

Dit doe je een aantal minuten. Je zult zien, er ontstaat vanzelf stabiliteit. Er zullen ook post-its zijn die iedere keer verplaatst worden. Dat maakt niets uit. Je kunt ervoor kiezen om die nog te bespreken, beoordeel zelf hoe belangrijk het onderwerp op de post-it is.

Aan het einde geef je, samen met de groep, titels aan deze clusters.

Als de deelnemers bezig zijn, ziet het er vanaf een afstandje uit als een clusterende octopus, vandaar de naam. Een extra tip: neem ook foto’s, die kun je misschien later gebruiken bij de afsluiting van je project.

2) Gebruik een consensus-methode

Als je aan iedere deelnemer input vraagt, krijg je van elke deelnemer megaveel input. Bijvoorbeeld: heb je 8 deelnemers en ieder draagt 10 dingen aan, dan heb je dus 80 post-its. Dat is veel!

In het maak- en verzamelproces kun je ook de activiteiten ‘consensus en clusteren’ verwerken. Dit doe je door:

  • Deelnemers eerst individueel te laten nadenken en hun post-its te maken.
  • Vervolgens delen zij hun input in tweetallen en maken een top 10 uit hun gezamenlijke post-its.
  • Dit kun je ook nog een keer doen met een aantal viertallen (twee tweetallen). Ook deze groepjes formuleren een nieuwe top 10.

Deelnemers hangen op het bord alleen die post-its op, die ze het allerbelangrijkste vinden. Deze input is overzichtelijker en je hebt het kaf van het koren gescheiden. En het mooie is, het komt uit de deelnemers zelf. Dus draagvlak zal er ook zijn!

Met deze tweede methode heb je als het ware een clustering en consensus-proces in de werkvorm zelf ingebouwd.

Heb jij een aanvulling op deze twee methodes, of een werkvorm die jij vaak gebruikt? Je weet het waarschijnlijk: ik geef mijn kennis graag door, maar leer ook graag van anderen!

En als jij ook een faciliteervraag hebt, stel ‘m dan gerust in de comments. Je krijgt een antwoord van mij.

Wil je meer hands-on tools en technieken die je de volgende dag kunt gebruiken bij het voorbereiden en begeleiden van je meeting? Kom dan op donderdag 31 januari 2019 naar het Faciliteer Event dat ik organiseer. Tijdens deze dag krijg je niet alleen praktische handreikingen, je leert ook hoe je een goed procesontwerp maakt. En dit is meer dan alleen wat losse werkvormen achter elkaar plaatsen! Meer informatie over het Event vind je hier.

Leave a Reply 0 comments